Об основных документах предприятия

[aradzion]

Как-то, еще будучи "зеленым" специалистом, я был озадачен мнением солидной женщины-бухгалтера (предпенсионного возраста) о том, что Приказ об учетной политике на предприятии "ВСЕГДА должен иметь №1"...
В дальнейшем, работая с банками, с налоговой я очень удивлялся требованиям предоставить тот или иной приказ, решение Общего собрания учредителей, доверенность... При этом, у меня были сложности с сопоставлением дат этих документов.
Я не мог в толк взять, откуда у каких документов "ноги растут" и что в каком порядке, на основании чего создается.
В свое время, я попытался систематизировать и вывести четкий порядок в котором будут отражены принципы формирования того или иного документа. К сожалению, это было сделано рабочем месте и комп уехал в неизвестном направлении...

Тема "И снова о подписи в счет-фактуре" напомнила мне о том благом намерении.
Предлагаю обсудить, эволюцию документов на предприятии.

Думаю, имеет смысл, рассмтаривать любой документ по следующим пунктам:
1. На основании чего принимается документ.
2. Какие основные пункты должен содержать документ.
3. Является ли документ публичным/для ограниченного круга пользователей/внутренним.
4. Какие документы должны приниматься на основании этого документа (или ссылаться на него).

[aradzion]

Ну и сам же и начну, наверное, с Протокола Общего собрания учредителей (Решения учредителя) и Устава.

Естественно, это исходные документы предприятия.
При этом, на основании Первого Протокола принимается Устав, а последующие Протоколы должны действовать в рамках установленного Уставом правового поля предприятия. При этом на основании Потокола Устав может быть изменен.

Протоколом утверждаются персоналии органов управления предприятия, а Устав обуславливает их полномочия.
В частности, Протоколом утверждается Руководитель предприятия, имеющий право действовать от имени предприятия без доверенности.
На основании этого Протокола оформляются правоустанавливающие документы для руководителя (Трудовой договор с руководителем и Приказ №1 О приеме на работу руководителя - на оснвоании ст.68 ТК РФ).

Уставные документы доступны для ограниченного круга лиц (но тут я могу ошибаться).

Итог:
1. Протокол Общего собрания учредителей <-взаимодествуют-> Устав
(причем Протокол №1 является первичным).
2. Протокол: персоналии органов управления предприятием; Устав: полнмочия органов управления.
3. Доступ к документам ограничен.
4. Трудовой договор с руководителем и Приказ о его приеме на работу.

[aradzion]

В дальнейшем я абстрагировался от Трудового договора с руководителем (он хоть и принимается на основании учредительных документов определяет, в основном, персональные отношения этого работника с предприятием).
Приказ же, изданый на основании Трудового договора и Пртокола Общего собрания учредителей, связывает конкретного человека с его полномочиями и обязанностями, указанными в Уставе.
Если хотите - Устав и есть доверенность руководителя (как, впрочем, и других органов предприятия, если они утверждены).

Вот, сидит, значит, руководитель, со своими полномочиями, доверенными "партией и правительством", и думает: "А как мне организовать грамотно бухгалтерский учет?", "А как построить систему приема и увольнения сотрудников?", "А как правильно открыть филиал и назначить его руководителя?", "А как поручить часть полномочий своему заместителю?"

Конечно, все это надуманные вопросы - скорее всего, у руководителя заботы другие, более важные: где подешевле купить, а где подороже продать, но грамотная передача полномочий на различных участках работы играет не последнюю роль.

Итак, дамы и господа, собственно говоря, все выше сказанное было лишь вступлением.
Предлагаю обсудить перечень документов, необходимых для нормальной работы бухгалтерии (предположем руководитель решил не вести учет самостоятельно).

[iva]

С чего начем?

[rashid]

Продолжим обсуждение приказа о назначении руководителя. Случай с Протоколом общего собрания - как основания для приказа думаю ясен. А как быть, если организация только зарегистрировалась и единственный учредитель хочет сам руководить? Если я не ошибаюсь, в данном случае Протокол общего собрания не составляется. Что служит основанием для приказа и какая может быть формулировка приказа- ...назначить...., приступаю к выполнению обязаностей...., или какая другая???

[Катрин]

Сообщение от rashid

Продолжим обсуждение приказа о назначении руководителя. Случай с Протоколом общего собрания - как основания для приказа думаю ясен. А как быть, если организация только зарегистрировалась и единственный учредитель хочет сам руководить? Если я не ошибаюсь, в данном случае Протокол общего собрания не составляется. Что служит основанием для приказа и какая может быть формулировка приказа- ...назначить...., приступаю к выполнению обязаностей...., или какая другая???

Если у нас есть один учредитель, то он составляет Решение, где он возлагает функции управления на себя. И как правило в приказе на прием на работу пишется, что-то типа "приступаю к выполнению" или "возлагаю на себя обязанности"

[rashid]

Учредитель один, он же руководитель. Как быть с трудовым договором? Каков правовой статус трудового договора, подписанного одним и тем же лицом как работодателя и наемного работника?

[Enechka]

Оформление трудовых отношений с директором

В редакцию часто приходят письма от бухгалтеров, которые по совместительству заведуют и кадрами. Особая категория вопросов касается директора. Ведь тут все очень тонко, особенно в коммерческих организациях. На первый взгляд глава фирмы - такой же наемный работник, как и все остальные сотрудники. В то же время отношения с ним оформляются не так, как с другими. А когда директор одновременно является еще и учредителем, вопросов становится куда больше. И надо сказать, что ответы на них порой неоднозначны...

Трудовой договор

Особенности трудового договора зависят от того, является директор наемным работником или учредителем. Рассмотрим оба варианта.

Наемный директор

Директор назначается только по решению общего собрания участников (совета директоров) организации. Назначение оформляют протоколом. При этом организация заключает с руководителем срочный трудовой договор (ст. 275 Трудового кодекса РФ).
И вот тут кроется первая трудность. Кто должен подписать трудовой договор с директором от имени фирмы?
Сначала возьмем акционерные общества. От имени общества трудовой договор с директором подписывает председатель совета директоров (или наблюдательного совета). Также это может быть человек, который уполномочен этим руководящим органом. Об этом прямо сказано в пункте 3 статьи 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах".
В обществах с ограниченной ответственностью трудовой договор от имени организации подписывает тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где был избран директор. Либо это участник общества, который уполномочен решением общего собрания. Так говорит пункт 1 статьи 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".
Поскольку для других организаций особые правила не предусмотрены, договор от имени фирмы будет подписывать лицо, уполномоченное решать вопрос о назначении директора на должность. Или тот, кто возглавляет соответствующий орган управления.

Директор - учредитель

Если учредителей несколько и один из них является директором, то необходимо составить трудовой договор. Подписать его может другой учредитель.
А вот надо ли заключать трудовой договор, если директор - единственный учредитель фирмы?
Некоторые юристы и чиновники придерживаются мнения, что этого делать не нужно. Дело в том, что порядок, в котором с директором подписывают контракт, регулирует статья 275 Трудового кодекса РФ. Так вот, ее действие на руководителей, которые одновременно являются единственными учредителями фирмы, не распространяется. Об этом прямо сказано в статье 273 кодекса. Да и являясь собственником организации, директор может сам установить себе такие условия, какие его устраивают.

Комментирует Иван Шкловец, начальник Управления правового
обеспечения Федеральной службы по труду и занятости:
-*Когда руководитель организации является единственным собственником ее имущества, то трудовой договор с ним оформлять не нужно. В данном случае нормы главы 43 Трудового кодекса РФ, которая регулирует труд руководителей, на него не распространяются. Это прямо прописано в статье 273 Трудового кодекса РФ.
Другие специалисты утверждают: трудовой договор с руководителем организации, который является ее единственным участником (учредителем), заключить необходимо. Ведь отношения между работником и предприятием закреплены именно этим документом (ст. 16 Трудового кодекса РФ). И никаких исключений из этого правила законодательство не предусматривает. В этом случае директор поставит в трудовом договоре две подписи. Также от имени фирмы это может сделать его заместитель или иное уполномоченное лицо.

Комментирует Юрий Воробьев, адвокат Baker&McKenzie CIS Ltd:
-*По общему правилу трудовой договор между обществом и директором подписывает председательствующий на общем собрании участников или глава совета директоров (или наблюдательного совета). Каких-то особых правил в случае, когда директор является единственным учредителем, ни законами об ООО и АО, ни Трудовым кодексом РФ не предусмотрено.
Поэтому в трудовом договоре директор поставит две подписи - и за сотрудника, и за работодателя. В статье 182 Гражданского кодекса РФ, правда, есть оговорка, что представитель фирмы не может заключать сделки с самим собой. Но эта норма применяется исключительно в гражданском законодательстве. Скажем, в отношении хозяйственных контрактов. Порядок заключения трудовых договоров эта норма не меняет. К такому же мнению в аналогичной ситуации пришел и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 19 мая 2004 г. N А13-7545/03-20.
На наш взгляд, трудовой договор все же лучше составить. Дело в том, что инспекторы могут исключить зарплату директора из расходов при налоге на прибыль, если не будет трудового договора. Сошлются они при этом на пункт 21 статьи 270 Налогового кодекса РФ, в котором сказано, что вознаграждения, не предусмотренные трудовым договором, налогооблагаемую прибыль не уменьшают. Поэтому, чтобы не вступать в лишние споры с проверяющими, целесообразно составлять трудовой договор даже в том случае, если директор - единственный учредитель.

Оформлять ли приказы и заявления?

Приказ о приеме на работу. Надо ли составлять такой приказ или достаточно протокола? На наш взгляд, после того, как трудовой договор будет подписан, сам же новый директор должен издать приказ по форме N Т-1. Обычно там присутствует следующая формулировка: "Во исполнение решения учредителей приступаю к исполнению обязанностей генерального директора с такого-то числа".
Дело в том, что отсутствие приказа о начале работы контролеры из трудовой инспекции могут расценить как нарушение, за которое полагается штраф по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Организации могут быть оштрафованы на сумму от 30 000 до 50 000 руб. А сам же директор может подвергнуться штрафу от 500 до 5000 руб. Так что приказ лучше составить.
Оформление командировок, отпуска и прочее. Есть еще одна особенность в оформлении трудовых отношений с директором. Когда руководитель решит отправиться в командировку, пойти в отпуск или захочет компенсировать стоимость разговоров по мобильному телефону, заявление или приказ на самого себя можно не составлять. Его заменит служебная записка в бухгалтерию, составленная в произвольной форме. Например, в случае с уходом в отпуск она может выглядеть так: "В связи с уходом в очередной ежегодный отпуск на период с 1 по 28 августа 2005 года продолжительностью 28 календарных дней прошу рассчитать и выдать мне отпускные".

Записи в трудовой книжке

Если для директора работа в данной фирме является основной, то нужно сделать запись в его трудовую книжку (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Прием на работу

При оформлении трудовой книжки директора нужно соблюдать следующий порядок. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка нужно записать полное наименование организации. Если есть сокращенное название, указывают и его. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. Далее в графе 3 записывают: "Принят на должность директора". В графу 4 заносят дату и номер приказа о приеме на работу, согласно которому руководитель приступил к исполнению обязанностей (например, приказ от 1 ноября 2005 г. N 2).

Увольнение

Директор является не только работником, но и выступает от имени общества. Поэтому независимо от основания увольнения в акционерном обществе решение о досрочном прекращении его полномочий директора утверждается на общем собрании акционеров (п. 3 ст. 69 Закона об акционерных обществах). Конечно, если по уставу это не относится к компетенции совета директоров (наблюдательного совета). То же самое можно сказать об ООО (подп. 4 п. 2 ст. 33 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).
Чаще всего директора увольняют по решению собственников. Делая запись об увольнении в трудовой книжке директора, в графе 4 делают ссылку на пункт 2 статьи 278 Трудового кодекса РФ.
Расстаться с фирмой директор может и по собственному желанию. Однако в отличие от простых сотрудников перед уходом он обязан отработать не обычные две недели, а целый месяц (ст. 280 Трудового кодекса РФ). При этом в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ - увольнение по собственному желанию.
Кроме того, в трудовой книжке нужно указать и реквизиты документа, на основании которого увольняется директор. Как правило, обычно указывают номер и дату протокола общего собрания учредителей, на котором было принято решение о досрочном прекращении полномочий директора. И по большому счету ошибкой это не является. Однако теоретически бывший директор может и продолжить работу на фирме, но в другом качестве. Поэтому было бы более верным ссылаться в трудовой книжке на документ, который говорит именно об увольнении директора. То есть о прекращении действия с ним трудового договора. И наиболее удобным вариантом является прописать это также в протоколе.

Комментирует Екатерина Свиридова, начальник
претензионно-искового отдела ООО "Юниаструм Консалтинг":
-*При увольнении директора, так же как и при увольнении любого другого работника, в трудовой книжке необходимо указать наименование, дату и номер решения работодателя, на основании которого вносится запись об этом. Однако в некоторых случаях при расторжении договора с директором принимаются сразу два решения - собственно об увольнении, а также о прекращении его полномочий как исполнительного органа. Такой порядок действует, например, в АО и ООО. И если оба этих решения отражены в одном протоколе общего собрания акционеров (заседания совета директоров) или общего собрания участников (решении единственного участника), в трудовой книжке делается ссылка именно на протокол.

И.А. Феоктистов,
эксперт журнала "Главбух"

"Главбух", N 5, март 2006 г.