как подтвердить расход?

[Устинья]

В таком случае, круг ваших обязательств замкнулся на оказанных ВАМИ услугах и далее поехал человек на вахту или передумал- не ваши обязанности.
Для ЮЛ:
-заключили договор,
- получили оплату,
- исполнили договор и подписали Акт вып. работ, сч.-фактуру.

Для ФЛ - тоже самое, только оплата получается наличными.

В случае возврата средств:
заявление от клиента (ЮЛ или ФЛ) с указанием причин, виза вашего рук-ва и возврат средств.