Подотчет ген.директора

[Елена_buh]

Добрый день!
У нас фирма ООО, общественное питание. Банком установлен определенный лимит. Когда сумма превышает ген.директор берет ее себе в подотчет. В течение месяца эта сумма расходуется на приобретение канцелярии, продуктов в магазине, оплату поставщикам. Деньги возвращаются в кассу только при необходимости оплат через банк и выдачу ЗП. Авансовый отчет составляем один раз в месяц последним числом.
У меня возникает вопрос: если деньги в подотчете только у директора, необходимо ли составлять Приказ по предприятию с указанием кому и на какой срок выдаются деньги, и когда за них отчитаться.
Если все это необходимо, то как правильно оформить возврат денег и выдачу их снова в подотчет.