Учёт единых проездных билетов на 4 вида транспорта для сотрудников

[Spa]

ЛРК, сбрось пожл. этот маршрутный лист. Это им каждую поездку указывать в маршрутном листе? мне их жалько....

Вопрос: В организации проездные билеты будут приобретаться для сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Ни трудовым, ни коллективным договорами приобретение билетов не предусмотрено. Денежные средства на приобретение проездного будут выдаваться сотруднику под отчет. Как документально оформляется данная операция? Каков порядок отражения в бухгалтерском учете?

5 февраля 2008

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе, по проезду. Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников могут устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Но согласно ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть включено в обязательном порядке в трудовой договор.

Следовательно, оправданность несения организацией расходов на оплату компенсации стоимости проездных билетов обуславливается в случае, если должностные обязанности работника предусматривают разъездной характер труда, и если несение расходов по проезду работника является обязательством работодателя.

Поэтому для документального оформления таких расходов необходимо:

- в трудовые договоры с указанными работниками внести запись о разъездном характере их работы и обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением работником его служебных обязанностей;
- в должностных инструкциях предусмотреть условие о разъездном характере труда и необходимость использования общественного транспорта для исполнения служебных обязанностей;
- разработать и утвердить локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, Положение или иной документ), в котором определяются список сотрудников с разъездным характером труда, а также способы возмещения работникам расходов, порядок использования проездных билетов и автотранспорта, размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов, виды транспорта, на которые приобретаются проездные билеты.

В бухгалтерском учете приобретенные проездные документы учитываются на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы". Выдача билета сотруднику при направлении его по служебным делам вне места расположения его постоянного рабочего места отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По окончании поездки проездной билет подлежит возврату, что отражается, например, в ведомости учета выдачи проездных билетов, форма которой разрабатывается организацией самостоятельно.

В соответствии с п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы, связанные с приобретением проездных билетов, относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость реализованных товаров, работ или услуг.

Так как в рассматриваемой ситуации проездные билеты используются для производственных целей, их стоимость учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности на счете 20, 26, 44.

Таким образом, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы денежные средства под отчет на приобретение проездных билетов;
Дебет 50-3 Кредит 71 - оприходованы поступившие проездные билеты;
Дебет 71 Кредит 50-3 - билет предоставлен работнику для совершения поездки в служебных целях;
Дебет 20, 26, 44 Кредит 71 - на основании составленного работником авансового отчета и приложенных к нему проездных документов отнесены на расходы затраты по поездкам.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Степовая Яна

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Юлия

31 января 2008 г.

Я вот думаю... и изменения в трудовой договор и служебные обязанности и локальный нормативный акт придётся делать да?