Командировкой называется поездка в другой город штатного сотрудника организации по служебным делам, во время которой он выполняет поручения своей компании. Командировка проходит вдали от постоянного места работы командированного сотрудника. Компания-работодатель обязана выплатить работнику деньги за все те расходы, которые были потрачены им на проезд, жилье, питание и другие нужды, связанные с поездкой.
Основные этапы оформления
Сервис «ППР командировки» предлагает составить локальный лист, используемый для регулирования процесса командирования сотрудников. В этом документе указывается:
- цель командировки;
- сотрудники, которые могут в нее отправляться;
- величина суточных;
- виды покрываемых компанией расходов.
Процесс оформления командировки включает в себя следующие этапы:
- Выбирается сотрудник, который будет отправлен в командировку. Согласно российским законам, запрещается отправлять в командировки некоторых сотрудников, например, беременных женщин (даже при их согласии).
- Проводится согласование командировки. В некоторых организациях для согласования рабочей поездки и предстоящих расходов составляют служебную записку, которую предъявляют руководству. В ней указывают цель и сроки поездки, должность и ФИО командированного.
- Составляется заявление на выдачу аванса.
- Выпускается приказ о командировке, в котором указывается ФИО отправляющегося в поездку сотрудника, его должность, место выезда, даты, продолжительность предстоящей поездки и другие сведения.
- Бронируются билеты и жилье. Бронировать могут сами командированные, используя полученный аванс, или другие сотрудники организации, занимающиеся этими вопросами.
- Сотруднику, отправляющемуся в поездку, выплачиваются суточные. Перечисляют их заранее, за пару дней до командировки.
- Работник компании отправляется в командировку. Началом служебной поездки обычно считается день выезда.
- После возвращения сотрудник предоставляет отчет о своих командировочных расходах. Предоставляются следующие виды отчетных документов: на жилье, транспортные и другие расходы. Расходы на проживание подтверждаются путем предоставления распечатки брони отеля либо ваучера. Для подтверждения оплаты транспортных услуг предоставляются билеты (если билеты приобретались не в кассе, а онлайн, необходимо сохранить и предоставить их в распечатанном виде вместе с электронными чеками). Остальные расходы тоже необходимо подтвердить документально, например, для подтверждения расходов на деловые ужины следует предъявить чеки из предприятий общепита.