компенсация проезда при отсутствии документов

[МарикаОмск]

Добрый день! прошу помощи. ситуация такая:

сотрудница работает в РКС.
имеет право на "СЕВЕРНЫЙ" отпуск, поехала отдыхать вместе с ребенком. НО документы проездные не представила. говорит что потеряла, восстанавливать не желает (полагаю ездила, но на автомобиле с кем то)
Представила справку о стоимости плацкарты на взрослого и на ребенка.
Документов из гостинницы тоже нет, есть справка с сайта без печати о бронировании места в санатории города Геленджик. ( В настоящее время уволилась и проживает во Владивостоке, больше у нее ничего не истребовать.)


Бухгалтер работавшая до меня, выплатила сумму по билетам. Удержала НДФЛ.
Надо ли на ту вылату начислять взносы страховые?
как оформить приказ? нужен ли он? что писать в таком приказе?
выплачитваем из прибыли.
в расходы не берем эту сумму.
заранее благодарю.