компенсация за бензин сотруднику

[Анdрей]

Сообщение от ГЛБ

я говорю про компенсации за использования авто и другого имущества, а она об учете и списании ГСМ..

Так ГСМ не входит в компенсацию что ли в 1200 (для авто до 2 л) . Просто речь вначале темы шла о бензине.

А можете выложить нормы компенсации иного имущества?

[Gurtava]

Сообщение от vsv-boss

экология тоже не минёт тепереча, раз вы бибику заимели

этим нас не напугашшш)) мну гораздо боше пугает, шо они теперяча какую-то комиссию соберут и будут исследовать наш заводик... на тему вреда экологии...

[ГЛБ]

Сообщение от ГЛБ

Я делала так: сотр пишет заявление на выплату ежемесячной компенсации за использование личного имущества с интересах работодателя, составляю доп.согл.к ТД, где прописываю сумму компенсации, которую определяю бух.справкой-расчетом амортизации авто и др.расходов (примерно прикидываю, сколько за затрачивается на бензин), сотр приносит мне доки подтверждающие, что авто принадлежит ему на праве собственности, я снимаю с них копии и прилагаю к бух.справке - расчету, далее приказ дира на выплату компенсации такому то сотру, в должностной инструкции прописано, что работа носит разъездной характер ( в каждом доке делала ссылку на нормативку)....сумма компенсации получалась приличная...ничем не облагала....так же делала на использование личного ПК сотра и телефона (всё Apple)...тоже сумма хорошая получалась..

Андрей Вы хорошо читали мой пост?

[ГЛБ]

Сообщение от Анdрей

А можете выложить нормы компенсации иного имущества?

какие нормы? нормы Вы устанавливаете сами, главное чтоб они были экономически обоснованы, т.е. если Вы пропишите компенсацию за телефон или ПК сотра в размере 10 тыщ в месяц, ясно, что это не реально, я исхожу из амортизации..

[Анdрей]

Сообщение от ГЛБ

Андрей Вы хорошо читали мой пост?

Извиняюсь, наверно жара так действует.

[vsv-boss]

Сообщение от Анdрей

Так ГСМ не входит в компенсацию что ли в 1200 (для авто до 2 л)

Если выбрана компенсация, то она должна включать в себя всё (износ, ГСМ и т.д.)
Если кто-то дополнительно к компенсации ещё и оплачивает топливо по путёвкам, то это их риск налоговый. При выездной проверке налорги спокойно эти затраты исключат из расходов и доначислят налог на прибыль. А уж налплату доказывать в суде, что он действовал правильно. Но вряд-ли удастся выиграть суд.

[Анdрей]

Какие проводки будут по начислению компенсации и постановке на расход? Понятно что на 91, к прочим расходам,как принимаемым так и не принимаемым к НУ.А с какого счета лучше и через какой счет выплачивать?

[ГЛБ]

Анdрей,

Сообщение от Анdрей

Понятно что на 91, к прочим расходам,как принимаемым так и не принимаемым к НУ

а мне дык не понятно, почему 26 счет не используете?
я делала Д26 К73 начислена компенсация сотру
Д73 К50 выплачена компенсация сотру

[Анdрей]

Сообщение от ГЛБ

а мне дык не понятно, почему 26 счет не используете?

а если сверх нормы, которая не учитывается при налогообложении?

[ГЛБ]

Анdрей, чувствую это длинная история, что бы на раз все вопросы отмелись выкладываю выдержку из журнала:

Бухгалтерский учет

Так как сотрудник использует личный транспорт для выполнения служебных обязанностей, суммы компенсации и расходов на эксплуатацию используемого имущества учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации".
Расходы на выплату компенсации за использование личного транспорта отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44 в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
В случае возмещения сверхнормативных расходов или выплаты компенсации за счет собственных средств работодателя их сумма образует в учете постоянную разницу, приводящую к возникновению постоянного налогового обязательства (п. п. 4 и 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"). Постоянное налоговое обязательство отражается по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и корреспондируется с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Рассмотрим составление проводок на примере.

Пример 4. Воспользуемся данными примера 1, изменив их. Допустим, соглашением предусмотрена выплата компенсации за использование личного транспорта 5000 руб. Тогда как при исчислении налога на прибыль размер компенсации за использование для служебных поездок личного автомобиля, согласно Постановлению N 92, не может превышать 1200 руб. в месяц.
Тариф страхового взноса на травматизм - 0,3%, стандартные вычеты работнику не положены. Какие в этом случае сделать проводки?
Решение. Бухгалтер отразил операции следующими проводками:
Дебет 44 Кредит 73
- 5000 руб. - начислена компенсация за использование личного авто в интересах работодателя;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 494 руб. [(5000 руб. - 1200 руб.) x 13%] - удержан НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля, начисленной сверх нормы;
Дебет 44 Кредит 69
- 988 руб. (3800 руб. x 26%) - начислены страховые взносы на сверхнормативную сумму компенсации за использование автомобиля;
Дебет 44 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на травматизм",
- 11,4 руб. (3800 руб. x 0,3%) - начислены взносы на травматизм на сверхнормативную сумму компенсации за использование автомобиля;
Дебет 73 Кредит 50
- 4506 руб. (5000 руб. - 494 руб.) - выдана сумма компенсации из кассы предприятия;
Дебет 99 Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",
- 760 руб. (3800 руб. x 20%) - начислено постоянное налоговое обязательство на сверхнормативную сумму компенсации за использование автомобиля.


И.А.Гаврикова
Старший научный редактор
журнала "Зарплата"
Подписано в печать
21.05.2010

Это как Вы, надеюсь, поняли пример касается ОСНО и применения ПБУ18/02.

[Анdрей]

Сообщение от ГЛБ

Дебет 73 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 494 руб. [(5000 руб. - 1200 руб.) x 13%] - удержан НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля, начисленной сверх нормы;
Дебет 44 Кредит 69
- 988 руб. (3800 руб. x 26%) - начислены страховые взносы на сверхнормативную сумму компенсации за использование автомобиля;

Так при ОСНО все таки 13 % берутся сверх нормы и еще ФОТ? А то выше выложенное Незнакомкой письмо говорит, что не берутся. Начинаю постепенно въезжать и как бы не запутаться.

[vsv-boss]

Сообщение от Анdрей

Так при ОСНО все таки 13 % берутся сверх нормы

Анdрей, вы на дату консультации смотрели? Ну не видела автор нынешних мнений налоргов и не хотела изучать практику судов по этому вопросу.

[vsv-boss]

ГЛБ, вы уж консультируйте с оговорками, а то народ у нас как на качелях - в разные стороны кидается!

[Анdрей]

Сообщение от vsv-boss

Анdрей, вы на дату консультации смотрели? Ну не видела автор нынешних мнений налоргов и не хотела изучать практику судов по этому вопросу.

ну ладно хоть так. Фууу, вроде разобрался. Нюансов то много.

[Ириshka_]

Мы ООО на УСН.
Компенсируем все затраты директора и сотрудников на бензин по чекам, которые они приносят. В налогооблагаемую базу эти расходы не включаем.
Как это правильно оформить??
Может у кого-нибудь пример доп соглашения на компенсацию ГСМ есть?

[Анdрей]

Сообщение от Ириshka_

эти расходы не включаем.

Зачем тогда включать в базу и как и за счет чего вы компенсируете? У вас усн -доходы что ли?

[Ириshka_]

Перефразирую: какими документами оформляется компенсация бензина сотрудникам. Дом соглашение, договор аренды автомобиля и т.д. ???????

[Таинственная Незнакомка]

Ириshka_, вы только ГСМ хотите компенсировать или еще и само использование автомобиля в служебных целях?!

[OksanaBatkovna]

Поддержу вопрос по УСН. У нас УСН - Доходы. Порядок действий такой же как рекомендовали топикстартеру?
В итоге хотела бы уточнить еще раз, если приказом назначить фиксированную компенсацию за использование автомобиля, нужно ли начислять НДФЛ и начислять взносы в Фонды?

[mev-84]

"Главная книга", 2011, N 19

ВЫПЛАЧИВАЕМ РАБОТНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ
ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМОБИЛЯ

(Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации
за применение личного транспорта в служебных целях)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходов <1>.
--------------------------------
<1> Статья 188 ТК РФ.

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку <1>.
Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммы <1>:
- компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
- возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.
Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
- степень его износа и срок полезного использования <2>;
- интенсивность его использования <3>.
Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:
(или) приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц <4>;
(или) установить расценки за 1 км "служебного" пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.
--------------------------------
<2> Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260.
<3> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.
<4> Пункты 17 - 20 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.

Смотрим "зарплатные налоги"

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе "на травматизм") в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя <5>.
Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:
1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;
2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие <6>, так и запрещающие это делать <7>;
3) документы учета служебных поездок:
(если) вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы <8>. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора <9>);
(если) вы платите компенсацию, не учитывая "служебный" пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.

Примечание
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации <10>;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:
(или) из фактического расхода ГСМ на 100 км "служебного" пробега;
(или) норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
(или) Норм Минтранса <11>;
5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Совет
Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходов <12>.
Однако это не означает, что от обложения "зарплатными налогами" освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:
- принадлежность используемого автомобиля работнику;
- расчет компенсации;
- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме <13>. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы".

--------------------------------
<5> Статья 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
<6> Письмо Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@.
<7> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.
<8> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
<9> Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.
<10> Пункт 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<11> Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
<12> Пункт 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98.
<13> Пункт 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм <14>:
- по легковым автомобилям:
- при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;
- при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;
- по мотоциклам - 600 руб.
При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:
- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы <15>. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно <16>. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
- суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ <17>;
- по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно <18>.
По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью <19>. Согласен с этим и Минфин <20>.
Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения "доходы минус расходы", признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимники <21>.
--------------------------------
<14> Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465.
<15> Пункт 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.
<16> Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК.
<17> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@; Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009).
<18> Пункт 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.
<19> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<20> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.
<21> Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления <22>. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 "Расходы на продажу", 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.).
Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницы <23>.

Совет
Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательство <24>.

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

Условие

ООО "Альянс" перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

Решение

ООО "Альянс" отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт Сумма
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма
компенсации
работнику 73 "Расчеты
с персоналом
по прочим
операциям",
субсчет "Расчеты
по компенсациям
за использование
личных легковых
автомобилей для
служебных поездок" 51 "Расчетные
счета" 5000
Сумма компенсации
отражена в расходах 44 "Расходы
на продажу" 73, субсчет
"Расчеты
по компенсациям
за использование
личных легковых
автомобилей для
служебных поездок" 5000
Отражено постоянное
налоговое
обязательство
((5000 руб. -
1200 руб.) x 20%) 99 "Прибыли
и убытки", субсчет
"Постоянное
налоговое
обязательство" 68, субсчет "Налог
на прибыль" 760

--------------------------------
<22> Пункты 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
<23> Пункт 8 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.
<24> Пункты 4, 7 ПБУ 18/02.

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

Из авторитетных источников
Стельмах Н.Н., Минфин России
"Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. x 18 дн.)".

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать".

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договориться <25>.

Примечание
Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашением <26>. Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:
- данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
- размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).
Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение N 2 к трудовому договору N 57 от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

10 августа 2011 г. г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью "Альянс" в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем "Работодатель", с одной стороны, и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль "Форд Фокус" с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 г. выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.
Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля "Форд Фокус".

От работодателя Работник
Генеральный директор ООО "Альянс" Печать
ООО
Романов "Альянс" Старостин
----------- Е.А. Романов ----------- А.В. Старостин

* * *

С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в "прибыльные" нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций. В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средства <27>. Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛ <28>.
--------------------------------
<25> Статья 188 ТК РФ.
<26> Постановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 N Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 N 33-3213.
<27> Подпункт 2 п. 1 ст. 254, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 646 ГК РФ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649.
<28> Подпункт 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ.

Н.А.Мацепуро
Юрист
Подписано в печать
23.09.2011