Как задокументировать невыход на работу? З/п не начислена, а оправдат. док-тов нет..

[Б_С_К]

Мы увольняем в этом случае за прогулы (есть у меня такой участок где это периодически случается)

В случае принятия окончательного решения об увольнении работника за прогул работодатель должен досконально соблюсти установленный ст. 193 ТК РФ порядок применения дисциплинарных взысканий. Конечно, в отношении работников, которые длительное время отсутствуют на работе, выполнить требования закона труднее, но все же возможно.
Одним из важных и ключевых элементов процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности является фиксирование выявленного дисциплинарного проступка.
Настоятельно рекомендуется собирать доказательства ежедневного отсутствия работника. К ним можно отнести: докладные записки непосредственного руководителя работника на имя вышестоящих должностных лиц, ежедневные акты об отсутствии работника, табель учета рабочего времени, иные документы (например, подтверждающие, что работник в этот день не заходил в помещение организации, не получал и не сдавал ключи от кабинета и т.п.). И чем больше будет таких документов, тем убедительнее станут доказательства отсутствия работника.
Неотъемлемой частью процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности является обязанность работодателя затребовать от работника письменное объяснение в связи с совершенным дисциплинарным проступком. Порядок истребования объяснения отсутствующего работника имеет ряд существенных особенностей.
В качестве первого шага работодатель должен уведомить работника о необходимости предоставить такое объяснение. Уведомление составляется на бланке письма организации. Документ может выглядеть так:

Бланк письма организации

Инженеру III категории
В.И. Белову
100000, г. Шанск, ул. Липовая,
д. 16, кв. 7

О представлении
письменного объяснения

16.11.2015

Уважаемый Виктор Иванович!

В связи с Вашим отсутствием на работе 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13
ноября 2015 г. <*> предлагаю Вам представить письменное объяснение по
данному факту. Вы вправе в течение двух рабочих дней со дня получения
настоящего письма предоставить объяснение в управление кадров
(заводоуправление, 1-q этаж, каб. 16, тел. 7-12-45) либо направить его по
почте по адресу: 100000, г. Шанск, ул. Сосновая, д. 4, ПАО "Синтез",
Управление кадров.

Директор (подпись) И.В. Виноградов

--------------------------------
<*> Выходные и нерабочие праздничные дни в период прогула не засчитываются.

Отсутствующему работнику уведомление направляется по месту его жительства, указанному в личной карточке. Работодателю необходимо со всей серьезностью относиться к ведению карточек. И особенно к тому, чтобы они в обязательном порядке были подписаны работниками. Подпись работника свидетельствует о его согласии с указанным в карточке адресом. Если в карточке имеется несколько адресов (например, место жительства согласно регистрации и место фактического проживания), экземпляры уведомления целесообразно направить по всем адресам <4>.
--------------------------------
<4> Розанова Е. Комментарий к статье Ю. Сорокиной "Увольнение за прогул. Требования закона и судебная практика" // Трудовое право. 2014. N 1. С. 39 - 40.

Уведомление посылается работнику почтовым отправлением с описью вложения (форма 107) и уведомлением о вручении (форма 119). Данные формы являются Приложением к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП "Почта России" от 17 мая 2012 г. N 114-п. Копию самого уведомления и почтовые документы необходимо хранить в личном деле.

Если по истечении отведенного срока объяснение работником не предоставлено, то в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ работодатель обязан составить соответствующий акт.
Акт - документ, который составляет группа лиц. Он подтверждает установленные ими факты или события <5>. Поэтому необходимо, чтобы подобный акт составлялся коллегиально. Целесообразно привлечь к этой процедуре представителя кадрового подразделения (который, собственно, и выполняет работу по составлению документа), непосредственного руководителя увольняемого работника и одного из работников организации, не имеющего прямого отношения к данному дисциплинарному проступку (например, из какого-либо другого структурного подразделения). В то же время присутствующим лицам необходимо разъяснить, что в случае возникновения трудового спора они могут быть вызваны в юрисдикционные органы для дачи пояснений по вопросам, вытекающим из содержания этого акта.
--------------------------------