Дефектный акт (ведомость)

[Катрин]

При возможном споре с налоговой инспекцией компании помогут документы, которые подтвердят, что на самом деле был ремонт, а не реконструкция.
Один из таких документов - дефектная ведомость. Ремонт - это устранение неисправностей. Поэтому в первую очередь эти неисправности необходимо выявить и зафиксировать их наличие документально в дефектной ведомости (Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.08.1999 N 1965/99). Унифицированной формы такого документа нет, поэтому организации могут составить ведомость в произвольной форме. Заключение о недостатках помещения, которые необходимо устранить, может дать и сторонний эксперт. Это будет дополнительным доказательством того, что работы были ремонтом (Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.10.2005 N Ф04-6994/2005(15567-А46-33)).
На стадии планирования подспорьем для компаний служит перечень работ, которые относятся к ремонту (Положения N 279 и N 312).
Еще один документ, свидетельствующий о проведении именно ремонтных работ, - заключение экспертизы специализированной фирмы. Оно может подтвердить, что уже проведенные работы являются ремонтом, а не реконструкцией (Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 19.05.2005 N А55-14520/04-22).


Вопрос: Строительная фирма арендует офис. Как документально оформить затраты на ремонт такого офиса - актом по форме N КС-14 или по форме N ОС-3?

Ответ: Ни тем ни другим.
Форма N КС-14 используется для оформления приемки и ввода в эксплуатацию построенных, а не отремонтированных объектов (см. Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а). Акт по форме N ОС-3 используется для оформления и учета приема-сдачи собственных, а не арендованных основных средств.
Если же речь идет о ремонте арендованных основных средств (если ремонтные работы производились собственными силами), следует оформить дефектную ведомость и акт выполненных ремонтных работ. Форма такого акта не унифицирована: акт должен содержать реквизиты, необходимые для первичного документа, в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Если ремонтные работы осуществлялись подрядчиками, то они должны предоставить фирме-арендатору акты о приемке выполненных работ (форма N КС-2) и справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3).

Перед началом ремонта необходимо оформить организационно-распорядительные документы, подтверждающие необходимость проведения ремонтных работ:
- приказ руководителя организации о проведении осмотра производственных зданий, сооружений, оборудования;
- приказ о создании комиссии, производящей данный осмотр;
- акт комиссии о проведенном осмотре с указанием обнаруженных дефектов, мер по их устранению и сроков выполнения (акт может быть оформлен в форме дефектной ведомости).