Система внутреннего контроля при удаленном бухгалтерском обслуживании

[MarinaAnna]

Внутренний контроль.

При ведении бухучета удаленно, достаточно часто возникают проблемы при составлении отчетности, да и вообще при ведении учета, так как, часто бывает, что первичную документацию, либо вовремя не доставляют, либо часть или полностью первичную документацию ведут в офисе, а бухгалтер удаленный у себя дома, на основании либо данных, которые ей дали, либо на основании документов, которые ей передали, но они могут быть не полном объеме, поэтому из-за этого часто бывает, что допускаются ошибки в ведении учета, в неправильном составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, с дополнительной работой бухгалтера, на исправление ошибок и подачей корректировочных деклараций.

Для того, чтобы этого не происходило, взять себе за правило: «проверка во вторую руку», правда чаще вторая рука будет, это именно рука удаленного бухгалтера, но можно было бы и настроить так (если это нужно бухгалтеру), что и какие-то документы, которые делает бухгалтер, мог бы проверять кто-то в офисе.

Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.
Для проверки документа требуется значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает, а соответственно и правильность исчисления налогов и составления деклараций и баланса, и исключения ошибок при составлении документов, и наверное все знают, что исправлять ошибки всегда бывает трудней, чем их допускать, поэтому уж лучше их не допускать, да и время на проверку тратится гораздо меньше, чем на исправление ошибок, которые во-время не были обнаружены и исправлены и повлекли за собой проблемы. А уж еще хуже, когда эти ошибки обнаруживают контролирующие органы в отчетных документах.

Удаленному бухгалтеру необходимо установить порядок, сроки документооборота, т.е. чтобы сотрудники фирмы четко знали, в какой срок документ должен быть передан бухгалтеру, какие и где должны стоять подписи на документах, это задача бухгалтера, либо все время «долбить» сотрудников, с которыми он в постоянной взаимосвязи, либо «долбить» директора, с которым он в основном контактирует. Писать «напоминалки», если не понимают на словах, инструкции, в конечно счете, если вы собираетесь работать в фирме долго, либо обслуживать эту фирму долго, то прежде всего вы это делаете для себя, рано или поздно, работники и директор научатся делать так, как надо вам, потому что вам надо, чтобы делалось правильно, в соответствии с законодательством. Инструкции могут быть коротенькие, в них же можно прописывать ссылки на статьи КАОП и суммы штрафов с объяснением, что штрафы платить будете не вы, а те, кто допускает ошибки. Инструкции, напоминалки лучше всего отправлять электронной почтой с пометкой числа, просить отписку, что письмо прочитал работник или директор, о том, что он письмо получил и прочитал, если не дожидаюсь ответа, то каждый день отправляю, мне не составляет труда скопировать предыдущее письмо и отправить его снова, а если это инструкция, то прикрепить файл, который сохранен у меня на компе.
Такие же напоминалки пишу при составлении документов исходящих контрагентам (накладные, с/ф, акты, которые нет возможности подписать сразу и они отправляются по почте) чтобы не забыли вернуть в срок подписанные, также и по эл.почте отправляю им напоминалки.

Распечатываю ежемесячно реестр н-р накладных или актов, и текстовыделителем выделяю, кто вернул подписанный документ, кто не вернул, те кто не вернул, либо по эл.почте, отправляю напоминалку, либо к следующему документу прикрепляю напоминалку о том, что не вернули такие-то и такие-то документы, для этого служат листочки клейкие.

Можно составить график с датами отчетности, пояснив, для подачи декларации по НДС, срок предоставления первичных документов от контрагентов должен быть не позднее н-р 5 числа следующего месяца. Ведь все документы выписываются контрагентами в срок, только забираются они от контрагентов не своевременно. С этим борюсь, но не всегда удаленный бухгалтер, обрабатывающий несколько фирм в состоянии это делать самостоятельно, и если директор фирмы не может навести порядок в своей фирме с помощью бухгалтера, да еще и сам систематически не выполняет требования и просьбы бухгалтера. Напоминать директору о том, что за все допущенные ошибки, выявленные контролирующими органами, ответственность в первую очередь несет директор и бухгалтер, но часто официально, когда нанимается удаленный бухгалтер, который по сути никто, так как часто бывает, что и без договора гражданско-правового работает, несет только директор, но ничего не мешает директору штрафовать работников, которые не исполняют требований для правильного и своевременного оформления документов и своевременной передаче их бухгалтеру.

Наведете порядок с документооборотом и правильным их формированием, вам будет гораздо легче работать, хотя для наведения порядка, изначально требуется время.

[Youlia]

Сообщение от MarinaAnna

Распечатываю ежемесячно реестр н-р накладных или актов, и текстовыделителем выделяю, кто вернул подписанный документ, кто не вернул, те кто не вернул

я когда проводки делаю, например, по реестру реализаций (без документов), пишу в комментарии "нет акта" или "нет ТН". Потом распечатываю реестр с комментариями, в фильтре пишу "акт" или "ТН", и уже на месте в офисе клиента проверяю что там на самом деле с этими документами...

[WeBBer]

Вот честно, написал бы про автоматизацию рутинных операций и т.п. (есть варианты же решения проблем), но нельзя автоматизировать беспорядок Это правило такое. Так что если клиент попался с таким положением дел, то наведение порядка должно стоять на первом месте(

[Irrch]

Веду табличку в экселе (каждый месяц на новом листе) с названиями клиентов и графиком сдачи отчетов/уплаты налогов. отмечаю датами и цветом статус отчета (желтым - подготовлен, отправлен клиенту, зеленым - сдан), то же самое с уплатами налогов и выплатой зарплат.

Это, во-первых, наглядно, видишь сколько уже сделал и оставшийся объем, во-вторых, ты себя контролируешь, ничего ли не пропустил.

Помимо этого, у клиентов совершенно разные сроки выплаты зарплаты, повесила себе сбоку от компа листочек с графиком выплаты зарплат, каждый день на него поглядываю.

[Youlia]

Сообщение от Irrch

Веду табличку в экселе (каждый месяц на новом листе) с названиями клиентов и графиком сдачи отчетов/уплаты налогов. отмечаю датами и цветом статус отчета (желтым - подготовлен, отправлен клиенту, зеленым - сдан), то же самое с уплатами налогов и выплатой зарплат.

Аналогично, только у меня эта табличка уже несколько лет. То, что уже отработано - сворачиваю, а ниже добавляю новые строки. Удобно тем, что всегда можно посмотреть историю - что когда сдавалось и как. Подготовлено - просто пишу, что сделано и дата. Подписано клиентом и передано на отправку, или отправлено по электронке - желтый цвет, сдано - сиреневый, но есть еще красный - когда возникли какие-то проблемы со сдачей. Такая же табличка по первичке и по выплатам ЗП, налогов и взносов.

[Irrch]

Сообщение от Youlia

Аналогично, только у меня эта табличка уже несколько лет. То, что уже отработано - сворачиваю, а ниже добавляю новые строки. Удобно тем, что всегда можно посмотреть историю - что когда сдавалось и как. Подготовлено - просто пишу, что сделано и дата. Подписано клиентом и передано на отправку, или отправлено по электронке - желтый цвет, сдано - сиреневый, но есть еще красный - когда возникли какие-то проблемы со сдачей. Такая же табличка по первичке и по выплатам ЗП, налогов и взносов.

да, красным цветом тоже отмечаю.

а такой вопрос: когда делаешь прибыль или НДС, сохраняешь где-нибудь оборотки, карточки счетов за соотв. период?

[Youlia]

Сообщение от Irrch

когда делаешь прибыль или НДС, сохраняешь где-нибудь оборотки, карточки счетов за соотв. период?

Когда делаю НДС - распечатываю книги покупок и продаж, я не делаю НДС, пока эти книги не сделаю. Когда делаю прибыль - распечатываю регистры НУ, которые касаются показателей декларации из прибыли. Оборотки и карточки счетов никакие для этих целей не распечатываю. Могу сверить - но не храню.

[Veselenochka]

Сообщение от Youlia

я когда проводки делаю, например, по реестру реализаций (без документов), пишу в комментарии "нет акта" или "нет ТН". Потом распечатываю реестр с комментариями, в фильтре пишу "акт" или "ТН", и уже на месте в офисе клиента проверяю что там на самом деле с этими документами...

я клиенту отдаю реестр по итогам квартала и забываю. предупредила всех своих директоров на удаленке - что первичка - это ИХ зона ответственности. ибо садятся на шею,приходуют товар без документов и не допросишься потом чтобы привезли. или привозят, но с другой стоимостью товара, или с другой номенклатурой - и начинается - а как нам в прошлом периоде исправить приходы?(((

[MarinaAnna]

Я для себя делаю табличку с выделением цветовой гаммы только по сдаче отчетов, в налоговую и фонды, со сроками сдачи, и с наименованием фирм, цвета статусов Подготовлен, Отправлен, Сдан и распечатан и сдан и подшит в папку, т.е. распечатываю свой экземпляр только после того как есть квитанция либо электронная, либо почтовая с описью.

У меня всего 3 ИП и 4 фирмы, я не стремлюсь набирать еще пока, но даже при таком маленьком кол-ве иногда забываю во-время оплатить налоги, на пени не попадаю, потому что налоги плачу в фонды месяц в месяц, но все таки . Поэтому возьму для себя на вооружение сделать таблички по оплате налогов.

[angel_]

Сообщение от MarinaAnna

У меня всего 3 ИП и 4 фирмы, я не стремлюсь набирать еще пока, но даже при таком маленьком кол-ве иногда забываю во-время оплатить налоги, на пени не попадаю, потому что налоги плачу в фонды месяц в месяц, но все таки . Поэтому возьму для себя на вооружение сделать таблички по оплате налогов.

Я удивляюсь, когда слышу от удаленных бухгалтеров о предоставлении услуг до 60 фирм. Понятно, что удаленный учет возможен для мелкого бизнеса. НО, даже при небольших оборотах, что бы в документообороте был идеальный порядок необходимо не мало времени.... а как можно успевать обрабатывать такое количество фирм..................

MarinaAnna, Вы находка для начинающих бухгалтеров. Сколько Вас читаю, всегда восхищаюсь доступностью слога.

[Irrch]

Сообщение от angel_

Я удивляюсь, когда слышу от удаленных бухгалтеров о предоставлении услуг до 60 фирм. Понятно, что удаленный учет возможен для мелкого бизнеса. НО, даже при небольших оборотах, что бы в документообороте был идеальный порядок необходимо не мало времени.... а как можно успевать обрабатывать такое количество фирм..................

Неправда, удаленный учет возможен не только для мелкого бизнеса.

Аутсорсинговые фирмы ведут отнюдь не только "малышей".

Мировая практика аутсорсинга (у нее немного более длинная история, чем в РФ) показывает, что крупным фирмам, холдингам, аутсорсинг приносит много выгод.

Аутсорсинг бывает и внутренним, кстати. При этом он тоже удаленный. Это когда одна из фирм холдинга берет на себя ведение учета всех остальных фирм.

Надо только грамотно просчитывать, насколько для конкретной компании в конкретный момент времени выгоден аутсорсинг. Не говорю, что он выгоден всегда. Но утверждать, что удаленка подходит исключительно для мелких фирм - значит сознательно лишать себя перспектив развития.

[angel_]

Сообщение от Irrch

Неправда, удаленный учет возможен не только для мелкого бизнеса.

Аутсорсинговые фирмы ведут отнюдь не только "малышей".

Мировая практика аутсорсинга (у нее немного более длинная история, чем в РФ) показывает, что крупным фирмам, холдингам, аутсорсинг приносит много выгод.

Аутсорсинг бывает и внутренним, кстати. При этом он тоже удаленный. Это когда одна из фирм холдинга берет на себя ведение учета всех остальных фирм.

Надо только грамотно просчитывать, насколько для конкретной компании в конкретный момент времени выгоден аутсорсинг. Не говорю, что он выгоден всегда. Но утверждать, что удаленка подходит исключительно для мелких фирм - значит сознательно лишать себя перспектив развития.

Irrch, предполагаю, что Вы меня не поняли. В своем сообщении я писала о работе частного аутсорсера, как работают Youlia, MarinaAnna и др. пользователи форума главбух, являясь некими няньками для некоторых клиентов.(Девочки, не хочу Вас обидеть, наоборот, восхищаюсь Вашему терпению) Крупная аутсорсинговая компания завалена работой. Какие условия услуг и цены обговорили при заключении договора именно столько они и будут выполнять. Индивидуально с фирмой клиента работать не будут. Все дополнительные работы будут для клиента стоить дополнительных расходов. Предоставили им кипу документов, они аккуратненько ввели в базу и составили отчет.
Мы работали по аутсорсингу….. для крупных предприятий, это утопия.

[Youlia]

Сообщение от angel_

Я удивляюсь, когда слышу от удаленных бухгалтеров о предоставлении услуг до 60 фирм.

Если из них 55 нулевок, то вполне себе может быть на одного человека. Но если там более или менее работающие фирмы, то организовать какой-то контроль за ними нереально вообще. У меня в настоящее время 6 работающих фирм и одна нулевка. В прошлом году было 8 работающих фирм, и еще ИП на ОСН, при этом три были работающие очень активно. И я зашивалась. Особенно когда всем одновременно было что-то надо. Теперь уже так не хочу)

[dim3740]

Сообщение от Youlia

В прошлом году было 8 работающих фирм, и еще ИП на ОСН, при этом три были работающие очень активно. И я зашивалась.

Мой опыт - 20 клиентов силами я +3 помощницы в рамках отдела аудиторской фирмы, а сейчас я один (ИП) - 8 фирм при загрузке всего 2-3 полных дня в неделю. Можно взять и еще, но не в работе же счастье))) Работе помогают техническое и юрид.образование, ну стаж буха 20 лет.... Самое главное - именно выработать "систему", в т.ч. и внутреннего контроля т.е. потом все бусинки нанизать на ниточки)))

[Irrch]

angel_, Индивидуальный подход к клиенту, на мой взгляд аутсорсера, заключается не в том, чтобы бесплатно выполнять прихоти клиента, а в том, чтобы знать специфику его работы и выстроить такую систему учета, при которой бумажки не только те "которые предоставили", но и вообще все документы и процессы предприятия были учтены, не терялись по дороге к бухгалтерской базе.

Цена за доп.услуги - это способ влияния на заказчика, который сам не заинтересован в выстраивании правильного учета.

[MarinaAnna]

Сообщение от Irrch

Аутсорсинговые фирмы ведут отнюдь не только "малышей".

Да, наверное не только "малышей", но в больших фирмах, не аутсорсинговая компания, а нормально работающая фирма, с большим объемом документооборота, вряд ли будет нанимать аутсорсинг, у них в штате бухов своих хватает, один на зарплате, другой на платежках, третий на ОС и т.д.
Фирмы по-меньше идут наверное на обслуживание, но если в обслуживающей компании достаточно своего штата, для того, чтобы обрабатывали полностью фирму, либо берут на таких условиях, что первичку в большинстве обрабатывает сама фирма, и только часть работы передает на обслуживание. И в обслуживающих фирмах не нянькаются с клиентом, принес документы, обработали, не принес, делают то что есть. Результат ошибки в бухотчетности, и очень уж они любят убеждать клиента, через три года, что надо бы фирму закрыть и открыть новую чистую, слышала об этом неоднократно.
Работала в фирме, там документов было просто куча, учитывая, что я веду еще несколько клиентов, устала, не выдержала, решила уйти, мне дали телефон аутсортинга, учредитель этой фирмы дал, сказал, позвони, договорись, объясни суть проблемы и специфику работы, я составила бумагу, прописала сколько в месяц приходных документов, сколько человек в фирме работает, какая текучка рабочих кадров, в штате есть иностранцы, и какую работу выполняет человек в офисе. Директор этой обслуживающей фирмы сказал: у меня нет столько работников, чтобы всю эту документацию обрабатывать, мы например можем взять часть работы на себя, н-р начисление зарплаты, а мне нафиг это надо, зарплату то я и сама могу начислить. В результате, так как я все равно отказалась работать, им было предложено, дотянуть фирму до конца года, сдавать ЕНВД, ПФР и ФСС, ну а баланс будут лепить, год закроют и фирму продавать, в результате они на закрытии фирмы денег "срубили" не мало, а до ее закрытия, вели начисление зарплаты, первый раз им отвезли за месяц документы всю первичку, посмотрели они на этот объем и больше им первичку не возили, данные по банку они не брали, базу 1С они не брали, потому что у них другая прога стояла, но они даже остатки по оборотке не вводили, они только в офис девочке звонили раз в м-ц и сообщали суммы взносов, которые нужно оплатить. Ни мне, ни девочке они ни по каким цифрам не звонили и не интересовались. Я у учредителей ничего не спрашивала, потому что правду они все равно бы не сказали, интересовалась только у девочки, передает ли она туда какие-нибудь документы. В результате фирму закрыли, попросились ко мне под ИП, которое я вела, только деятельность в ИП была торговля, а попросили еще чтобы подключить туда услуги, опять под свое крыло взяла.
Еще у меня одна фирма, сразу с нуля не взяла, была загружена, клиент нашел обслуживающую бухгалтерскую, периодически мне звонил и консультировался, жаловался, что слова лишнего из них не вытянешь, директор молодой, своего бизнеса раньше не было, еще как котенок слепой, я ему все разжевываю, чтобы понимал, а у них что-то спросит, они очень с большой неохотой отвечают, документы кипами лежат, чтобы найти что-то начинает перебирать эти кипы, при этом не на столе пачечка небольшая или большая, а на полу, на столе, на соседнем столе, на окне, как мукулатура. Через 3 месяца, когда я уже по свободней стала, спросила у него: там останешься или готов перейти ко мне ? конечно он с руками и ногами и вприпрыжку. Так они за 3 м-ца чистенькую фирму уже загадили, пришлось подтирать.

[Irrch]

Сообщение от MarinaAnna

Да, наверное не только "малышей", но в больших фирмах, не аутсорсинговая компания, а нормально работающая фирма, с большим объемом документооборота, вряд ли будет нанимать аутсорсинг, у них в штате бухов своих хватает, один на зарплате, другой на платежках, третий на ОС и т.д.
Фирмы по-меньше идут наверное на обслуживание, но если в обслуживающей компании достаточно своего штата, для того, чтобы обрабатывали полностью фирму, либо берут на таких условиях, что первичку в большинстве обрабатывает сама фирма, и только часть работы передает на обслуживание. И в обслуживающих фирмах не нянькаются с клиентом, принес документы, обработали, не принес, делают то что есть. Результат ошибки в бухотчетности, и очень уж они любят убеждать клиента, через три года, что надо бы фирму закрыть и открыть новую чистую, слышала об этом неоднократно.
Работала в фирме, там документов было просто куча, учитывая, что я веду еще несколько клиентов, устала, не выдержала, решила уйти, мне дали телефон аутсортинга, учредитель этой фирмы дал, сказал, позвони, договорись, объясни суть проблемы и специфику работы, я составила бумагу, прописала сколько в месяц приходных документов, сколько человек в фирме работает, какая текучка рабочих кадров, в штате есть иностранцы, и какую работу выполняет человек в офисе. Директор этой обслуживающей фирмы сказал: у меня нет столько работников, чтобы всю эту документацию обрабатывать, мы например можем взять часть работы на себя, н-р начисление зарплаты, а мне нафиг это надо, зарплату то я и сама могу начислить. В результате, так как я все равно отказалась работать, им было предложено, дотянуть фирму до конца года, сдавать ЕНВД, ПФР и ФСС, ну а баланс будут лепить, год закроют и фирму продавать, в результате они на закрытии фирмы денег "срубили" не мало, а до ее закрытия, вели начисление зарплаты, первый раз им отвезли за месяц документы всю первичку, посмотрели они на этот объем и больше им первичку не возили, данные по банку они не брали, базу 1С они не брали, потому что у них другая прога стояла, но они даже остатки по оборотке не вводили, они только в офис девочке звонили раз в м-ц и сообщали суммы взносов, которые нужно оплатить. Ни мне, ни девочке они ни по каким цифрам не звонили и не интересовались. Я у учредителей ничего не спрашивала, потому что правду они все равно бы не сказали, интересовалась только у девочки, передает ли она туда какие-нибудь документы. В результате фирму закрыли, попросились ко мне под ИП, которое я вела, только деятельность в ИП была торговля, а попросили еще чтобы подключить туда услуги, опять под свое крыло взяла.
Еще у меня одна фирма, сразу с нуля не взяла, была загружена, клиент нашел обслуживающую бухгалтерскую, периодически мне звонил и консультировался, жаловался, что слова лишнего из них не вытянешь, директор молодой, своего бизнеса раньше не было, еще как котенок слепой, я ему все разжевываю, чтобы понимал, а у них что-то спросит, они очень с большой неохотой отвечают, документы кипами лежат, чтобы найти что-то начинает перебирать эти кипы, при этом не на столе пачечка небольшая или большая, а на полу, на столе, на соседнем столе, на окне, как мукулатура. Через 3 месяца, когда я уже по свободней стала, спросила у него: там останешься или готов перейти ко мне ? конечно он с руками и ногами и вприпрыжку. Так они за 3 м-ца чистенькую фирму уже загадили, пришлось подтирать.

Вы говорите о некачественной работе конкретных аутсорсеров. То, что они не умеют работать с бухгалтерией и с клиентами - это правда, действительно есть, я сама за такими неоднократно разгребала.

Есть, однако, компании, которые именно нянчатся с клиентами. Я в такой работала. Клиенты хорошо платили, у сотрудников была хорошая зарплата, реально хорошая организация труда, большой штат и т.п. С клиентами нянчились именно потому, что их невыгодно терять, и репутационно и экономически.

Мелкие же фирмы хотят и зажимать оплату бухгалтеру и иметь идеальный учет. Таким я предлагаю брать на себя часть функций для удешевления. Определенная работа стоит конкретных денег. Если меня эти деньги не устраивают, я не возьму их. Такого варианта, чтобы клиента брать и не нянчится, я вообще не рассматриваю.

В своих сообщениях о том, что аут-нг для большой компании - это реальность, я говорю о принципе работы аутсорсинговой компании, а не о воплощении ее в лице отдельных безответственных аутсорсеров.

Про то, что неинтересно аутсорсеру брать только часть функций на себя - Если взять в крупной компании на аутсорсинг часть учета, например, зарплату на 150 человек и посадить на него хорошего зарплатника-аутсорсера, это будет достойный доход и опять же репутация и задел на будущее для аутсорсинговой фирмы.

[MarinaAnna]

Сообщение от angel_

Мы работали по аутсорсингу….. для крупных предприятий, это утопия.

Я вот тоже так считаю

[MarinaAnna]

Сообщение от Irrch

Мировая практика аутсорсинга (у нее немного более длинная история, чем в РФ) показывает, что крупным фирмам, холдингам, аутсорсинг приносит много выгод.

Там учет совсем другой, и там нет столько ненужной мукулатуры, а раз ее нет, значит и объем учета не такой.

[MarinaAnna]

Сообщение от angel_

MarinaAnna, Вы находка для начинающих бухгалтеров.

Я находка для начинающих директоров Я 12 лет проработала в крупной компании помощником директора по общим вопросам, была его правой рукой и нянькой, вот от него много чему научилась, и вообще у мужчин много чему можно научиться. А бухгалтерия просто стала моим хобби ну и источником доходов и как оказалось неплохим. Я клиентов то "беру" больше не бухгалтерскими знаниями, а другими, инициативу разговора всегда беру в свои руки, есть вопросы у клиента касающиеся бухгалтерии, отвечаю, но они в бухгалтерии то практически ничего не понимают, поэтому когда задают вопросы кадровые, организационные, делопроизводственные, это они больше понимают, потому что это более жизненно для них и понятней. Специфику их бизнеса обсуждаем, ну а это то уж им совсем "бальзам на сердце". Есть правило: "для того, чтобы расположить к себе человека, заведи разговор о его работе", поговорить о трудностях в его сфере деятельности.