Учет электронных ж/д и авиабилетов-рекомендации

[КЕЕ]

Учет электронных железнодорожных и авиабилетов, приобретенных через посредника

Развернуть для просмотра

Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п. 2 ст. 786 ГК). Это относится как к бумажному, так и к электронному документу.

Электронный билет – это билет на самолет или поезд, приобретенный через сайт (в том числе по агентскому договору), в котором информация о перевозке пассажира и багажа представлена в электронной форме.

Формы и реквизиты электронных проездных документов (билетов) утверждены:

для электронного авиабилета – приказом Минтранса от 08.11.2006 № 134. При покупке электронного авиабилета оформляется и выдается маршрутная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), которая в соответствии с п. 2 приказа № 134 признается документом строгой отчетности.
для электронного железнодорожного билета – приказом Минтранса от 21.08.2012 № 322. При покупке электронного железнодорожного билета оформляется и выдается контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который в соответствии с п. 2 приказа № 322 признается документом строгой отчетности.
Бухгалтерский учет

Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счета учета электронных билетов не регламентированы. Организация сама определяет порядок учета электронных билетов и закрепляет это в учетной политике. Электронные билеты на равных основаниях могут учитываться:

в составе денежных документов на счете 50.03 "Денежные документы" (поскольку являются бланками строгой отчетности и, соответственно, обладают признаками денежных документов);
как предоплата услуг по перевозке с использованием счета 76.05 "Расчет с прочими поставщиками и подрядчиками".
Если организация решила учитывать электронные авиа и ж/д билеты в качестве денежных документов, необходимо обеспечить наличие в кассе распечатки билета на бумажном носителе до момента выдачи работнику. Это требование вытекает из п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Налоговый учет

Стоимость билетов, а также услуг посредника по их оформлению относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и включается в состав командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Подтверждающими документами для признания командировочных расходов на проезд являются:

для электронного авиабилета – маршрут-квитанция (распечатанная на бумажном носителе) и посадочный талон со штампом "Досмотрено" (или выданная авиаперевозчиком справка о подтверждении факта полета), подтверждающие перелет физического лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).
для электронного железнодорожного билета – контрольный купон, распечатанный на бумажном носителе (письмо Минфина от 15.10.2014 № 03-03-07/51936).
НДС со стоимости электронных билетов может быть принят к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Обязательным условием для вычета является выделенная в документе строгой отчетности (маршрутная квитанция, контрольный купон) отдельной строкой сумма НДС (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Код вида операции по таким вычетам – 23 "Приобретение услуг, оформленных бланками строгой отчетности, в случаях, предусмотренных пунктом 7 статьи 171 НК РФ" (приказ Минфина России и ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@). В книге покупок в графе "Дата и номер" указываются номер и дата оформления билета. Если в маршрут-квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то графа 10 книги покупок не заполняется (письмо ФНС от 18.08.2015 № ГД-4-3/14544). Если сумма НДС не выделена в билете в отдельной строке, то она включается в состав прочих расходов (письмо Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01).

НДС со стоимости посреднических услуг принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании счета-фактуры посредника (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Документальное оформление

После оплаты электронного авиабилета на электронную почту приходит электронный полетный купон и маршрут-квитанция. Маршрут-квитанцию и полетный купон можно распечатать и передать работнику. При регистрации на рейс выдается посадочный талон, подтверждающий перевозку, на котором ставится штамп "Досмотрено". Посадочный талон со штампом и маршрут-квитанцию работник прикладывает к авансовому отчету. Если посадочный талон утерян, нужно обратиться к перевозчику или его представителю и получить справку с информацией, необходимой для подтверждения перелета (письмо Минфина от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

После оплаты электронного железнодорожного билета на электронную почту приходит электронный контрольный купон. Контрольный купон можно распечатать и передать работнику.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) для учета электронных билетов на счете 50.03 "Денежные документы" используются документы "Поступление денежных документов", "Выдача денежных документов", "Авансовый отчет".

[свернуть]