Жду Росфиннадзор!!!!

[Таинственная Незнакомка]

Правильность использования средств на командировки и служебные разъезды

Правильность использования средств на командировки и служебные разъезды

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками. В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Поскольку нормы ТК РФ регулируют только трудовые отношения, в командировку могут быть направлены только работники организации (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны - данные отношения регулируются Гражданским кодексом. Кроме того, не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, а также работники, с которыми заключен ученический договор (ст. 259, 268 ТК РФ).
Цель командировки работника определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие виды расходов (ст. 168 ТК РФ).
1. Расходы на проезд. В соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Напомним, что п. 19 Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" предусмотрено, что в тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы в служебной командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы на проезд, не могут быть представлены, руководитель учреждения имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости (например, при проезде железнодорожным транспортом - по стоимости проезда в плацкартном вагоне). Однако поскольку указанная инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ), а также Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, возмещение стоимости проезда при отсутствии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, будет являться нарушением. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих (п. 22 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих").
Одним из самых распространенных нарушений, связанных с возмещением расходов на проезд, является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены. Например, при приобретении проездных документов, в частности, на железнодорожный транспорт, работник вместе с проездным документом нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы в соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки не возмещаются. Напомним, что командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета.
Нарушения при возмещении расходов на проезд с превышением допустимых норм, как правило, возникают при оплате стоимости проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории "СВ" федеральным государственным гражданским служащим, замещающим главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы, при отсутствии разрешения руководителя учреждения. Таким образом, при возмещении расходов на проезд сотрудников в командировки следует учитывать действующие нормы их возмещения. Например, федеральным государственным гражданским служащим расходы на проезд возмещаются по нормам, приведенным в п. 21 Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих". Работникам, не являющимся федеральными государственными служащими, но работающим в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на проезд возмещаются в размерах, утвержденных пп. "в" п. 1 Постановления N 729.
Вместе с тем следует отметить, что по решению руководителя бюджетного учреждения (не относящегося к федеральным государственным гражданским служащим) в соответствии с п. 3 Постановления N 729 расходы, превышающие данные нормы, могут быть возмещены работнику бюджетного учреждения, но только при наличии экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или при осуществлении бюджетным учреждением приносящей доход деятельности и только за счет данных средств. В случае превышения вышеуказанных норм самим руководителем бюджетного учреждения решение о возмещении данных расходов должно приниматься вышестоящим руководителем. Необходимо отметить, что для федеральных государственных гражданских служащих предусмотрен аналогичный порядок.
Заметим, что ограничения по оплате в пределах указанных норм не распространяются на случаи оплаты стоимости проезда за счет средств от приносящей доход деятельности и в пределах норм, установленных учреждением самостоятельно.
2. Расходы по найму жилого помещения. В соответствии с п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Для федеральных государственных гражданских служащих отсутствует суммовое ограничение расходов по найму жилого помещения. Данные расходы возмещаются им по фактической сумме, подтвержденной соответствующими документами, но со следующими ограничениями:
- гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители", - не более стоимости двухкомнатного номера;
- остальным гражданским служащим - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
Необходимо отметить, что гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории "руководители", возмещается стоимость именно двухкомнатного, а не двухместного номера. Информацию о количестве мест, оплаченных работником, большинство гостиниц указывают в счете за проживание. Ревизоры могут получить такую информацию в ходе встречной проверки.
Работникам учреждений, не являющимся федеральными государственными служащими, расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше 550 руб. в сутки (п. 1 Постановления N 729). В случае превышения данной суммы, как и в случае проезда к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств от приносящей доход деятельности.
Кроме того, п. 1 Постановления N 729 предусмотрены случаи возмещения стоимости проживания при отсутствии документов, подтверждающих расходы, из расчета 12 руб. в сутки. Однако следует иметь в виду, что производить указанные выплаты нельзя в случае отсутствия документов на проживание за время вынужденной остановки работника в пути. Напомним, что согласно п. 13 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами.
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При выплате суточных также встречаются различные нарушения, например, их выплата в неустановленном размере или неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных.
Кроме того, нередки случаи, когда командированному работнику в месте командировки предоставляется бесплатное помещение, а иногда и питание. Некоторые бухгалтеры считают, что в данном случае командированному работнику не должны возмещаться суточные. Данное мнение ничем не обосновано, так как в соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Заметим, что исключением из данного правила являются случаи направления работника в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. В данном случае суточные не выплачиваются. Так, например, если работник выехал в командировку 11 июня и 11 июня возвращается из командировки, то суточные ему выплачиваться не должны.
Напомним, что вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (п. 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера и ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной, и это условие следует закрепить в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия "разъездная работа". Тем не менее разъездной следует считать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или из одного населенного пункта в другой. Кроме того, ее следует отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором - нет.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.
Как уже было сказано, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:
- предоставления работнику служебного автотранспорта;
- предоставления проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);
- компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;
- аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.
В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте" месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться только для работников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
Перечень работников учреждения, чья работа носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).