Письмо на зачет от сотрудника

[ВикЧ]

Всем здравствуйте!
Помогите, пожалуйста, составить текст письма на зачет,а то сама застопорилась...
У сотрудника (учредителя) в подотчете висела сумма. Иногда, когда нужны были срочно наличные, он (учредитель) их вносил, бух-р проводила это как займ. В результате суммы скопились, хочу провести зачет.
Помогите с текстом, пожалуйста, я не соображу как бы это красиво написать (у меня выходят как-то криво)
И еще: как думаете, нужно к письму еще что-то составлять, помимо акта взаимозачета (например, соглашение о взаимозачете)?