Списание расходных материалов на транспорт

[mari661]

:confused:
Наша организация взяла в аренду транспортное средство. Легковой автомобиль работает как на газу, так и на бензине. Руководство хочет заправлять машину то газом то бензином. Как в этом случае отражать расход ГСМ? Можно ли в путевке отражать расход газа, если ездили на газу и расход бензина, если на бензине(двумя строками что ли не представляю). Получится что в баке тогда будет остаток газа и остаток бензина? Можно ли так делать??? Как в этом случае заполнять путевку?
:confused: И еще у меня вопрос.
Часто в чеках, которые выдают на заправках не отражается количество бензина и его цена, а фигурирует только общая сумма, на которую заправились. Как в этом случае приходовать ГСМ.
Помогите пожалуйста!!!!

[Lala]

Исходите из договора аренды, что в нем у вас прописано.
У меня у самой куплена машина на предприятии, заправляемся мы по безналу списываю бензин по факту по сч. фактуре на конец месяца. Иногда конечно заправляемся за нал но очень редко. Может быть и вам заключить договора на бензин и газ и заправляться по безналу тогда вам будет проще вести учет вы будете всегда точно знать сколько было потрачено бензина и сколько газа. Вам остается только перечислять деньги по безналу. Путевой лист оформлен книжкой и ведет его у нас водитель.

[Lala]

"Расчет", 2006, N 11

Вопрос: Мы арендуем автомобиль (ВАЗ пятая модель). На этот автомобиль установлено газовое оборудование. Для эксплуатации автомобиля теперь необходимы и бензин (так как автомобиль заводится на бензине, и если закончился газ, то можно переключиться на бензин), и газ (основной вид топлива). Путевые листы заполняются каждый день.
Можно ли учесть установку газового оборудования в расходах? Как правильно списывать газ и бензин? Установлены ли нормы списания газа?
М.Серикова, главный бухгалтер

Ответ: Одной из проблем, с которой столкнется ваша организация при учете расходов на установку газового оборудования, станет то, что автомобиль не числится на балансе и не является собственностью организации. Поэтому затраты на установку оборудования нельзя рассматривать как расходы, связанные с дооборудованием или модернизацией автомобиля.
Эту ситуацию можно рассмотреть с точки зрения капитальных вложений в арендованные основные средства. Капитальные вложения - это инвестиции в основной капитал (основные средства), в том числе затраты на новое строительство, расширение, реконструкцию и техническое перевооружение, приобретение машин, оборудования, инструмента, инвентаря, проектно-изыскательские работы и другие затраты (ст. 1 Закона от 25 февраля 1999 г. N 39-ФЗ "Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений").
Однако и здесь возникнет одно "но": с 2006 г. амортизируемым имуществом признаны капитальные вложения в арендованные основные средства в форме неотделимых улучшений, произведенных арендатором с согласия арендодателя (п. 1 ст. 256 НК). Неотделимыми улучшениями являются улучшения арендованного имущества, не отделимые без вреда для этого имущества (ст. 623 ГК). По моему мнению, газовое оборудование, установленное на автомобиле, является отделимым улучшением - оно может быть успешно демонтировано, и автомобиль можно эксплуатировать далее только на бензине. Поэтому в расходах организации учесть затраты на установку газового оборудования нельзя. Конечно, если есть согласие арендодателя, газовое оборудование можно установить, а расходы на него предъявить арендодателю, который должен будет возместить их или зачесть в счет арендных платежей. Такое условие должно быть прописано в договоре.
Чтобы расходы на газ и бензин были признаны в целях налогообложения прибыли, они должны быть не только экономически обоснованы и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК).
Например, чеки АЗС на приобретение ГСМ являются документом, подтверждающим факт их оплаты, однако только они не могут подтверждать факт использования бензина или газа для определенного автомобиля в производственных целях. Необходимо также наличие и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива на производственные цели фирмы.
В Налоговом кодексе отсутствует прямое указание на то, что расходы на топливо и горюче-смазочные материалы принимаются в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, в пределах норм. Тем не менее при определении обоснованности затрат на топливо для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03), утвержденные Министерством транспорта 29 апреля 2003 г. Такая позиция высказана, например, в Письме Минфина России от 4 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/223.
При отсутствии утвержденных в установленном порядке норм списания по газу необходимо установить собственные нормы расхода газа, взяв за основу техническую документацию предприятия-изготовителя на газовое оборудование.

К.В.Новоселов
Советник налоговой службы
Российской Федерации
III ранга
Подписано в печать
26.10.2006

[Нефедова Елена]

Марина, расход по разным видам топлива нужно учитывать раздельно. Можно ввести в путевых листах отдельную строку по газу. В нашей организации мы разработали специальную форму путевых листов. где есть специальная шкала, показывающая расход топлива и его остаток в баке. Соответственно, для подтверждения Ваших расходов что-то подобное можете сделать и Вы сами. Внизу приложу статью о документальном оформлении расходов по ГСМ.
Что касается чеков, то в подобной ситуации, когда не прописано количество литров, можно попросить водителя, чтобы тот к чеку брал копию-чека с печатью, где будет конкретно прописано сколько литров и по какой цене приобретено. На АЗС такие документы выписывают. Ну, а далее уже все списываете по выбранной Вами схеме.

Списание ГСМ

Предприятие, эксплуатирующие ТС, в общем случае имеет право выбрать один из четырех способов списания МПЗ, установленный ПБУ 5/01: по себестоимости единицы запасов, средней стоимости, ЛИФО и ФИФО. Один из перечисленных способов по определенной группе материалов организация применяет в течение всего отчетного года, что должно быть закреплено в учетной политике (п. 73 Методических указаний по учету МПЗ).
При списании ГСМ первый из указанных способов не применим, так как топливо может приобретаться у разных поставщиков и по разным ценам, при этом "отследить" фактическую себестоимость каждого израсходованного литра невозможно. Метод списания по себестоимости каждой единицы удобен при использовании небольшой номенклатуры материалов при условии, если цены на них остаются стабильными в течение длительного периода.
Из оставшихся, как показывает практика, наиболее часто используется способ списания ГСМ по средней себестоимости. Он отличается простотой расчета и относительно небольшими колебаниями себестоимости списываемых МПЗ при изменении их цен. Согласно данному способу по каждой марке топлива (бензина или дизтоплива) определяется средняя себестоимость литра. Определить ее можно исходя из взвешенной или скользящей оценки. Первая определяется по среднемесячной фактической себестоимости, в расчет которой включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления за месяц.
В этом случае формула расчета средней себестоимости следующая:

Стоимость топлива Стоимость поступившего
Средняя на начало месяца + топлива до его отпуска
Себестоимость = --------------------------------------------
топлива Количество топлива + Количество поступившего
на начало месяца топлива до его отпуска

При определении средней себестоимости способом скользящей оценки в расчет включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления до момента отпуска.
Для этого способа оценки формула расчета средней себестоимости топлива иная:

Стоимость топлива Стоимость поступившего
Средняя на начало месяца + топлива в течение месяца
Себестоимость = --------------------------------------------
топлива Количество топлива + Количество поступившего
на начало месяца топлива в течение месяца

Преимущество способа взвешенной оценки перед скользящей оценкой состоит в том, что при его применении средняя стоимость топлива рассчитывается только один раз в месяц по его окончании. При способе скользящей оценки в течение месяца среднюю стоимость придется считать при каждом отпуске топлива в эксплуатацию. Вряд ли это покажется удобным, да и без вычислительной техники в данном случае не обойтись.
Поэтому на практике многие организации при расчете списания топлива, как правило, применяют взвешенную оценку (например, при отпуске ГСМ со склада). В то же время по топливу, которое находится в баках ТС, иногда используется и скользящая оценка. При этом в случае отсутствия топлива в баке на начало месяца расчет значительно упрощается: бухгалтер рассчитывает среднюю стоимость только исходя из цены и количества приобретенного топлива. В этой ситуации списать топливо по нормам можно по данным путевого листа и авансового отчета, не дожидаясь окончания месяца.
Но таким способом пользуются далеко не все, предпочитая определять среднюю стоимость по взвешенной оценке и списывать топливо одной операцией. При этом следует учесть, что для каждой марки топлива определяется своя средняя стоимость. После того как она определена, следует рассчитать стоимость отпущенного по нормам топлива, умножив его количество на полученную среднюю себестоимость.

Пример 4. На начало месяца в ООО "Транзит", находящемся на ЕНВД, остаток бензина марки Аи-80 составляет 450 л, а его средняя себестоимость по предыдущему месяцу - 15,50 руб/л В течение месяца согласно акту топливной компании по безналичному расчету было отпущено бензина:
- 2500 л по цене 15,50 руб/л;
- 1200 л по цене 15,70 руб/л.
За наличный расчет было приобретено 600 л бензина по цене 15,60 руб/л. По итогам месяца фактически израсходовано 4500 л бензина, в том числе по установленным нормам - 4450 л, сверхнорм - 50 л. Согласно учетной политике организация рассчитывает среднюю себестоимость методом взвешенной оценки.
Рассчитаем среднюю себестоимость Аи-80 в текущем месяце:
15,56 руб/л = (450 л x 15,50 руб/л + 2500 л x 15,50 руб/л + 1200 л x 15,70 руб/л + 600 л x 15,60 руб/л) / (450 + 2500 + 1200 + 600) л.
Стоимость бензина, списанного:
- по нормам, составит 69 242 руб. (4450 л x 15,56 руб/л).
- сверх норм - 778 руб. (50 л x 15,56 руб/л).
На конец месяца остаток бензина составит 250 л (450 + 2500 + 1200 + 600 - 4500), а его стоимость - 3890 руб. (250 л x 15,56 руб/л).
В бухгалтерском учете ООО "Транзит" будут сделаны следующие проводки.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма,
руб.
Списан бензин в пределах установленных
норм 20,
23,
26 10 69 242
Списан бензин сверх установленных норм 91 10 778

Что касается остальных методов списания МПЗ, то следует отметить, что они не имеют широкого практического применения. Это объясняется сложностью расчета, а также тем, что метод ФИФО основан на допущении отпуска МПЗ в той последовательности, в которой они приобретены (у метода ЛИФО обратный порядок). Отследить же последовательность приобретения ГСМ по каждой марке топлива вряд ли на практике возможно. Поэтому для предприятий, эксплуатирующих ТС, единственно возможный вариант - списание ГСМ по средней себестоимости.

Документальное подтверждение затрат

Не так давно по вопросу документального подтверждения затрат для целей налогообложения прибыли высказались столичные налоговики в Письме от 12.04.2006 N 20-12/29007. По их мнению, при приобретении топлива за наличный расчет как для собственных, так и арендованных (в том числе взятых в лизинг) автомобилей основным подтверждающим расходы документом является кассовый чек АЗС, в котором должны быть указаны все обязательные реквизиты, установленные Постановлением Правительства РФ N 745 <6>. Если в чеке отсутствует какой-либо из них, то он не может рассматриваться как первичный документ, подтверждающий для целей налогообложения произведенные расходы. Такое категоричное утверждение налоговиков вряд ли найдет поддержку в судах, так как обязанность оформления кассовых чеков возложена на продавца, а не покупателя. Кроме того, в данном разъяснении налоговики рассматривают лишь один из документов, который подтверждает только факт приобретения бензина и его стоимость. В то же время основным первичным документом по расходованию ГСМ является путевой лист (или иной документ), из которого можно узнать о цели и количестве израсходованного топлива.
--------------------------------
<6> Постановление Правительства РФ от 30.07.1993 N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин".

Несколько слов о путевых листах

Не секрет, что оформление путевых листов - процесс достаточно трудоемкий, поэтому нередко организации выполняют эту обязанность формально или разрабатывают собственную форму первичного документа по учету работы автотранспорта, руководствуясь Письмами Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, в которых указано, что путевые листы обязаны оформлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Однако следует ли спешить с оформлением собственной формы путевого листа? Рассмотрим этот вопрос с различных точек зрения.
Во-первых, как отмечено выше, с позиций налогообложения путевой лист рассматривается как первичный документ, подтверждающий произведенные расходы. На это указано в Постановлении ФАС СЗО от 21.01.2005 N А56-29291/04.
Во-вторых, в числе реквизитов путевого листа - отметка о прохождении предрейсового медосмотра, которая в соответствии с Методическими рекомендациями об организации медицинских осмотров водителей <7> обязательна. Ее отсутствие в путевом листе может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда, которое чревато наложением административного штрафа на должностных лиц в размере до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП). При этом, как указано в комментариях Госкомстата к составлению путевого листа <8>, он является первичным документом по учету работы транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям. К тому же требование о наличии путевого листа содержится в пп. 5.4 п. 5 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения <9>. Если у водителя нет ни путевого листа, ни доверенности, то на него может быть наложен штраф (Постановление ФАС ДВО от 16.03.2005 N Ф03-А51/04-2/4272) и транспортное средство отправят на штраф-стоянку.
--------------------------------
<7> Письмо Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств".
<8> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
<9> Положение об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, утв. Приказом Минтранса России от 09.03.1995 N 27.

Арбитражная практика по вопросу о необходимости оформления путевого листа неоднозначна. В отдельных судебных решениях указано, что оформлять путевые листы и проставлять в них все обязательные реквизиты необходимо (Постановление ФАС СЗО от 19.01.2005 N А13-5025/04-14), в то время как некоторые судьи допускают, что фирма не обязана использовать только разработанные Госкомстатом России унифицированные формы (Постановление ФАС МО от 13.01.2004 N КА-А40/10978-03).
Вопрос оформления путевых листов вряд ли можно считать окончательно разрешенным Минфином, который высказал свое мнение с позиций бухгалтерского учета и налогообложения. Однако если учесть вышеприведенные требования нормативных актов иных отраслей законодательства, то, по мнению автора, оформлением путевых листов пренебрегать не стоит.
Предприятие, которое придерживается такой позиции, может оформлять путевые листы не каждый день, а, например, один раз в месяц, если такая периодичность позволяет учитывать количество отработанного времени и расхода ГСМ. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, 15.11.2005 N 03-03-04/1/363. К аналогичному выводу пришли и судебные инстанции (Постановление ФАС СЗО от 05.04.2004 N А56-22408/03).

Оформление путевого листа

При оформлении путевого листа, как и любого другого первичного документа, необходимо обратить внимание на заполнение всех его реквизитов. В частности, в нем обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Нужно указывать время выезда и возвращения, имеющее непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, маршруты следования и пункты назначения, по которым можно судить о производственном характере поездки и достоверности показаний счетчика.
Нередко бухгалтеры заполняют этот раздел формально, вписывая на оборотной стороне путевого листа не конкретные пункты назначения, а фразу "поездки по городу". По мнению Минфина, это ошибка, так как отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет определить факт использования автомобиля в служебных целях (Письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Эту точку зрения разделяют и сотрудники статистического ведомства, считая, что в путевом листе должен быть отмечен каждый пункт следования автомобиля (Письмо от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).
Следует обратить особое внимание на оформление раздела "Движение горючего". Он заполняется только исходя из фактических затрат на приобретение топлива и показаний приборов. На основании этой информации бухгалтер отражает в учете операции по приобретению и списанию топлива.
Отметим, что оформить путевой лист не так уж и сложно, поэтому во избежание возможных разногласий с налоговиками рекомендуем предприятию придерживаться требований действующего законодательства РФ и составлять путевые листы в установленном порядке.

[mari661]

Спасибо большое всем откликнувшимся! Скажите пожалуйста Lala у вас разработана своя форма путевого листа? Как вы оформляли нормы списания ГСМ. Ведь нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-03), утвержденные Министерством транспорта 29 апреля 2003 г разработаны для тех а/м, которые ездят только на бензине.

[Lala]

да у нас своя форма путевого листа, правда хотим еще ее упростить. А вообще можно почитать на счет путевого листа в Главбухе №7 за апрель2005 года, статья в разделе :Форма учета и отчетности , так и называется Путевые листы: особые требования чиновников стр. 86.

[Lala]

"Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", N 9, 2004

Вопрос: Что должно быть указано в путевом листе? Нужно ли руководствоваться нормами расхода ГСМ, утвержденными Минтрансом?

Ответ: В путевых листах обязательно должны быть указаны: номер и дата путевого листа; марка и государственный номер автомобиля; в чьем распоряжении находился автомобиль; время выезда и возвращения в гараж; показания спидометра; остаток топлива в баке автомобиля на начало и конец дня; количество заправленного топлива; расход топлива.
На предприятиях должен быть организован контроль за расходом ГСМ. Руководящим документом Минтранса России от 29.04.2003 N Р 3112194-0366-03 утверждены новые Нормы расхода топлив и смазочных материалов. Данный документ носит рекомендательный характер, так как он не был зарегистрирован в Минюсте России. Но чтобы избежать разногласий с налоговыми органами, по нашему мнению, каждая организация должна утвердить собственные нормы расхода ГСМ. Это можно сделать на основании технической документации на конкретный автомобиль, условий его эксплуатации, а также на основе актов контрольного замера расхода топлива для конкретных условий эксплуатации.

И.Кузьмин
Аудитор ООО "А.И. Аудит-Сервис"
Подписано в печать
10.03.2004

[mari661]

Спасибо Елена за полезную статью и за то, что откликнулись.
Водитель уже съездил на АЗС и ему дали товарный чек.
Все таки никак не пойму как установить сколько бензина надо для того, чтобы водитель прогрел машину? В документах к газовому оборудованию тоже нет ничего, что говорило бы о нормах расхода. Арендодатель автомобиля говорит, что расход газа= расход бензина + 20%. Но опять таки это все слова, а нужна Нормативная база для списания расходов на затраты.:confused: :confused:

[mari661]

Lala, получается, что мы сами локальным актом можем установить нормы расхода ГСМ и если они не будут сильно завышены , то у налоговой не должно возникнуть претензий?

[Нефедова Елена]

а я вот, что по газу еще нашла в нормах расхода ГСМ:

"Нормы расхода топлив на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:
- для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах бензина или дизтоплива;
- для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе (снг), - в литрах снг (из расчета 1 л бензина соответствует 1,32 л снг);
- для автомобилей, работающих на сжатом природном газе (спг), - в нормальных метрах кубических спг (из расчета 1 л бензина соответствует 1 куб. м спг);
- для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в куб. м с одновременным указанием нормы расхода дизтоплива в литрах, их соотношение определяется производителем техники (или дано в инструкции по эксплуатации)."

Что касается прогрева машины, то для разных времен года, а также для разных размеров городов, где эксплуатируется автомобиль существуют свои поправочные коэффициенты на увеличение расхода топлива. Это связано как раз с временем на прогрев, стояние в пробках - крупные города, ну, и т.п. Я Вам прикреплю всю статью - почитайте. Мы в своем учете выбираем подходящий вариант и применяем его в зависимости от города и времени года, чтобы было четкое обоснование, почему мы эти нормы использовали. Если заниматься самодеятельностью (а я все-таки за более консервативный подход к учету), то после налогвой проверки можно без штанов остаться. Нормы.doc

[Lala]

Берете норму по своей машине и расчитаваете. Вы же знает сколько литров бензина приходится на 100 км + прибавляется % зависящий от местности и в зимний период прибавляется прибавляется % за климатические условия т.е. например:
летом: 15,25 литров + 10%(за местность)=16,775литров на 100 км
зимой 15,25литров+10%( за местность)+10%(за климатические условия)=18,453 литров на 100 км
т.е. норму на 100 км вы знаете, а сколько км вы накатываете за месяц километража этого ни кто не может вам сказать. Ведь например: в июле у вас 4000 км составит километраж, а в августе 3000 км ваш километраж. Вот и все.

15,25л - 100 км
Х - 4000км - будете знать сколько литров за месяц вы потратили. Ничего сложного в расчетах по бензину нет.

[mari661]

Спасибо большое Еленна за участие. Это вы про штаны хорошо сказали. Я тоже за более консервативный подход к учету. Сейчас изучу статью, которую вы прислали.

[АннаАлекс]

Подскажите пожайлуста! Машина взята в лизинг, но бензин мы не преобретали и путивые листы не вели?? Какие последствия и какой выход из этой ситуации???

[Krasawa_85]

Добрый день А как все это отразить в 1С?

[platonov-22]

День добрый ,подскажите пожалуйста имеем автобусы работающие на газу при списании газа идет постоянная экономия ,нормы установлены по РД при заполнении путевого листа возникает необходимость указывать экономию превышающую заправку ,кто имел дело с авто на газу подскажите как списать газ. Форма собственности муниципальная

[Среда]

Сообщение от platonov-22

нормы установлены по РД

я не знаю, что такое РД.
Проведите контрольный заезд/замер и рассчитайте собственные нормы. Утвердите это всё приказом.

[dim3740]

Если у вас не специализированная транспортная компания, то на вопрос "сложного" учета ГСМ рекомендую посмотреть с другой точки зрения. Вот вы стараетесь разработать методику учета, которая учитывает и бензин, и газ, и сезон, и прогрев и многие другие факторы. В итоге - удовлетворение от хорошо проделанной работы, выполнение норм законодательства, отсутствие санкций налоговиков, почет и уважение руководства. Что еще нужно бухгалтеру? А вы не думаете, что чем сложнее и детальнее методика, тем больше сил должна затратить и налоговая, чтоб ее проверить? Ей больше нечем будет у вас заняться на проверке? Вот уж так идеально? Бухгалтеру , только вышедшему с студенческой скамьи, действительно, все страшно, что не выполнено по правилам. Но, с опытом, можно соизмерять вложенный труд с тем результатом, который можно достичь этим трудом.
А вот возможные мысли директоров: 1) "Я в бухгалтерии не шуруплю, может бухгалтер и права, что так нужно все сложно делать. Пусть сидит вечерами, если ей не лень. Не буду вмешиваться". 2) "Достала она со своими требованиями по ГСМ! Водители уже стонут! Там суммы смехотворные, а она лезет со своими "законами". Может выгнать к .... ? 3) Может она "цену себе набивает", говоря что так все сложно? Я брал ее, чтоб действительно помогала работать, а не "втыкала палки в колеса". И т.п. Это не факт, конечно, но может быть "сесть на место директора и посмотреть на проблему его глазами"? А не только тешить себя ощущением добросовестного и консервативного учета? Не примите лично, я просто смотрю на вопрос в целом, со стороны....