не возвращают накладные

[Youlia]

Имхо, начать надо с того, в рамках чего ваши отношения возникли - какого договора и по поводу чего: поставки товара (какого конкретно) и т.д. Далее уже описать, что вместе с товаром были переданы ответственному лицу такие-то документы (в претензии не указано когда первоначально они были переданы и кому). Далее уже написать про повторную передачу Васечкину и т.д. Ну и в конце уже предложить вариант решения вопроса, т.е. вы просите принять меры, а какие конкретно - не пишите. Например, можно написать: просим выслать экземпляры по почте на такой-то адрес в адрес офис-менеджера и т.д. И потом, не стоит писать в тексте мною, офис-менеджером... ведь подписывать письмо будет ваш директор