Пластиковые карточки для денег под отчет...

[Элен-УСН]

Форумчане, подскажите такую вещь: (что ни день, так новая замарочка )

1. Так как наши машины ремонтируются зарубежом, руководство хочет сделать пластиковую карту. На нее будут перечислять n-ную сумму валюты (евро), чтобы водители ею расплачивались за ремонт. Все "за" и "против" данного действия?
2. Как это будет отражаться в 1С и какие документы мне потребуются от водителей?

[Б_С_К]

Пластиковая карта на кого? на фирму или на физ. лицо?
Если на фирму то это будут как операции по р/с которые будут закрываться какими то оправдательными документами.
А если на физ лицо, то деньги будут перечислятся в под отчет этому лицу. А он будет отчитываться авансовыми отчетами.

[Элен-УСН]

Б_С_К, думаю на фирму. есть ли какие-нить подводые камни?

[Б_С_К]

Сообщение от Элен-УСН

Б_С_К, думаю на фирму. есть ли какие-нить подводые камни?

Вот я Вам тут статейку нашла:

Как отразить в бухучете командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Для оплаты расходов во время командировки сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту – расчетную (дебетовую) или кредитную (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266‑П). Их можно использовать для оплаты командировочных расходов при служебных поездках как по России, так и за рубежом (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266‑П). Чтобы сотрудник мог использовать карту для расчетов в другом государстве, банк-эмитент должен иметь лицензию на проведение валютных операций. Сама карта должна относиться к одной из международных платежных систем (VISA, Eurokard/Masterkard и т. д.).

Банковские карты оформляют на конкретных сотрудников. Поэтому к договору с банком приложите список сотрудников и укажите (при необходимости) лимит расходов в рублях или иностранной валюте. По одному банковскому счету может быть выдано несколько карт (на разных сотрудников). В то же время одной картой можно расплачиваться с нескольких счетов организации.

Об этом сказано в пунктах 2.1 и 2.2 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266‑П.

В бухучете деньги, зачисленные на корпоративную карту, отразите на счете 55 «Специальные счета в банках». Карточный счет может быть рублевым или валютным. При этом наличие и движение иностранной валюты нужно учитывать обособленно (Инструкция к плану счетов). Поэтому, если у организации два карточных счета (валютный и рублевый), к счету 55 должны быть открыты соответствующие субсчета. Например, субсчета «Специальный карточный счет в валюте» и «Специальный карточный счет в рублях».

При открытии рублевого корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

При открытии валютного корпоративного счета сделайте проводку:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 52
– перечислены деньги на корпоративную пластиковую карту.

По мере того как сотрудник будет снимать с карты деньги, на основании банковских выписок в учете сделайте записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– выдан валютный аванс на оплату командировочных расходов.

В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчет по форме № АО‑1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55. К нему нужно приложить слипы (квитанции электронных терминалов или банкоматов), подтверждающие суммы денег, снятых с корпоративного счета.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию расчетной (дебетовой) банковской карты

ЗАО «Альфа» перевело со своего расчетного счета на специальный карточный счет 50 000 руб.

Расчетная (дебетовая) банковская карта оформлена на генерального директора организации А. В. Львова. В январе 2007 года Львов был в командировке в г. Челябинске. С помощью карты он оплатил командировочные расходы в сумме 15 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 51
– 50 000 руб. – перечислены деньги на корпоративный банковский счет;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 15 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов;

Дебет 26 Кредит 71
– 15 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета).

Операции по использованию кредитной корпоративной карты отражайте в бухучете с использованием счетов по кредитам и займам (66, 67). При открытии кредитной линии делайте проводки:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66 (67)
– отражена сумма кредита, поступившая на рублевый карточный счет;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 66 (67)
– отражена сумма кредита, поступившая на валютный карточный счет.

Выдачу аванса при использовании кредитной карты в бухучете отразите по мере того, как сотрудник будет снимать с нее деньги.

Пример отражения в бухучете операций по оформлению и использованию кредитной банковской карты

ЗАО «Альфа» заключило договор с банком на получение и обслуживание рублевой кредитной корпоративной карты. Банк открыл кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев под 12 процентов годовых. По договору проценты начисляются ежемесячно на фактически израсходованную сумму кредита.

Генеральный директор «Альфы» А. В. Львов был в командировке в г. Ростове. Сумма командировочных расходов, оплаченных с помощью кредитной карты, составила 38 000 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях» Кредит 66
– 38 000 руб. – отражена сумма кредита, поступившая на специальный карточный счет (на дату снятия денег с карты);

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
– 38 000 руб. – выдан аванс на оплату командировочных расходов (на основании банковской выписки);

Дебет 26 Кредит 71
– 38 000 руб. – отражены командировочные расходы (на основании первичных учетных документов и авансового отчета);

Дебет 91-2 Кредит 66
– 380 руб. (38 000 руб. × 12% : 12 мес.) – начислены проценты по кредиту;

Дебет 66 Кредит 51
– 380 руб. – заплачены проценты по кредиту.

За открытие и обслуживание пластиковых карт банк, как правило, взимает комиссию. В бухучете эти расходы отразите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 51 (55)
– перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание специального карточного счета.

Суммы, снятые сотрудником с пластиковой карты в валюте, отразите в рублях по курсу ЦБ РФ на день списания (пп. 4–6 ПБУ 3/2006). Разницу между официальным курсом валюты и курсом банка, по которому он списал деньги с пластиковой карты, включите в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) или доходов (п. 7 ПБУ 9/99):

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте»
– отражена отрицательная разница между официальным и коммерческим курсами валюты;

Дебет 55 субсчет «Специальный карточный счет в валюте» Кредит 91-1
– отражена положительная разница между официальным и коммерческим курсами валюты.

[Б_С_К]

а вот ПОЛОЖЕНИЕ от 24.12.2004 № 266-П (орган, утвердивший документ или приложение к документу - ЦБ РФ)
Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (с изменениями на 23 сентября 2008 года)

[Элен-УСН]

Б_С_К, огромное спасибо!!! Позвольте уточнить, если карта будет открыта не на сотрудника, а на фирму, то проводки в моем случае:

Д55К52 - перечислили валюту на спец счет(карту)
Д60,76 К55 - расплатились с поставщиками

Потом к выписке из банка я просто поколю счета, чеки и остальные документы. ТАК?

[Aksi]

а если все-таки делать на пустышку (на каждое ФЛ выдается отдельно). Называется препейд (они без указания имени на карте).
Мы так делали нашим командируемым, отражается начисление командировочных по кассе (выдано с 50).
А предоплаченные корпоративные карты на порядок дороже стоят.

[Элен-УСН]

Aksi, не очень хочется кассу сюда вплетать... а карточка всего одна нужна, поэтому, думаю, особой разницы в цене не почувствую... Вот везде про командировку пишут, но у нас то будет оплата ремонтных работ... Просто суммы командировочных можно перечислять и на зарплатную карточку по приезду... А наши платежи не пройдут, нужна корпоративная карта - в банке сказали.

[sous]

Сообщение от Элен-УСН

нужна корпоративная карта - в банке сказали.

а валютный контроль ничего не сказал?

[Aksi]

Мне кажется, Вас на корпоративную карту просто разводят )))
А разница есть!
Пустышка стоит 100-200 руб. (зарплатка вообще бесплатно), а корпоративка около 2500-3000 как минимум.
Хотя если у Вас оплата услуг, а не командировочные обычные, вам удобнее воспользоваться корпоративной картой (так как с карты ФЛ нельзя оплачивать услуги , предоставленные ЮЛ )

[Элен-УСН]

Для валютного контроля мы паспорт сделки сделаем... А как мы будем платить - неважно, главное не налом...

[Элен-УСН]

Aksi, в нашем банке вообще кроме зарплатных карт больше ничего нет. Да и за них дерут в две шкуры... И правильно вы сказали, что карта на физика нам не подходит...