Жду Росфиннадзор!!!!

[Таинственная Незнакомка]

Dark Crow, после проверки зарплатного участка, приступай к проверке подотчетников.

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Проверка расчетов с подотчетными лицами проводится с целью выявления нарушений и злоупотреблений в данной области финансово-хозяйственной деятельности учреждений, ошибок и недостоверной информации в отчетности, нахождения и наказания виновных лиц. Указанные вопросы в обязательном порядке включаются в программу проверки финансово-хозяйственной деятельности, проводимой как различными контрольными органами, так и учредителем учреждения. Кроме того, они могут быть и предметом самостоятельной проверки.

Соблюдение порядка документального оформления расчетов с подотчетными лицами

Наличие письменного заявления получателя. Согласно п. 105 Инструкции N 174н и п. 4.4 Положения ЦБР N 373-П денежные средства в подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя, в котором в обязательном порядке должны быть указаны назначение аванса и срок, на который он выдается. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции N 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.
Письменное заявление на выдачу денежных средств в подотчет в обязательном порядке должно содержать собственноручную надпись руководителя учреждения о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также его подпись и дату (п. 4.4 Положение ЦБР N 373-П). Указанная надпись должна иметься на каждом заявлении о выдаче денежных средств под отчет.
Согласно п. 4.4 Положение ЦБР N 373-П и п. 214 Инструкции N 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.
Кроме того, при проверке данного вопроса ревизорами обращается внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет заработной платы и лицам, не работающим в учреждении.

Соблюдение требований к оформлению авансовых отчетов. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Напомним, что авансовый отчет должен быть составлен по ф. 0504049, приведенной в приложении 4 к Приказу Минфина РФ N 173н. В соответствии с требованиями приложения 5 к указанному приказу подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по данному отчету осуществляются в срок, установленный руководителем учреждения.
Заметим, что на практике довольно распространены случаи отсутствия подписи подотчетного лица на авансовом отчете, а также незаполнения обязательных его реквизитов как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии учреждения.