Компенсация перерасхода по авансовому отчету

[stray]

Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить авансовый отчет, если: - касса в организации не ведется, все выплаты сотрудникам осуществляются на зарплатные карты;
- аванс на хозрасходы и т.п. не выдается предварительно, а возмещается по факту совершения расхода вместе с з/п на карту.
Интересует, что писать в строку "перерасход выдан": там после суммы необходимо указать "по кассовому ордеру № ... от ..." - а раз нет кассового документа, остаётся вписать туда платёжную ведомость, которую делаем для банка?
(платежная ведомость в 1С делается только по з/п у нас, а возмещение перерасхода завожу "операцией вручную", проводкой:
Д 71.1 К 76.ЗП)
И есть ли предельные сроки, в которые нужно возместить перерасход?