Есть ли ограничения по выдаче наличных под отчет?

[MarinaT]

А Вообще можно зайти на этот сайт http://www.a-practic.ru найти ссылку на "Система главбух" зарегистрироваться и в течении 3 дней бесплатно полазить там
Когда зайдете в саму программу в сторку поиска в закладке "Правовая база" впишите "НДС в кассовом чеке" и там появиться список всего интересного
Удачи!

[*Ольга*]

Сообщение от Djull

Gray, И еще нюанс такой...если сотруднику не были выданы с кассы деньги заранее, а купил он на свои, отчитался. На основании вышеизлож док-тов организация ему выплатила его же потраченные деньги. Или это уже не является авансовым отчетом???

Это всеравно будет авансовый отчет.

[Djull]

ну как же авансовый отчет!!!!!!
Как мне подсказали опятные бухгалтера, то хотя бы рубль, но необх. было быдать заранее!!!!
Как же быть???
Может быть у Вас ссылка какая имеется...почитать бы...

[Innoch]

Сообщение от Djull

то хотя бы рубль, но необх. было быдать заранее!!!!

Да, необходимо. Но бывает такое, что сотрудник вначале покупает что-либо, а после приносит чек. Это также авансовый отчет. Просто допустим принес он вам чек на 100 рублей, в авансовом отчете и показывается, что вы должны Иванову 100 рублей. На следующий день идете в банк, получаете 100 рублей и по расходнику Иванову выдаете их. Вот и все. И в первом, и во втором случае, это все равно авансовый отчет.

[Анатолий Николаевич]

Innoch, тема стара как мир...

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника /УНП/

Не возвращенные из подотчета денежные средства - не единственный для инспекторов повод начислить НДФЛ. Есть еще три ситуации, когда у подотчетного лица могут возникнуть проблемы. Сложности грозят и работодателям, когда по логике налоговиков компании выступают налоговыми агентами и не исполнили обязанности по удержанию налога.

А был ли подотчет?

Самая распространенная ситуация, в которой проверяющие непременно начислят НДФЛ, - сотрудник из своего кармана оплатил приобретенные материальные ценности. То есть компания изначально не выдает работнику денежные средства под отчет. Сотрудник сам покупает необходимые ценности, а потом составляет авансовый отчет, в котором указывает сумму перерасхода. На основании этого документа компания возмещает работнику потраченные средства.

«Если товар был куплен подотчетным лицом за свои деньги, а организация возместила ему расходы, мы в обязательном порядке начислим НДФЛ. Ведь в этом случае говорить о компенсации нельзя. Происходит купля-продажа товаров, а это уже доход сотрудника», - считают специалисты Управления ФНС России по Пензенской области. Причем, по их мнению, доход возникает даже в том случае, когда документы на приобретенные ценности оформлены на компанию.

С таким подходом проверяющих трудно согласиться. Тот факт, что сотрудник действует по распоряжению компании, подтверждают первичные документы, из которых видно, что сторонами сделки являются юридические лица. Сотрудник же выступает только посредником в расчетах. Аналогичной позиции придерживается и Минфин России. Специалисты финансового ведомства также считают, что дохода в этом случае не будет. В письме от 25.07.06 № 03-05-01-04/219 Минфин России не усмотрел в этой ситуации экономической выгоды для работника, так как Налоговый кодекс не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ).

Действительно, глава 23 НК РФ не позволяет определить размер выгоды. Однако главный аргумент, в силу которого компенсация расходов не будет облагаться НДФЛ, - это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.

«Первичка» оформлена на работника

Но ситуация может кардинально измениться, если работник не только производит оплату собственными средствами, но и первичные документы оформлены на его имя. Тогда фактически сотрудник передаст организации принадлежащее ему по документам имущество.

Последствия такой операции очевидны. Выплаченный доход нужно отразить в справке по форме № 2-НДФЛ. При этом компания не является налоговым агентом по налогу на доходы физлиц, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Однако налог на доходы физических лиц работнику платить не придется, поскольку он по выбору может воспользоваться либо имущественным налоговым вычетом - 125 000 рублей, либо уменьшить доход на сумму расходов (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но для этого ему нужно будет заявить в налоговый орган о намерении воспользоваться вычетом или же уменьшить доход на сумму произведенных расходов. Сделать это можно путем сдачи декларации по НДФЛ по окончании календарного года (п. 1 ст. 229 НК РФ).

Возможна и другая ситуация. Работник рассчитался за покупку полученными под отчет средствами и получил на руки документы, оформленные на его имя. Мы считаем, что в этом случае дохода у него не будет. Но инспекторы думают иначе. Вот что сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 2 по Псковской области: «Полученные работником под отчет денежные средства должны облагаться НДФЛ. Если документы оформлены на работника, то получается, что он продает свое имущество. А тот факт, что деньги были выданы ему под отчет, не имеет значения. Ведь неизвестно, за счет каких источников совершена покупка».

С такой позицией не согласны в управлении администрирования налогов с доходов физических лиц ФНС России: «При составлении авансового отчета указывается не только на что были израсходованы выданные под отчет средства, но и для каких целей изначально предназначался аванс. Если, например, в назначении аванса стоит «покупка канцтоваров» и в наименовании расхода значатся канцелярские товары, то проблем не будет. Даже если «первичка» выписана на имя сотрудника. Кроме того, проблем поможет избежать и выданная сотруднику доверенность на приобретение имущества».

Документов не хватает

Возможна также ситуация, когда работник не смог получить все необходимые документы на товар, купленный для организации. Например, есть товарный и кассовый чеки, но нет накладной. Или есть накладная, но нет документа об оплате. Считается ли в этой ситуации подотчет закрытым? Приведет ли такая ситуация к появлению дохода у физического лица?

«Отсутствие полного пакета документов грозит тем, что полученная подотчетным лицом сумма включается в его доход и облагается НДФЛ», - солидарны специалисты Управлений ФНС России по Томской, Свердловской областям, а также межрайонной инспекции № 8 по Санкт-Петербургу.

Правда, Минфин России не столь категоричен в этой ситуации. Дохода у работника не возникнет только в том случае, если на руках у бухгалтера организации будет документ об оплате с реквизитами поставщика и с наименованием и стоимостью товаров или услуг (письмо от 25.07.06 № 03-05-01-04/219).

Мы считаем, что дохода у работника не возникнет по той причине, что он действовал в интересах компании. Подтвердить это можно любым другим первичным документом (в частности, накладной), а не только платежным документом.

Озадачим подотчетников

Итак, чтобы не попасть в ситуацию, при которой возникает риск начисления НДФЛ, нужно выполнить определенные требования при оформлении покупки имущества через подотчетное лицо. Их можно включить в инструкцию по работе с подотчетными лицами, а также составить «памятку подотчетника» и раздать работникам, которые имеют дело с подотчетными суммами.

Выполнив эти условия, компания не только оградит работника от возникновения у него нежелательного дохода, но и без проблем признает произведенные расходы.

Объекта для ЕСН и пенсионных взносов не наблюдается

Светлана Князева, эксперт «УНП»

На сумму невозвращенного подотчета инспекции также необоснованно требуют начислить ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование.

Такой подход чиновников подтверждала арбитражная практика. А недавно точка зрения налоговиков была оформлена и их собственным документом: Управление ФНС России по г. Москве выпустило письмо с практическим пособием по ЕСН и взносам в ПФР для своих инспекторов (письмо от 15.08.06 № 21-11/ 72184@). В этих разъяснениях мы обнаружили четкое указание: не возвращенные на дату проведения проверки подотчетные суммы нужно включать в базу по ЕСН и пенсионным взносам. Никаких аргументов по этому поводу в письме не приведено, зато задолженность подотчетного лица названа выплатой, «имеющей признаки «серых» схем ухода от налогообложения».

На чем основывается убежденность налоговиков, непонятно. Ведь в объект обложения ЕСН включаются далеко не все выплаты в пользу физического лица, а только те, которые производятся в рамках трудовых или гражданско-правовых договоров, связанных с выполнением работ или оказанием услуг (ст. 236 НК РФ). Тот же самый объект установлен и для взносов на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). В случае с подотчетом физическое лицо получает деньги явно не за выполнение обязанностей по трудовому или гражданско-правовому договору. Поэтому объект для начисления ЕСН и взносов в ПФР отсутствует. Подтверждают это и суды (например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.08.04 № Ф09-3354/04-АК).

Памятка подотчетному работнику

1. На ваше имя должна быть выписана доверенность от организации на приобретение товарно-материальных ценностей.
2. Вы должны получить от продавца весь комплект подтверждающих документов: кассовый и товарный чеки, накладную, счет-фактуру.
3. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены на организацию.
4. По израсходованным суммам вы должны сдать авансовый отчет в бухгалтерию и все документы на расходы. Не поленитесь уточнить в бухгалтерии, в какой срок вы должны отчитаться.
5. Непотраченные деньги верните в кассу организации!

[Анатолий Николаевич]

На форуме существует поиск Google (большими буквами "Поиск" на главной странице). На ключевое слово "подотчет" вывалилось бесконечное множество страниц:
http://glavbyh.ru/s/?q=%EF%EE%E4%EE%F2%F7%E5%F2&sa=%CD%E0%E9%F2%E8&cx=013263363047906369091%3Atri60prlt7s&cof=FORID%3A9%3BVLC%3Apurple%3B#885

Зайдите по ссылке и щелкните "Найти".

[Новичок-бухгалтер]

Бухгалтерша! А если есть только чек и копия чека неужели такой расход нельзя принять? (Если не дают ПКО, что тогда?)

[Бухгалтерша]

Новичок-бухгалтер,
должны быть товарный чек и чек ККМ и никакие не копии, а оригиналы.

Что конкретно вы приобрели и у кого, у ИП, ООО или кого то еще?

[Djull]

ЖЕСТЬ!!!!!!!
сколько людей, столько и мнений!!!
Как же быть????????

[angel_]

Innoch, тема стара как мир...

Cогласна, тема стара, но вопрос по ней так и остается открытым У нас кассовый лимит - 0. Я уже думаю, может надо снять с р/с какую-нибудь сумму и сразу списать ее в под отчет А если получится так, что он не истратит ее в течении месяца....... и сколько времени подотчетная сумма может находится у под отчетника??????

[Innoch]

Сообщение от angel_

У нас кассовый лимит - 0.

например, у нас тоже

Сообщение от angel_

Я уже думаю, может надо снять с р/с какую-нибудь сумму и сразу списать ее в под отчет А если получится так, что он не истратит ее в течении месяца....... и сколько времени подотчетная сумма может находится у под отчетника??????

Вообщем, что тут можно сказать. Мы, например, делаем так.

1. Берем в банке определенную сумму денег на общехозяйственные расходы.
Пусть эта сумма будет 30 000 рублей.
2. Сразу делаем приходник, что из банка поступили деньги по чеку такому-то.
3. Тут же делаем расходник, где пишет, что Иванову И.В. выданы деньги на общехозяйственные расходы в сумме 30 000 рублей.

То есть, как итог, у вас в кассе 0 рублей.

Я, чтобы не путаться, завела отдельную коробочку, куда кладу эти 30 000 рублей. И когда мне Иванов приносит чеки (а иногда каждый день по одному чеку приносят, не ходить же каждый день в банк за получением 200 рублей - это просто неудобно) Но и сразу всю подотчетную сумму я на руки не выдаю, мне спокойней выдавать деньги уже по факту.

Представим ситуацию, что мы получили эти 30 000 рублей, но Иванов не принес ни одного чека. Сразу на ваш вопрос отвечу, что подотчетные деньги могут находится у человека не более месяца. Итак, не принесли вам чеки, делаем по приходнику от Иванова возврат неиспользованной подотчетной суммы. И тут же делаем расходник снова на общехозяйственные расходы, но теперь уже можем их не Иванову выдать, а другому подотчетному лицу.

Главное, чтобы у вас подотчетные деньги не лежали в кассе, чтобы вы не превышали лимит, который у вас равен 0.

[angel_]

Innoch, у меня в ООО 1 чел.- сами понимаете-он-все сразу:дир., бух., работник, подотчетник.....Если я 01.03. выдам ему 10000 руб, и он их не истратит, я буду вынуждена 31.03 сделать приходник и в этот же день выдать ему эти деньги обратно. Интересно, а как налоговики рассматривают эту ситуацию?????
Сейчас я делаю так: мы снимаем день 2 раза в месяц- аванс, з/пл. Если он приносит чеки, то мы снимаем не 2000 руб, а + сумма покупок - это неправильно, понятно.........Innoch, наверное ваш вариант более оптимален..........Может еще кто-нибудь выскажет свое мнение?????????????????

[Innoch]

angel_, делали мы и одному и тому же возврат подотчетных денег, вроде бы за это не штрафуют. Ну, не берите вы наперед большую сумму, возьмите небольшую, можете несколько раз из банка получить.

[angel_]

Сообщение от Innoch

angel_, делали мы и одному и тому же возврат подотчетных денег, вроде бы за это не штрафуют. Ну, не берите вы наперед большую сумму, возьмите небольшую, можете несколько раз из банка получить.

Innoch я поняла.

[Djull]

МОДЕРАТОРЫ!!!!!!!!!!!!
SOS!!!!!!!!!!!
Подскажите, если ЗАРАНЕЕ не выданы деньги из кассы подотчетнику (т.е. он потратил свои деньги), можно ли провести авансовый отчет, соответственно выдав ему деньги????????

[Innoch]

Djull, я не модератор, но скажу, что мы как раз об этом выше и говорим.
Можно. Получаете деньги из банка, делаете расходник на Иванова, тут же делаете авансовый отчет (или на следующий день авансовый отчет) и все.

[Djull]

Innoch,
вот именно что мы говорим, НО единого мнения нет!!! Хотя, наверное, как и во многих вопросах....и каждый выбираем сам на свой страх и риск....жаль, конечно...

[Галина Вас.]

Djull, у нас бывало и такое что денег в кассе нет и со счета снять не можем, но человек потратил деньги свои и принес чеки, я все равно делала авансовый отчет где сумма вставала на задолженность, потом когда деньги появлялись просто выдавала ему его долги!

[Gray]

Сообщение от Галина Вас.

потом когда деньги появлялись просто выдавала ему его долги!

Могу сказать как такое дело описывает наш юрист
Фирма фактически для своих целей воспользовалась привлеченными средствами.
т.е. речь идет об инвестициях, а ваш сотрудник фактически дал беспроцентный займ Вашей конторе.
У вас вследствие этого возникает материальная выгода с экономии на процентах.
С этой "виртуальной" материаной выгоды, в зависимости в режима НО вы должны будете начислить налог на прибыль. А также НДФЛ и перечислить в бюжет.
Может стоит более подробно раскрыть эту тему и всем об этом потереть!?...

советую ознакомиться со статьями 250 НК и 40 НК

[Djull]

вот именно про НДФЛ и мат выголу я имела виду!!! и все же МОДЕРАТОРЫ!!!! подскажите, как же бы нам, простым смертным????