вопрос по авансовым отчетам

[MARIN)]

Для информации, сама только сегодня увидела, всегда через 71 счет провожу

Работник, который потратил свои деньги на нужды компании и хочет их возместить, не обязан сдавать авансовый отчет. Этот документ оформляют работники, которые предварительно получили деньги от компании (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). А если организация сотруднику ничего не выдавала, то ему не за что отчитываться. От сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т.д. Пусть сотрудник перечислит в заявлении, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также приведет их стоимость.

На основании заявления сотрудника с визой руководителя оформите расходник. В учете сделайте записи по счету 73, а не 71. Ведь сотрудник не получал деньги под отчет.

Возможная формулировка для положения о подотчетниках:

«8. <…>

Авансовый отчет не составляется, если сотрудник оплачивает товары (работы или услуги) из собственных средств, но с ведома и по поручению работодателя. В таком случае работник оформляет заявление на имя непосредственного руководителя с просьбой компенсировать ему расходы.»
+
Пример 2. Как отразить в учете расходы, если сотрудник потратил на нужды компании свои деньги

Сотрудник приобрел на свои деньги канцтовары для компании на сумму 3712,44 руб., в том числе НДС — 566,30 руб. Чтобы ему возместили эти расходы, он написал заявление, как на образце ниже. Авансовый отчет он не составлял. Записи в учете бухгалтер сделал такие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
3146,14 ₽
оприходованы канцтовары;

= 3712,44 – 566,30
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
566,30 ₽
отражен НДС;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 73
3712,44 ₽
отражен долг перед сотрудником за купленные им канцтовары;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
3712,44 ₽
компенсированы сотруднику потраченные им на канцтовары деньги.