Нумерация счетов-фактур

[vsv-boss]

Сообщение от zuu

Имела ввиду налоговая может придраться?

Придраться можно ко всему.
Вот почитайте эти размышлизмы:

Глава 2.1. Порядковый номер счета-фактуры

В прежнем Порядке были предусмотрены достаточно жесткие требования к нумерации счетов-фактур. Так, налогоплательщикам предписывалось вести достоверный количественный и номерной учет незаполненных бланков счетов-фактур, для чего было необходимо, чтобы все бланки счетов-фактур заранее нумеровались. Правда, от варианта с нумерацией бланков типографским способом (по аналогии с бланками строгой отчетности) отказались сразу, так как это в значительной мере осложняло самостоятельные действия организаций по обеспечению себя необходимым количеством этих документов. Так что ставить номера на счетах-фактурах можно было самостоятельно, главное - соблюсти требование об идентичности номеров их копий (остающихся у продавца) номерам оригиналов, выдаваемых покупателям. Следующее требование логично вытекало из общего подхода к оформлению документации и (на всякий случай) обозначало необходимость последовательного использования бланков при оформлении операций по отгрузке товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в порядке возрастания номеров. Причем возможность сквозной нумерации, охватывающей несколько последовательных лет, сразу оказалась забракованной. Налогоплательщики могли нумеровать бланки по возрастающей в пределах отчетного года (без пропусков присвоенных номеров), а в начале следующего календарного года обязаны были старую нумерацию прервать и начать новую - опять с цифры "1".
Однако в настоящее время данный Порядок отменен, а в новых Правилах этот вопрос вообще не затронут. Отсутствуют какие-либо указания о принципах присвоения бланкам номера и в соответствующих статьях Налогового кодекса РФ. Строго говоря, из этого следует, что все, прежде запрещенное, теперь в принципе разрешается. Иначе говоря, налогоплательщики при желании могут организовать сплошную нумерацию выдаваемых счетов-фактур в течение всего срока своей деятельности. При этом не ведется речи о предварительном проставлении номеров на бланках, о том, что каждый следующий номер должен быть на единицу больше предыдущего, и даже никаких особенных (собственно, вообще никаких) требований к формату присваиваемого номера автору в действующем законодательстве обнаружить не удалось.
Все положения, так или иначе затрагивающие проблему номеров, исчерпываются буквально несколькими ее аспектами.
Во-первых, пункт 2 Правил обязывает продавцов вести учет выставленных ими счетов-фактур в хронологическом порядке.
Во-вторых, пункт 20 того же документа разрешает регистрацию продавцом счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж только в двух случаях:
- при поступлении средств в порядке частичной оплаты (если продавец определяет момент возникновения налоговой базы для НДС по факту поступления денежных средств);
- при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.
И наконец, в-третьих, письмо МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость" предусматривает специфические варианты оформления счетов-фактур организациями, реализующими товары через обособленные структурные подразделения. По мнению налоговых органов, возможно как резервирование номеров по мере их выборки (с соблюдением требования о возрастании номеров в целом по организации), так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения. Данная позиция сохраняет свою силу и в настоящее время, о чем свидетельствует, например, письмо Управления МНС по г. Москве от 2 февраля 2004 г. N 24-11/06275.
Надо отметить, что и прежде, и теперь многие налогоплательщики (даже не имеющие обособленных подразделений) используют на практике комплексную (составную) нумерацию, включающую не только цифры (арабские и латинские), но и буквы, дроби, тире. Причем цифры в ряде случаев призваны обозначать не только номер самого счета-фактуры, но и его дату (по крайней мере, месяц). Например, зачастую встречаются номера наподобие 1205-03/2003, что означает "12-й документ за 5 марта 2003 года". Соответственно 6 марта нумерация снова начинается с "01". При небольшом количестве счетов-фактур обычно используется дискретность номеров не по дням, а по месяцам. В общем, это достаточно удобно для оперативной корректировки нумерации, особенно при наличии нескольких источников выдаваемых счетов-фактур (например, офис и два территориально обособленных магазина). Подобный подход позволяет обеспечить действительно уникальные номера счетов-фактур в рамках предприятия в целом. В противоположность этому применение порядковой нумерации нередко приводит к вынужденному "внесистемному" использованию индексов, если в связи с ошибкой исполнителя или в один день (но в разных подразделениях) на две отдельные операции были оформлены два счета-фактуры с одним и тем же номером.
Интересно, что подобным приемом иногда пользуются небольшие компании для невинного "психологического" обмана потребителей в целях преувеличения масштаба собственной деятельности. В этом случае клиенты, получая счет-фактуру с номером, например, 142104А55-03с, не могут оценить действительное количество операций своего поставщика и, следовательно, не знают, насколько мелкий или, напротив, крупный бизнес он ведет. Подобный номер может означать, что это всего лишь 14-я операция по поставке продукции с начала года, а может - что количество поставок приближается к 150 тысячам только за один месяц (март).
В то же время использование всякого рода производных систем нумерации счетов-фактур с большой долей вероятности способно привести налогоплательщика к конфликту с налоговыми органами. Дело в том, что неизбежные при этом разрывы в номерах документов, последовательно зарегистрированных в журнале учета исходящих счетов-фактур и в книге продаж, не могут не вызвать подозрения, что "пропавшие" номера на самом деле были выданы покупателям, но налогоплательщик попросту скрыл их суммы от налогообложения. И даже если это не так, то предвзятый подход инспекторов при налоговой проверке гарантирован. К тому же у проверяющих имеется определенное основание требовать, чтобы в счетах-фактурах предприятия существовал хотя бы один элемент, который позволял выстроить их в единый ряд и при этом подтвердить, что выданные, но не зарегистрированные документы отсутствуют. Ведь статья 169 НК РФ говорит о "порядковом номере", следовательно, подразумевается наличие некоего порядка при учете документов.
Таким образом, учитывая, что счета-фактуры выполняют функции инструмента налогового контроля, представляется целесообразным при использовании сложной системы нумерации описать ее в учетной политике для целей налогообложения в разделе, посвященном исчислению и уплате налога на добавленную стоимость. В вышеупомянутом письме N ВГ-6-03/404 включение информации о порядке оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж в учетную политику организации для целей налогообложения "настоятельно приветствуется".