В современной реальности технологического прогресса и диджитализации всё больше учреждений переходит на электронный документооборот. При этом, крайне важно соблюдать законодательные требования и регламенты, в том числе Инструкцию № 157н. В этой статье рассмотрим, как перейти на электронный документооборот в бухгалтерии учреждения.
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот – это система организации и ведения документации в электронном виде, позволяющая оптимизировать и ускорить процесс обработки, хранения и передачи документов.
Почему важна Инструкция № 157н?
Инструкция № 157н является ключевым регуляторным документом, устанавливающим порядок создания, получения, отправки, регистрации и хранения электронных документов в учреждениях.
Основные положения Инструкции № 157н:
- Стандарты и требования к форматам документов. Определены конкретные форматы и стандарты, которым должны соответствовать электронные документы.
- Порядок регистрации документов. Устанавливает правила и требования к регистрации входящих и исходящих документов.
- Требования к хранению документов. Определяются место, условия и сроки хранения электронных документов, а также меры по их защите.
- Порядок передачи документов. Уточняется, каким образом документы должны передаваться между структурными подразделениями учреждения и внешними организациями.
- Меры по защите информации. Описываются требования к системам безопасности, а также меры по предотвращению утечки или порчи информации.
Преимущества внедрения электронного документооборота
- Экономия времени и ресурсов учреждения.
- Улучшение качества и скорости обработки документации.
- Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных.
Внедрение электронного документооборота в организацию или учреждение считается одним из ключевых этапов трансформации бизнес-процессов в условиях диджитализации. Электронный документооборот представляет собой систему, которая позволяет автоматизировать создание, обработку, хранение и обмен документами, приводя к существенному уменьшению временных затрат и ресурсов. Это способствует не только оптимизации рабочих процессов, но и уменьшает вероятность человеческих ошибок, что, в свою очередь, улучшает качество работы и повышает её эффективность.
С внедрением электронного документооборота учреждения получают возможность быстро и удобно обмениваться информацией с партнёрами, клиентами или между своими подразделениями, что особенно актуально для крупных организаций с разветвлённой структурой. Электронные системы позволяют сохранять историю изменений документа, что значительно упрощает процесс учета и аудита. Благодаря централизованному хранению, поиск нужной информации становится быстрее и проще, что особенно ценно в условиях большого объема информации.
Однако внедрение электронного документооборота требует комплексного подхода, начиная от выбора подходящей платформы и заканчивая обучением персонала работе с новой системой. Важно учитывать, что успешное внедрение такой системы зависит не только от технических аспектов, но и от готовности команды к изменениям. Поэтому такие проекты часто сопровождаются обучением сотрудников, консалтингом и мониторингом процесса внедрения.
Процесс внедрения электронного документооборота:
- Анализ текущей системы:
- Оценка существующей системы учета документации.
- Выявление основных проблем и «болевых точек».
- Определение потребностей и задач, которые должна решить новая система.
- Выбор платформы и программного обеспечения:
- Исследование доступных на рынке решений для электронного документооборота.
- Сравнение функционала, стоимости и возможности масштабирования.
- Разработка проектного плана:
- Определение основных этапов проекта.
- Расчет бюджета и ресурсов.
- Установка сроков реализации.
- Техническая настройка системы:
- Установка и настройка программного обеспечения.
- Интеграция с другими системами (если необходимо).
- Тестирование системы на возможные ошибки и неполадки.
- Обучение персонала:
- Проведение тренингов для сотрудников.
- Создание руководств и инструкций по работе с системой.
- Поддержка персонала в начальный период эксплуатации.
- Миграция данных:
- Перенос существующей документации в электронный формат.
- Проверка корректности переноса данных.
- Запуск системы:
- Официальное введение системы в эксплуатацию.
- Мониторинг работы системы, выявление и устранение возможных проблем.
- Отзыв и коррекция:
- Сбор обратной связи от пользователей.
- Внесение корректив в систему на основе полученных отзывов.
- Поддержка и обновление:
- Регулярное обновление программного обеспечения.
- Техническая поддержка пользователей.
- Внедрение новых функций и улучшений в ответ на меняющиеся потребности организации.
- Регулярный аудит и оптимизация:
- Проведение проверок эффективности работы системы.
- Внесение изменений для оптимизации процессов и повышения эффективности системы.
Следуя этим пунктам, организация сможет гарантированно и качественно внедрить систему электронного документооборота, обеспечив максимальную отдачу от вложенных ресурсов.
В современном мире электронный документооборот становится неотъемлемой частью работы любого учреждения. Соблюдение Инструкции № 157н позволит гарантировать правомерность и эффективность этого процесса.