Возврат материалов! КАК правильно!?

[Lionna]

Уважаемые коллеги, помогите! первый раз столкнулась с возвратом материалов!
Ситуация такова: Поставщик выставил накладную с неверным количеством товара.Мы приходуем их на счет 10, но не перепродаем эти товары,а выдаем подарки сотрудникам.По коду ОКВЭД мы не имеем права сделать обратную реализацию излишне проданного нам товара(всего 3 единицы)у нас .51.4(Оптовая торговля непродовольственными потребительскими товарами).Нам необходимо оформить возврат.
Вопрос:кто должен отформлять возвратную накладну,мы или поставщик? и имеем ли мы на это право? возможен ли вариант что в возвратной накладной просто поменяется грузополучатель и грузоотправитель,а мы остаемся покупателем? и какие дополнительные документы необходимо оформлять?
заранее благодарна за ответ