использование личного транспорта

[Antigona]

Здравствуйте!!! Прошу прощения за "переливание из пустого в порожнее", честно перечитала листов двадцать - что-то поняла, но в чём-то так и не разобралась конкретно. Подскажите новичку, кому не жаль!!!
Ситуация такая - имеется штатный сотрудник в должности Медицинский представитель, в обязанности которого входит ездить по всяким ЛПУ и развозить наши рекламки и бланки направлений. Использует свой автотранспорт. Задача - правильно оформить это дело, чтобы можно было списывать его бензин на расходы организации через авансовые отчёты. Поскольку 1200 - это маловато, то нам нужен договор аренды. Теперь сама Просьба - будьте добры, пожаааалуйста, а можно поподробнее порядок моих действий?? если учесть, что конечная цель - заплатить поменьше НДФЛ, но списАть побольше бензина .
1. Трудовой договор с описАнием обязанностей разъездного характера.
2. Договор аренды а/м нашей ООО с этим сотрудником (договор аренды с экипажем??) И почему меня на другом форуме поправили, что это не договор аренды, а договор арендной платы. Как он всё-таки называется?
3. По договору аренды - какую поставить арендную плату? Какие-то нормы есть? Можно 2000, например?
4. Начисляю сотруднику плату по договору аренды и начисляю с неё НДФЛ. Тут вопроса два - в какие числа месяца это делать - в любые?
Второе - проводки- Д44К73 - начислена арендная плата; Д73К68 и Д73К50 - такие?
Просто насоветовали другой вариант проводок - Эту сумму можно начислять сотруднику вместе зп той же самой проводкой Дт44Кт70 и вместе выплачивать, только статью движения другую указать. Соответственно, НДФЛ компенсации будет прибавляться к НДФЛ зарплаты и всё.
5. Путевые листы..они есть в 1С или их надо отдельно откуда-то брать?

Что ещё необходимо, кроме договора аренды, оплаты с НДФЛ и путевых листов? Что я пропустила, уже голова кругом..Есть ли какие-то ограничения в списАнии ГСМ таким способом? Можно, допустим, за месяц списАть 10000? А 20000?
Заранее нижайший поклон и спасибо!

[Среда]

Нет. Например до контрагента и обратно.
Можно конечно и командировки рисовать, тем более, что удостоверение теперь не нужно... Но я таки стараюсь поменьше придумывать лишний раз.

[Таинственная Незнакомка]

как только каких либо документов хватать не будет, в расходы принять не сможешь... путевой подтверждает факт поездки...так Шо смотри сама)

[Среда]

Таинственная Незнакомка, вернулась

Сообщение от Таинственная Незнакомка

путевой подтверждает факт поездки.

да это всё понятно...
ну не страшно ведь, если 1-2 раза в неделю поездки будут? Мне их некуда чаще посылать (((
Показания спидометра совпадать на конце одного и на начало другого путевого не будут...
И что если я вот так напишу:

2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель вправе:
...
2.1.3. По согласованию с Арендатором использовать транспортное средство в личных целях в нерабочее время, самостоятельно неся все расходы с этим связанные.

?

[Таинственная Незнакомка]

Босс где-то на форуме подробно излагал этот вопрос, правильнее делать через субаренду обратно собственнику, но многие (да что там многие, практически все) стараются так сильно не заморачиваться, но как ты понимаешь несешь все риски на себе.

[Среда]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

через субаренду обратно собственнику

каждый день! (ну или хотя бы на выходные). Вот поэтому никто и не заморачивается - это не реально.

Сообщение от Таинственная Незнакомка

как ты понимаешь несешь все риски на себе.

какие конкретно (желательно в цифрах)

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Босс где-то на форуме подробно излагал этот вопрос,

от туда и помню, что показания спидометра не обязательно должны совпадать.

[Таинственная Незнакомка]

просто знай, что идешь на риск... если машинка редко используется в служебных целях, налоговики обычно спрашивают почему не платите компенсацию, так как в противном случае аренда (и все расходы которая она влечет, т/о, стоянки, техрсмотры, автомойки и прочее) требует больших затрат на комемрческом предприятии, которое создано чтобы получать прибыль, а не нести убытки...

[Среда]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

почему не платите компенсацию,

потому что она покрывает реально 1 поездку в месяц ))) при нынешних то ценах на бензин...
еще потому, что человек допустим не согласен использовать своё авто в интересах фирмы за сумму положенной по закону компенсации...

Сообщение от Таинственная Незнакомка

просто знай, что идешь на риск..

а это при любом раскладе )))

[Среда]

блин, я же их оформляла... до 2011г... всё забыла напрочь (((

АО на чеки могу ведь на кого угодно (как мне удобнее) оформлять? Или обязательно на того же, кто ездил по путевому?
Дата чека ведь не обязательно должна совпадать с датой путевого?
Ну т.е. приходование и списание бензина это два разные процедуры, которые могут быть совершенно независимыми?

[Среда]

2. Договор аренды.
3. Какую хотите. (Ну в разумных пределах. Не 5 рублей. 2000 полагаю можно, если авто не какой-нибудь порше или лексус).
4. Начисление аренды обычно последним днем месяца делают. Да, можно вместе с з\п.
5. Надо отдельно откуда-то брать ))

Сообщение от Antigona

Есть ли какие-то ограничения в списАнии ГСМ таким способом? Можно, допустим, за месяц списАть 10000? А 20000?

списывается по нормам на основании путевого. сколько "искатали" - столько и можно.

Сообщение от Antigona

Что ещё необходимо

еще необходимы документы на поступление ГСМ. Например чеки. они должны быть рабочими датой и временем.

[Antigona]

Большое спасибо за ответ!!!
Сегодня возник ещё один вопрос!! Краем уха услышала, что якобы в этом году вышел какой-то закон, что можно оформлять только Один путевой лист в месяц. Это правда??

[ptihka]

Сообщение от Antigona

...услышала, что якобы в этом году вышел какой-то закон, что можно оформлять только Один путевой лист в месяц. Это правда??

Правда, если не являететсь транспортной организацией.

Сообщение от L_a_r_i_s_a

Скажите, а форму путевого листа вы сами разрабатываете или используете стандартную?

Форму можно разработать и утвердить самим, но об этом прописать в УП.

[Antigona]

Сообщение от ptihka

Правда, если не являететсь транспортной организацией.

То есть как же быть теперь?..Я не могу разобраться
Скорее всего, я просто не понимаю..Этот Один путевой лист оформляется что ли на ВЕСЬ расход за месяц? Да, мы не транспортная организация. Совсем не близко, медицинская, но у меня сотрудник ездит весь месяц по ЛПУ..Или это какой-то подлый закон вышел, что только один путевой лист на одну поездку или на один заправленный бак??..а остальное - нельзя за счёт предприятия?? И если кто знает - что это вообще за закон такой?
Заранее спасибо!!

[L_a_r_i_s_a]

Скажите, а форму путевого листа вы сами разрабатываете или используете стандартную?

[L_a_r_i_s_a]

Сообщение от ptihka

Форму можно разработать и утвердить самим, но об этом прописать в УП.

Я наверное так и сделаю, а то стандартная какая то корявая.
Один раз директор в командировку съездил, а бумажек для этого надо пипец........

[Среда]

повторю, а то затерлось...

Сообщение от Йожык

АО на чеки могу ведь на кого угодно (как мне удобнее) оформлять? Или обязательно на того же, кто ездил по путевому?
Дата чека ведь не обязательно должна совпадать с датой путевого?
Ну т.е. приходование и списание бензина это два разные процедуры, которые могут быть совершенно независимыми?

[ptihka]

Сообщение от Йожык

повторю, а то затерлось...

Да, чеки на того, на кого путевой оформлен. Оприходование и списание две разные процедуры.

[Весенняя]

Добрый день, такого вопроса не нашла. Возможно ли оформить приказом о выплате компенсации за использование личного автомобиля Директору(Некоммерческого Партнерства),он же и один из учредителей, с обязанностями бухгалтера работает по договору добровольца,без з/п.(альтруист). А еще отчеты в фсс и пфр сданы за 2014г.сданы. Я так поняла из прочитанного в ветке нужны будут еще: Пут. листы(заполняет сам и утвержает), соглашении на использование личного имущества(тоже не представляю как подписывать). Или через протоколы заседаний просто постановить и решить, так можно? Вообщем уже схожу с ума... Помогите, очень прошу.

[Среда]

Весенняя, если будете выплачивать компенсацию - то не надо путевых. Но тогда и бензин не списывается. Да, приказом полагаю можно. Желательно ему еще в договоре или должностной инструкции приписать возможность разъездной работы. Так же приказом утвердить размер этой компенсации.

[Весенняя]

Хорошо, в приказе отражу 1200 т.е. в пределах нормы, в документах подпишу, а как повлияет это на уже сданную отчетность в пфр и фсс за 2014г., если компенсация не начислялась и не выплачивалась в течении 2014г.(имея ввиду, если задним числом все начислить и выплатить). Или уже начать с 2015г. все это дело начать. Очень жду ответов. Про оприходование и списание ГСМ все понимаю. Мы на УСН (6%).