Как передать дела?

[Nadia]

Прием и передача дел

Порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому в действующем законодательстве не оговорен. Однако его можно определить в локальном нормативном акте компании (ст. 8 ТК РФ) и сделать обязательным.

Различные варианты

Общепринятые схемы передачи дел существуют давно. Предположим, что на момент увольнения главного бухгалтера руководитель еще не нашел ему замены. В этом случае он должен определить, кто из работников бухгалтерии будет временно исполнять обязанности главного бухгалтера и примет дела от увольняющегося. Если главный бухгалтер был единственным сотрудником бухгалтерии, все документы должен принять сам руководитель. Идеальным является вариант, когда новый главный бухгалтер принят на работу до того, как уволен прежний. Правда, одновременно двух главных бухгалтеров в организации быть не может. Поэтому прежнего можно перевести на должность заместителя по причине его скорого увольнения. Есть и другой вариант: нового главного бухгалтера принять в качестве заместителя. В любом случае руководителю нужно распорядиться, чтобы прежний главбух передал дела новому.

Процедура приема-передачи дел

Новому и прежнему главному бухгалтеру желательно составить акт приема-передачи дел, в котором отражается состояние бухгалтерского учета в компании на момент его подписания. Этот акт подписывают два лица, одно из которых - главный бухгалтер, который увольняется, другое - его преемник или руководитель организации.
Чтобы подписать подобный акт, следует в первую очередь составить промежуточный бухгалтерский баланс и определить остатки по всем счетам, включая аналитические. Особенно важна расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности, в том числе и по налогам. Ведь для нового главного бухгалтера самое важное - иметь точку отсчета для начала самостоятельной работы, за которую он будет нести ответственность. Нелишним будет узнать, есть ли первичные документы, которые подтверждают остатки по счетам. Проверить наличие всех первичных документов за текущий год вряд ли возможно по причине их большого объема. При передаче дел преемнику стоит ознакомиться с налоговыми регистрами.
По акту приема-передачи новый главный бухгалтер должен принять у своего коллеги не только промежуточный баланс и все бухгалтерские документы организации, но и ее печать, ключи от сейфа и бухгалтерии, электронные ключи от системы "Банк - клиент", ценные бумаги, бланки строгой отчетности и т.д.
Заметьте, продолжительность приема-передачи дел, как и ее порядок, в законодательстве не прописана, а значит, теоретически может быть любой. Однако на практике этот срок не должен составлять более двух недель с того момента, как главный бухгалтер подал заявление об увольнении. Именно по истечении этого периода сотрудник, который увольняется по собственному желанию, вправе прекратить работу (ст. 80 ТК РФ). Незавершенность передачи дел не может нарушить срок, установленный законом.
После того как дела переданы, акт подписан, главный бухгалтер уволен, а новый назначен на должность, необходимо оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации есть счета.
И последнее: чтобы избежать ошибок при расчете и перечислении налогов из-за перемен в составе сотрудников организации, следует провести добровольную сверку взаиморасчетов с бюджетом. Акт этой сверки станет одной из отправных точек деятельности нового главбуха.