Как списывать бензин

[Nadia]

Горюче-смазочные материалы

Приобретение ГСМ

Горюче-смазочные материалы приобретаются организациями либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения талонов).
Для учета ГСМ Планом счетов предусмотрен субсчет 3 "Топливо" счета 10 "Материалы". На нем учитываются наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.
1. Приобретение по договору поставки.
По такому договору ГСМ приобретаются, как правило, организациями, которые имеют большой парк машин и могут себе позволить обеспечить хранение приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Такие организации принимают ГСМ к учету на основании полученных от поставщика документов: накладной и счета-фактуры, оформленных в установленном порядке.
Приобретение ГСМ по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя проводками:
Д-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" К-т сч. 60 - оприходованы ГСМ
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - учтен НДС, выделенный в счете-фактуре поставщика ГСМ
Д-т сч. 68 К-т сч. 19 - предъявленный поставщиком НДС принят к вычету
Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - оплачены приобретенные ГСМ.
2. Приобретение на АЗС.
При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной станции водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку ГСМ. При этом необходимо соблюдать требования по организации расчетов с подотчетными лицами, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.1993 N 40. Согласно п. 11 этого документа выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

К сведению! Авансовый отчет составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и передается после его утверждения работнику бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним. Документом, подтверждающим приобретение горюче-смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции.
В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Выдача наличных денег под отчет для приобретения горюче-смазочных материалов и принятие их к учету (на основании утвержденного руководителем организации авансового отчета) оформляются проводками:
Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" - выданы денежные средства под отчет водителю
Д-т сч. 10 субсчет 3 "Топливо" К-т сч. 71 - отражена стоимость ГСМ, указанная в чеке АЗС
Д-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" К-т сч. 71 - возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса
Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 1 "Касса организации" - выдана подотчетному лицу сумма перерасхода по авансовому отчету.
При приобретении ГСМ за наличный расчет возникает вопрос о возможности вычета НДС, выделенного в кассовом чеке, выданном автозаправочной станцией.

Имейте в виду! Непременным условием осуществления налогового вычета является наличие счета-фактуры с выделенным в нем НДС, полученного от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ). Согласно п. 6 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется.
При реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Как учесть выделенный в кассовом чеке НДС при отсутствии счета-фактуры? Для ответа на этот вопрос обратимся к правилам бухгалтерского учета материально-производственных запасов.
Согласно п. 5 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ). При этом установлено, что невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов, включаются в фактические затраты на приобретение МПЗ.Таким образом, при отсутствии счета-фактуры сумма НДС, выделенная в кассовом чеке, относится на увеличение фактической себестоимости запасов, поскольку не подлежит возмещению.
Приобретенные на автозаправочных станциях талоны на бензин принимаются к учету по дебету счета 50, субсчет 3 "Денежные документы".
При выдаче талонов водителю (подотчетному лицу) в учете оформляется проводка:
Д-т сч. 71 К-т сч. 50 субсчет 3 "Денежные документы" - отражена стоимость талонов, выданных водителю.