Как организован сбор документов в вашей организации

[Алиса Томск]

Сообщение от Alenissimo

Сходим с ума в бухгалтерии. Вопрос следующий. В конце квартала нужно собрать все документы (акты,сч-фактуры) закрытие по которым будет в данном периоде. Мы начинаем просматривать "зависшие" выданные авансы и у инициаторов(прорабов, начальников участков,руководителей строительства объектов) этих проплаченных сумм спрашиваем будет ли закрытие в этом квартале или нет. Если да, то просим закрывающие документы. Но с приходом некоторых новых личностей пошла такая тема, "почему мы должны вам собирать документы? Вы бухгалтерия, вот звоните и собирайте." Можетя чего-то не понимаю.Но в обязанности бухгалтера не входит, обзванивание поставщиков товаров и услуг, субподрядчиков с целью спросить будет ли закрытие в этом квартале,на какой стадии находится выполнение работ и т.д.и если будет, то дайте нам документы????? В моем понимании, инициатор проплаченного аванса должен принять выполненные работы и оказанные услуги и подписать акт выполненных работ или не подписать его, если услуги,работы оказаны не в полном объеме.По-скольку акты должен подписывать директор, то инициатор должен написать служебку с просьбой подписать акт и написать, что работы полностью выполнены, притензий к поставщику нет. А уже после этого акт должен попасть в бухгалтерию для отражения его в учете. Т.е. в обязанности бухгалтерии входит проверка на правильность составления документов и сборка их в части уведомления сотрудников о том, что вот по таким-таким организациям нужно узнать будут ли закрывающие документы.И это к стати бухгалтерия может видеть проплаченные авансы, а может быть такое, что авансирования не было, от куда мы можем знать, что где-то какие-то работы провелись. Так вот, как в вашей организации происходит документооборот?

Пропишите подробно обязанности в должностных инструкциях.Издайте затем приказ по предприятию с графиком предоставления документов по отделам с ответственными лицами.Еще лучше-разработайте регламентный документ о документообороте.В идеале он должен быть априори и разработать должен главбух.