Хронометраж рабочего дня

[satman]

Уважаемые бухи! Делал ли кто из вас хронометраж своего рабочего дня? Поделитесь опытом!!!

[Innoch]

satman, я делала когда-то. Когда еще не работала в бухгалтерии.
Ну, собственно, мы делали все это описание в свободной форме и сдавали потом шефу..)))
Начиная с утра и до вечера описывали свой день.


Вот может пригодится информация:

Первой задачей на пути к эффективному распределению времени — это понимание того, на что именно Вы сейчас тратите свое время. Определить это можно только одним способом — провести хронометраж.
Хронометраж - это запись всего, что Вы делаете в течение рабочего дня. Делать записи необходимо максимально точно, а также нужно записывать время, когда произошла смена деятельности. Хронометраж желательно провести в течение одной — двух недель. И в дальнейшем для поВышения качества вашего труда рекомендуется проводить его не менее 1 раза в квартал. Это позволит Вам не останавливаться на достигнутом и совершенствовать свою эффективность.
После проведения первого хронометража необходимо сделать анализ полученных данных, принять решения о внесении изменений в Ваш стиль работы и реализовать их. В этом Вам помогут следующие глаВы учебника.
Шаг I: Запись времени и работ за день

Итак, хронометраж. Общее время проведения — рабочая неделя. Учитываемое время — с начала и до конца рабочего дня, которые могут меняться в зависимости от разных факторов — официальное начало, фактическое начало, официальный конец, фактический конец рабочего дня. Естественно, нас с Вами интересует то, что происходит фактически.
Первая запись должна отражать время появления на работе и первое дело, к которому Вы приступили. Например, 8:00 появление на работе, включение компьютера, загрузка программ. Второй пример, 9:00 появление на работе, перекур с коллегами.
Далее, принцип проведения хронометража очень простой. Следующая Ваша точка отсчета, которую Вы должны отразить при хронометраже — это смена деятельность. Как только Вы меняете род занятия, Вы моментально смотрите на часы, записываете время с точностью до одной минуты и то, на что Вы переключились. Соответственно, при следующем переключении Вашего внимания, Вы делаете очередную запись. Главное — не забыть сделать запись при переходе с одного вида деятельности, на другой.
Вторая и последующие записи могут Выглядеть так: 8:20 — составление плана на день. Еще пример, 9:12 — отвечаю на электронную почту.
Из этих двух примеров ясно видно, что в примере № 1 рабочий день начался в 8:00, а первое дело — загрузка программ, длилось ровно 20 минут. В примере № 2 совершенно понятно, что рабочий день начался с 9:00, а первое дело — перекур с коллегами, который длился 12 минут.
И так необходимо вести хронометраж до конца рабочего дня. Последняя запись будет Выглядеть примерно так: 17:00 завершил работу, ушел домой. Еще пример, 18:30 — завершил работу, поинтересовался в Интернете последними мироВыми новостями.
С помощью такого хронометража мы получим четкую информацию о том, что Вы делали весь день и сколько времени потратили на каждое дело с точностью до одной минуты.
Соблюдайте ДВА основных правила проведения хронометража.

ПЕРВОЕ: Не забывайте делать записи. Делайте запись сразу же при смене деятельности.
ВТОРОЕ: Записывайте абсолютно все: от телефонного звонка до протирки обуви или краткого разговора с коллегой о погоде. Все это в дальнейшем окажет влияние на результат. И чем точнее будет проведен хронометраж, тем более эффективные меры Вы сможете принять при оценке результата. Записывайте абсолютно ВСЁ.
Для удобства, предлагаем Вам сформировать и распечатать бланк, на котором Вы сможете делать записи времени и дел за каждый день. Распечатайте бланки на всю неделю. Ставьте дату и заполняйте. Пусть этот лист на планшете, вместе с часами и ручкой будут у Вас всегда под рукой.
Бланк для проведения хронометража № 1.
ДАТА: "___"________ 20 __ года Время Вид деятельности Затрачено
При формировании списка дел нужно учитывать то, что Вам не нужно прописывать каждое дело в отдельности: ответ Иванову, ответ Петрову. Необходимо вписывать вид деятельности, объединяющий группу однотипных действий — "работа с электронной почтой", "составление письменных ответов клиентам", "подготовка отчетов", "обед", "отдых", "перекур", "посещение туалетной комнаты", "совещание", "телефонные переговоры" и т.п.
Особо нужно Выделить телефонные переговоры. Их нужно разделить на несколько категорий: "входящие/исходящие", "рабочие/личные". Получится у Вас 4 типа телефонных разговоров: "входящие рабочие", "входящие личные", "исходящие рабочие", "исходящие личные". Все телефонные разговоры должны быть классифицированы, а также должно быть точно учтено затраченное на них время.

[satman]

Innoch, спасибо за совет! Если честно, то это самое содержательное и понятное, для меня во всяком случае, объяснение, что такое хронометраж и с чем его едят. Всё, что я нашла об этом в Инете так и осталось для меня загадкой. Я уж боялась, что придётся с секундомером в руках высчитывать, сколько времени я делаю одну проводку, сколько потом её проверяю и т.д. А оказывается, всё не так и сложно! Ещё раз спасибо огромное, очень выручили.

[Innoch]

satman, не за что)

[EleonorA]

Я провела хронометраж, сделала карту рабочего дня ( я кладовщиц проверяла )
Вот теперь надо отчет грамотно составить и тут загвоздка, не знаю с чего начать,как правильно сформулировать задачи и цели. В какой форме воообще его составить.
Может кто сталкивался и имеет образец.

[EleonorA]

Все сделала)

[Таинственная Незнакомка]

EleonorA, а поделитесь результами?!

[EleonorA]

Таинственная Незнакомка, Интересна тема? У меня специфика производства.Я и моя коллега провели на производстве четыре дня проводили хронометраж рабочего времени кладовщиц.Заполняли данные в карты фотографий рабочего времени.Составляя отчет вывела цель и задачи.Какие смены наблюдала и вывела основные виды деятельности с указанием времени.Дальше анализ наблюдений и замечания по работе и организации рабочего пространства и какие необходимы изменения.
Если интересно могу лично сбросить бланк карты фотографии рабочего времени.И какие я наковыряла задачи и цели.

[Доктор Зло]

EleonorA, у нас с Незнакомкой сфера - высшее образование. Но тема интересна! Если честно, я даж не представляю себе как выглядит эта карта и какой вердикт вынесен на основании обработки результатов...Можешь тут выложить, если не очень секретно?!

[EleonorA]

Доктор Зло, Самое неприятное в этой процедуре.Что я то знаю с какой целью меня обязали провести данные замеры.Планируют сократить энное кол-во кладовщиц.И вот я в отчете пыталась доказать что переводить работу кладовиц на пятидневную неделю просто не реально будут простои по отгрузкам.
Карта обычная форма где отражается пошагово каждое действие рабочего.
Завтра приду на работу и скину вам.У меня на рабочем комп вся инфа.