Жду Росфиннадзор!!!!

[Таинственная Незнакомка]

Виды ошибок, способы их исправления

Условно ошибки, встречающиеся в учете как нефинансовых активов, так и других объектов учета, можно сгруппировать следующим образом:

Виды ошибок, допускаемых бухгалтерами:
-Ошибки оформления первичных учетных документов
-Технические ошибки (совершаются при отработке первичных документов)
-Ошибки в нарушении методологии учета
-Ошибки в регистрах учета и в формах отчетности

Дадим характеристику каждому виду ошибок.
Ошибки в оформлении первичных учетных документов. Все хозяйственные операции производятся учреждением на основании первичных учетных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти. Если унифицированная форма документа отсутствует, он принимается к учету при наличии всех обязательных реквизитов.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на них подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц (п. 8 Инструкции N 157н).
Учреждения вправе на основе первичных учетных документов составлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа учреждение вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов.
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные).
Для справки: денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются (за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (органа местного самоуправления), особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ). Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица, в случаях разногласий между руководителем учреждения и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя учреждения (уполномоченного им лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ (абз. 3 п. 8 Инструкции N 157н).
Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Сведения, содержащиеся в первичном документе, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа (п. 11 Инструкции N 157н).
Как установлено п. 10 Инструкции N 157н, принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений. Тонкой чертой зачеркивается неправильная информация, рядом указываются верные сведения.
В качестве примеров ошибок, допускаемых в оформлении первичных документов, можно назвать следующие случаи.
1. Использование документа произвольной формы при наличии утвержденного типового бланка первичного документа. Этот факт классифицируется как нарушение законодательства. Отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов ведет к необоснованному отражению хозяйственной операции, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. При исчислении налога на прибыль с признанием расходов тогда, когда документы представлены с нарушением требований, могут возникнуть проблемы. Как показывают примеры судебных решений, чаще всего суды поддерживают налоговые органы и отказывают налогоплательщикам в признании расходов (постановления ФАС ВСО от 25.04.2011 N А19-16712/10, от 17.03.2011 N А19-13873/10, от 11.03.2011 N А33-7556/2010, от 15.02.2011 N А74-1250/2010 и др.). В то же время имеются и судебные решения, в которых суд, признавая расходы, указал, что нарушение порядка заполнения первичных документов не опровергает реальности хозяйственных операций (постановления ФАС СЗО от 16.03.2012 N А26-3924/2011, от 04.07.2011 N А55-23224/2010, от 09.06.2011 N А13-4437/2010 и др.).
2. При отражении операции была выбрана не та форма первичного документа. Например, в ходе проведения проверки было выявлено, что списание с бухгалтерского учета материалов (карандашей, ручек, туалетной бумаги и т.п.) производилось на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007) в момент выдачи их в пользование. Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление N 71а) данная накладная применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявляет получатель доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
Первый экземпляр как основание для отпуска материалов передают складу, второй - получателю материалов.
Принимая во внимание положения п. 36 инструкций N 174н, N 183н, выбытие материальных запасов производится на основании следующих первичных учетных документов:
- Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
- Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) - применяется для списания в расход всех видов топлива;
- Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
- Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
- Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Применяется для оформления решения о списании мягкого инвентаря и посуды. При этом решение о списании посуды принимается с учетом данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044);
- товарно-сопроводительными документами на реализацию готовой продукции (товаров), иного документа, подтверждающего реализацию (отгрузку, передачу) автономным учреждением материальных ценностей, оформленного в рамках обычая делового оборота, содержащего обязательные реквизиты первичного учетного документа;
- иного первичного учетного документа, подтверждающего движение (внутреннее перемещение) готовой продукции, товаров при осуществлении деятельности автономным учреждением.
В соответствии с нормами п. 25 Инструкции N 162н списание материалов и продуктов питания у казенных учреждений производится на основании:
- Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
- Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
- Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
- Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), применяющегося для списания в расход всех видов топлива;
- Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяющийся для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044).
Таким образом, списание материалов (карандашей, ручек, туалетной бумаги и т.п.) не должно производиться на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007). Этот первичный документ используется при отражении операций по учету отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Для отражения операции по передаче материалов (карандашей и ручек) используется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), и на основании нее, как мы говорили выше, производится списание материалов при их передаче с МОЛ. Списание материалов со счетов обычно оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Приведем другой пример применения неправильной формы учетного документа: принятие к учету поступивших в медицинское учреждение продуктов питания. Как было выявлено в ходе проведения проверки, поступление продуктов питания в учреждение фиксируется ответственным за прием продуктов работником в Книге учета материальных ценностей (ф. 0504042). После того, как кладовщик сделает записи в книге учета материальных ценностей о поступлении на склад продуктов питания, все первичные документы (накладные, счета-фактуры) поступят в бухгалтерию. Учет расходования продуктов питания в пищеблоке ведется на основании сведений о наличии больных, получающих питание, с разбивкой по диетстолам. Списание продуктов питания осуществляется на основании Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 299). Такое меню-требование применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о количестве довольствующихся лиц.
В заголовочной части меню-требования указываются коды категорий довольствующихся (группы), количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня и численность персонала.
В содержательной части меню-требования отражается количество продуктов питания, подлежащих закладке, по каждому виду блюд на завтрак, обед и ужин. По каждому указанному показателю записывается количество порций, их выход-вес и виды расходуемых продуктов (мясо говядины, крупы, молоко, масло сливочное и т.п.). Заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, меню-требование утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. На основании меню-требования бухгалтер осуществляет списание продуктов питания. Списание продуктов осуществляется по методу средней себестоимости.
Руководствуясь нормами Приказа Минфина РФ N 173н, контрольные органы в акте сделали замечание о том, что в учреждении поступление продуктов в учреждении отражается с использованием Книги учета материальных ценностей (ф. 0504042) вместо Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037). В данном приказе сказано, что накопительная ведомость предназначена для учета обобщения сведений о поступлении продуктов питания в течение месяца. Записи производятся на основании первичных (сводных) учетных документов в количественном и стоимостном выражении. По окончании месяца в ней подводятся итоги.
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037) составляется по каждому материально ответственному лицу с указанием поставщиков (производителей) по наименованиям и (при необходимости) кодам продуктов питания.
Сводные данные по материально ответственным лицам Оборотной ведомости (ф. 0504035) сопоставляются с данными соответствующего счета аналитического учета счета 105 00 "Материальные запасы" (0 105 22 000, 0 105 32 000) Главной книги (ф. 0504072).
Отпуск продуктов питания в пищеблок оформляется Меню-требованием на выдачу продуктов питания (ф. 0504202), поскольку оно применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о численности довольствующихся лиц. Меню-требование, заверенное подписями лиц, ответственных за получение (выдачу, использование) продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные учреждением в рамках учетной политики правилами документооборота и технологией обработки учетной информации.
Сведения из Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) после проверки заносятся в ежемесячную Накопительную ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038).
Расходование продуктов питания отражается в данной накопительной ведомости. Она применяется для обобщения сведений о расходовании продуктов питания в течение месяца. Записи в ней производятся ежедневно на основании меню-требований на выдачу продуктов питания (ф. 0504202) и других документов, прилагаемых к накопительной ведомости.
По окончании месяца в Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038) подсчитываются итоги, определяется и одновременно сверяется с численностью довольствующихся стоимость израсходованных продуктов.
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038) составляется по каждому материально ответственному лицу по наименованиям и (при необходимости) кодам продуктов питания. На основании сводных данных накопительной ведомости формируется Оборотная ведомость (ф. 0504035), данные которой сопоставляются с данными соответствующего счета аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (0 105 23 000, 0 105 33 000) Главной книги (ф. 0504072).
Итоговые данные Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038) по окончании месяца записываются в Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
3. Оформление первичных учетных документов с нарушениями. Например, документы на выдачу материальных запасов со складов составляются своевременно, однако на некоторых из них отсутствуют подпись руководителя, указание должностей материально ответственных лиц и расшифровки подписей лиц, отпустивших и получивших указанные материальные ценности. Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, установленных п. 7 Инструкции N 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица (п. 8 настоящей инструкции). Таким образом, первичный документ с отсутствием подписи руководителя, указания должностей материально ответственных лиц и расшифровки подписей лиц, отпустивших и получивших указанных материальные ценности, не должен приниматься к бухгалтерскому учету, поскольку не отвечает требованиям, установленным п. 7 и 8 Инструкции N 157н.