Надо ли в авансовом отчете выделять НДС?

[Shaman300]

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления должен быть подтвержден первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика. Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт формы № М‑7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)).

В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.

Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:

Дебет 60 Кредит 71
– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.

Пример приобретения товаров через подотчетное лицо

3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.

Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.

Если подотчетное лицо оплачивало товары (работы, услуги) непроизводственного характера (например, новогодние подарки), то оформите это такой записью:

Дебет 91-2 Кредит 71
– отражены расходы непроизводственного характера, понесенные через сотрудника.

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, отражайте без НДС. На сумму «входного» налога сделайте такую проводку:

Дебет 19 Кредит 71
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

В зависимости от того, выполнены ли условия принятия НДС к вычету и является ли организация плательщиком этого налога, с «входным» НДС можно поступить одним из трех способов:
– поставить к вычету;
– включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг);
– списать за счет собственных средств организации.

Такой вывод следует из статей 170, 171, 172 Налогового кодекса РФ.

Предъявленный к вычету НДС в бухучете отразите так:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам.

Невозмещенный НДС в бухучете нужно включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Например, такое правило предусмотрено для основных средств – в пункте 8 ПБУ 6/01, для нематериальных активов – в пунктах 7 и 8 ПБУ 14/2007, для материалов (товаров) – в пункте 6 ПБУ 5/01.

При списании НДС за счет собственных средств (если «входной» НДС нельзя поставить к вычету и включить в стоимость товаров, работ или услуг) сделайте такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 19
– списан НДС за счет собственных средств организации.

Независимо от применяемой системы налогообложения расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:
– НДФЛ (ст. 207, 41 НК РФ, письмо Минфина России от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65);
– взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
– взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с доходов сотрудника, если на подотчетные суммы он приобрел товар и при этом представил неполный перечень подтверждающих документов (например, отсутствует кассовый чек)

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:
– расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);
– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.
Таковы требования пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относите к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость полученных канцтоваров спишите в прочие производственные расходы сразу после утверждения авансового отчета сотрудника (подп. 24 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ). А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учтите в уменьшение налогооблагаемой базы только после реализации (подп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов по приобретению товаров через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

Если сотруднику поручено только оплатить расходы организации (без получения имущества), например внести предоплату или погасить задолженность, учет такой операции зависит от того, каким методом организация ведет налоговый учет.

При методе начисления учет расходов не зависит от момента их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Поэтому в такой ситуации утвержденный авансовый отчет ни на что не повлияет. Оплаченные сотрудникам суммы отразите как авансы выданные.

Пример внесения предоплаты через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает методом начисления

При кассовом методе расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль только после оплаты поставленных товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому если сотрудник внес предоплату за организацию, то учесть такие расходы не получится. Но если сотрудник погасил задолженность за уже прошедшую поставку, то на основании авансового отчета эти расходы можно учесть при налогообложении.

Пример погашения кредиторской задолженности через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом

В зависимости от того, какие условия выполнены, с «входным» НДС можно поступить одним из трех способов:
– поставить к вычету;
– включить в стоимость расходов;
– списать за счет собственных средств организации.

НДС можно поставить к вычету при соблюдении таких условий:
– налог предъявлен поставщиками;
– товары (работы, услуги) приняты на учет;
– товары (работы, услуги) будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
– на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.
Такие требования содержит пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.

Пример предъявления к вычету «входного» НДС по услугам, приобретенным подотчетным лицом. Организация применяет общую систему налогообложения

Однако по расходам, которые нормируются при расчете налога на прибыль (например, командировочные и представительские расходы), зачесть можно не весь «входной» НДС. О том, как в таком случае рассчитать сумму налога, которую можно принять к вычету, подробнее см. Как принять к вычету НДС по нормируемым расходам.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует

«Входной» НДС надо включить в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг) при соблюдении одного из следующих условий:
– полученные ценности (работы, услуги) не будут использованы в деятельности, облагаемой НДС;
– организация пользуется освобождением от НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ.

В этих случаях налог, который сотрудник оплатил поставщику, нельзя поставить к вычету, но можно учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль.
Это предусмотрено пунктом 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Пример включения НДС в стоимость товаров, приобретенных через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения

В остальных случаях (если «входной» НДС нельзя поставить к вычету и включить в расходы) при расчете налога на прибыль НДС списывайте в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли (п. 1 ст. 170 НК РФ)