Услуги связи для офиса-документальное обоснование

[Татьяна Д.]

Всем известно, что каждая фирма и предприятие пользуется услугами связи как внутризоновой (звонки в пределах насел.пункта), так и междугородной, международной. В налоговом кодексе написано, что расходами признаются только те, что документально обоснованы. Получается что все услуги связи должны быть подтверждены детализацией? Только организации, предоставляющие услуги считают, что данная бумага(детализация) является не обязательной, и клиент сам решает, нужна она ему или нет, поэтому если ее запрашивать, то необходимо платить за нее.
Есть ли у кого-нибудь статья, подтверждающая, что расходы по связи можно не подтверждать детализацией?
Если есть какие - либо советы, с радостью приму к сведению.

[ГЛБ]

Сообщение от Татьяна Д.

Если есть какие - либо советы, с радостью приму к сведению.

читайте, но решение принимать вам

"Нормативные акты для бухгалтера", 2011, N 13

КОММЕНТАРИЙ
К ПИСЬМУ МИНФИНА РОССИИ ОТ 23.06.2011 N 03-03-06/1/378
<НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ: УЧЕТ РАСХОДОВ
НА ОПЛАТУ УСЛУГ СОТОВОЙ СВЯЗИ>

В опубликованном Письме Минфина России документами, достаточными для подтверждения расходов на сотовую связь, указаны: приказ руководителя, договор с оператором на оказание услуг связи и выставленные им счета. Требования справедливы и весьма лояльны. Однако так было не всегда.
Еще некоторые время назад специалисты финансового министерства были убеждены, что одних лишь счетов на оплату услуг связи недостаточно. Налогоплательщик должен был подтвердить факт того, что звонки с мобильного телефона осуществлялись исключительно в рамках хозяйственной деятельности, а не использовались для личных нужд. В качестве аргумента нужно было представлять, помимо прочего, детализацию счета. В частности, именно такое требование выдвинул Минфин России в Письме от 19.01.2009 N 03-03-07/2.
Мало того, было отмечено, что организация должна разработать лимиты на использование сотовой связи. Все те суммы, которые "умещались" в установленные показатели можно было списать в расходы. Остальное должны были возмещать работники из собственного кармана. Разумеется, компания могла списать в расходы и эту часть оплаты за сотовый телефон. Но только после того, как сотрудник возместит излишне проговоренные суммы, одновременно с отражением таковых в доходах.
Надо отметить, что детализацию счетов специалисты финансового министерства требовали довольно продолжительное время (Письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15 и от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275). Налоговым инстанциям ничего не оставалось, как поддерживать Минфин (Письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@, от 25.06.2010 N 16-15/066760@ и т.д.).
Интересно, что с подобной точкой зрения соглашались и некоторые судебные подразделения. Например, в Постановлении от 10.06.2008 по делу N А29-2210/2007 судьи ФАС Волго-Вятского округа посчитали неисполнение хозяйствующим субъектом требований ИФНС представить детализацию счета непредставлением документального подтверждения. Приказа "Об обеспечении сотовой связью", договора на предоставление услуг сотовой связи, счетов-фактур, платежных поручений на оплату счетов-фактур и др. арбитрам показалось недостаточным. В результате суммы оплаты по счетам оператора сотовой связи были признаны неподтвержденными.

Т.Б.Прасолова
Налоговый консультант
Подписано в печать
01.07.2011

[ГЛБ]

вот само комментируемое Письмо Минфина

Вопрос: О порядке учета расходов на мобильную связь по безлимитному тарифу в целях налога на прибыль.

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 23 июня 2011 г. N 03-03-06/1/378

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке учета расходов на мобильную связь по безлимитному тарифу в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.
Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
В соответствии с указанной нормой Кодекса в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 Кодекса.
Так, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Н.А.КОМОВА
23.06.2011

[ГЛБ]

а это просто для информации

"Московский бухгалтер", 2011, N 3

МОБИЛЬНАЯ СВЯЗЬ: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Мобильная связь все глубже проникает во все сферы нашей жизни. В настоящее время с трудом можно представить деятельность организации без использования сотовой связи. Не секрет, что у каждого работника предприятия имеется мобильный телефон. В данной статье рассмотрим ситуацию, когда сотрудник организации использует личный телефон в служебных целях и каким образом при этом можно подтвердить расходы на мобильную связь.

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным в п. 1 ст. 252 Кодекса, в соответствии с которыми такие расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждены (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
Для документального подтверждения данных расходов в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с оператором сотовой связи договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.
При этом к детализированному отчету должны быть приложены расшифровки, составленные организацией в произвольной форме и заверенные руководителем, подтверждающие факт того, что конкретный телефонный номер принадлежит юридическому лицу (другому лицу), с которым у организации установлены (либо налаживаются) производственные связи.
Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2).
Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Налоговые споры

Размер денежной компенсации работникам расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, непосредственно связанным с производственной деятельностью организации. Действительно, если взглянуть на ст. 252 НК РФ, то одним из первых критериев оправданности тех или иных расходов является их экономическая обоснованность, и это не случайно, поскольку данный критерий является одним из основных источников споров с налоговыми органами.
Камнем преткновения, как правило, является расширенное толкование экономической обоснованности. Для примера приведем наиболее распространенные причины, по которым налоговики признают расходы необоснованными:
- отсутствие доходов в налоговом (отчетном) периоде (игра в одни ворота - расходы есть, а доходов нет);
- от понесенных расходов хозяйствующий субъект в конечном итоге получает убыток;
- размер расходов не соответствует финансовому состоянию дел налогоплательщика;
- произведенные расходы не связаны с основными видами деятельности предпринимателя и т.д.
На практике налоговики на местах очень часто оценивают экономическую обоснованность расходов только по субъективным представлениям о содержании и смысле деятельности того или иного хозяйствующего субъекта. Такие факторы, как сложившиеся отношения с контрагентами, рисковый характер предпринимательской деятельности и т.д., во внимание не принимаются. Однако арбитры по этому вопросу не раз указывали на то, что при оценке экономической обоснованности расходов необходимо исходить из конкретных обстоятельств предпринимательской деятельности налогоплательщика.
Довольно интересные заявления в отношении экономической обоснованности расходов делает Минфин в своих разъяснениях. В частности, в Письме от 22.10.2007 N 03-03-06/1/729 чиновники отметили, что в силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе опять же самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. При этом обязанность осуществления проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (см. также Письма Минфина России от 20.11.2007 N 03-02-07/1-493, от 31.08.2007 N 03-03-06/1/629).

Личный телефон в служебных целях

Когда работники пользуются в служебных целях личными телефонами, то, как правило, они сами оплачивают счета операторов связи (поскольку договор с оператором сотовой связи заключен не с организацией, а именно с работником). В Письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2 отмечено, что размер денежной компенсации расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. При подтверждении производственного характера разговоров выплаченную компенсацию оплаты услуг связи можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для этого в организации должны храниться следующие документы (или их заверенные копии), выписанные на данное физическое лицо:
- договор работника с сотовой компанией об оказании услуг связи;
- документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора).
По мнению контролирующих органов (Письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1), форма такого отчета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
В Письме также говорится, что к косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
А в Постановлении ФАС ПО от 09.11.2006 по делу N А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержания. Поэтому представление детализированного счета для подтверждения расходов необязательно.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц в пределах установленных организацией размеров (это подтверждается Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за служебные звонки с личного сотового телефона, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73. Начисление компенсации отражается так:
Дебет 20 (25, 26, 44...) Кредит 73, субсчет "Расчеты по компенсациям за использование имущества работников".

SIM-карта

В случае если SIM-карта принадлежит работнику, то счета за оказанные услуги связи оператор выставляет на имя физического лица. Их оплачивает работник. Подобные затраты нельзя признать экономически обоснованными и документально подтвержденными в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому они не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ). Такие расходы не отражаются и в бухгалтерском учете, ведь оператор связи предъявляет счета не организации, а физическому лицу.
Фирма может заключить договор с оператором сотовой связи от своего имени. В этом случае затраты на услуги связи она вправе включить в расходы, если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ. Иными словами, SIM-карта должна быть установлена на мобильный телефон сотрудника, которому для осуществления должностных обязанностей необходима сотовая связь. Кроме того, организации нужны соответствующие подтверждающие документы (договор с оператором сотовой связи, детализированные счета за фактически оказанные услуги связи, ведомости передачи SIM-карт, должностные инструкции работников и иные документы).
В данной ситуации компания признает в составе прочих расходов не только стоимость услуг сотовой связи, но и затраты на приобретение SIM-карты. Основание - пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на покупку SIM-карты организация распределяет равномерно в течение периода подключения к сети либо иного срока, установленного ею самостоятельно (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете подобные затраты включаются в расходы по обычным видам деятельности согласно п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99, то есть отражаются по дебету счета 20, 25, 26, 29 или 44. Если в договоре с оператором срок действия SIM-карты не ограничен, то ее стоимость учитывается по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" и в дальнейшем списывается на затраты в течение периода, установленного организацией в бухгалтерской учетной политике.
Таким образом, если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно работникам организации, носят производственный характер и организация может документально подтвердить их (в том числе распорядительными документами организации о порядке использования личных мобильных телефонов для производственных нужд), то компенсация этим работникам оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли.

С.Юрьева
Консультант
Первого Дома Консалтинга
"Что делать Консалт"
Подписано в печать
22.02.2011

[Татьяна Д.]

Про мобильную связь достаточно информации, а вот именно про связь для офиса нет практически ничего...

[ГЛБ]

Татьяна Д., а какая разница? услуги связи и услуги связи, подтверждать все равно надо, может вы со стационарного рабочего телефона играете полдня с подружкой в шахматы по телефону, а потом расходы списываете, контроль же и для вас нужен, кто из сотров будет пользоваться за ваш счет междугородними например, разговорами в Америку, у него может быть там тетя и он звонит, а вы в налог на прибыль счет закините и что тогда.

[Инь]

ГЛБ, спасибо, с удовольствием ознакомилась и много нового узнала!!!!!!!!!!!

[ГЛБ]

Инь, да пожалста, не жалко, чтоб в коня корм был, что называется..

[MARIN)]

Сообщение от ГЛБ

Татьяна Д., а какая разница? услуги связи и услуги связи, подтверждать все равно надо, может вы со стационарного рабочего телефона играете полдня с подружкой в шахматы по телефону, а потом расходы списываете, контроль же и для вас нужен, кто из сотров будет пользоваться за ваш счет междугородними например, разговорами в Америку, у него может быть там тетя и он звонит, а вы в налог на прибыль счет закините и что тогда.

Я никакой детализации по стационарным телефонам не заказываю, представляю, какую кипу бумаг мне за месяц пришлют, да и потом эта услуга платная. Отношу телефонные звонки, в т.ч межгород на расходы по акту на оказанные услуги от компаний связи. Если налоргам надо пусть проверяют, но к таким расходам еще придирок не было. А по сотовой связи у нас определен лимит на сотрудника, которому мы связь оплачиваем, все отражено в приказе.

[ГЛБ]

Сообщение от Марина Августовна

Если налоргам надо пусть проверяют, но к таким расходам еще придирок не было

тебе повезло, значит счета небольшие, по стационарным предпочитаю заказывать распечатки, а в целом это дело каждой отдельной организации, заказывать ей или нет, все зависит от внутренней политики организации и расходов на услуги связи.

Сообщение от Марина Августовна

А по сотовой связи у нас определен лимит на сотрудника, которому мы связь оплачиваем, все отражено в приказе.

у меня также

[MARIN)]

Сообщение от ГЛБ

тебе повезло, значит счета небольшие, по стационарным предпочитаю заказывать распечатки, а в целом это дело каждой отдельной организации, заказывать ей или нет, все зависит от внутренней политики организации и расходов на услуги связи.

Зимой меньше, летом больше.У нас несколько стационарных телефонов, плюс база для внутренних звонков, представь сколько звонков в течении дня с каждого номера, причем если один занят, то база переключает автоматом на другой, т.е. исходящий будет с другого номера. Межгород я еще могу проверить, если сумма сомнительно завышенная, у нас 1 учред в Москве, постоянно на линии с ним. Иногда проще в инет выйти, сообщение отправить, нежели дозвониться, поэтому я не заморачиваюсь с распечатками.

[ГЛБ]

Марина Августовна, ну я и говорю, каждый выбирает с учетом своей специфики и организации труда. Я лично считаю свои деньги, куда звонят мои сотры, поэтому, мне проще заказать распечатку, чем оплачивать кому то игру в шахматы по телефону.