Кто подписывает документы в ЭДО?

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Ну обычно кадры просто информируют бухгалтерию кому и что начислять.

как это "просто" ?
просто пробегая мимо ? в туалете? в курилке поговорили?
один оговорился, другой недопонял или пока шёл до своего стола спутал что-то...

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Форма информирования может быть разной. Это ж не значит, что бухгалтер побежит проверять наличие служебных записок, приказов и т.д.

никто ни за кем бегать и перепроверять ничего не должен.
Должен быть нормально утверждённый график документооборота. Кто кому когда какие документы должен передавать и в каком виде.
Естественно не на словах и не записками на клочках бумажки.
Это должен быть ДОКУМЕНТ

что делает клочок бумажки ДОКУМЕНТОМ указано например в 402-ФЗ.
От кадровика ОБЫЧНО - это второй экземпляр того же Приказа чаще всего применяется.
Ну это для того что бы особо лишнего ничего не изобретать.
Ему дир дал задание сделать Приказ на приём, увольнение, поощрение, наказание, ....
кадра приказ сделал, ну и сразу пропечатал в двух экземплярах. Один - со всеми подписями будет в Книге Приказов находится
Ну а для исполнения сразу распечатал второй экземпляр и передал в бухию. Там достаточно подписи одного кадра, что это "копия верна...

Сообщение от Главбух новоиспеченная

А с точки зрения закона?

по закону - утверждённый график документооборота

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Вот в этом контексте на кадровика это тоже распространяется? Требование главбуха в части кадровых документов для кадровика обязательно?

из того что касается вопроса бухгалетрии - да, однозначно. всё что там написано должно быть понятно бухгалтеру, и понятно однозначно
и срок предоставления должен соответвтвовать
Не может быть приказ на отпуск предоставлен в бухгалерию , когда человек уже полотпуска отгулял.
Отпускные должны быть уже выплачены за 4 дня до начала! + всё посчитать + найти деньги, может их заказывать надо или ещё чего + ....
Значит приказ на отпуск должен быть готов в соответствующий срок. Тоже с увольнением и т.д.

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Ну обычно кадры просто информируют бухгалтерию кому и что начислять. Форма информирования может быть разной.

она должна быть УТВЕРЖДЕНА !
ну или хотя бы согласована

Сообщение от Главбух новоиспеченная

В итоге, если кадровая служба окажется не очень ответственной,

а зачем она тогда вообще нужна????

Сообщение от Главбух новоиспеченная

может случиться так, что начисления будут все сделаны по бух учету на основании информации от кадров, а документов кадровых подписанных не будет.

что это ещё за "информация", а документов не будет?
вы правда собрались что-то делать по информации из разговоров?
это типа встретились и она Вам по секрету говорит: ты знаешь, Иванов в отпуск собирается. И тут Вы пошли, и сразу отпускные перечислили? так что ли?
а потом оказывается, что это он просто где-то говорил, но собираться можно и пол-года, но так и не собраться, да и директор с начальником участка добро на сегодня не дают, потому что срочно заказ нужно выполнить ,а потом уже....

Бухгалтерия работает ТОЛЬКО по ДОКУМЕНТАМ
копия приказа - это документ.
а слова в курилке/туалете - это слова из курилки/туалета

[Arhimed.]

Сообщение от Lem@n

Когда работала на предприятии, где был кадровый отдел, в бухгалтерию предоставляли приказы, служебные записки, табеля и прочие документы для начислений.
Поэтому конечно же главбух может требовать правильность заполнения и сроки предоставления в бухгалтерию кадровых документов. Потому как от этого зависит правильность начислений, за которые ответственность несет уже бухгалтерия.

я сейчас вроде как один за всех.
Да и то практически все приказы в двух экземплярах сразу
Один - книга приказов по порядочку шьются
второй - будет лежать в бухгалтерских документах рядом с начислением того же отпуска или премии

[ptihka]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

...У нас в законе сказано, что требование главбуха в отношении соблюдения порядка документального оформления фактов хоз. жизни и предоставления документов - обязательны для всех работников организации.
Вот в этом контексте на кадровика это тоже распространяется? Требование главбуха в части кадровых документов для кадровика обязательно?

Для кадровика ТК РФ - библия! И главбух должна не требовать, а получать от кадровика оформленные документы согласно законодательства, отвечающие его требованиям. И очень странно, если кадровик этого не умеет или не знает... Можно ведь принять и более грамотного с достаточным опытом.

[ptihka]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Ну обычно кадры просто информируют бухгалтерию кому и что начислять.

Для этого есть табель учета рабочего времени.

Сообщение от Главбух новоиспеченная

...Форма информирования может быть разной...

Не могут быть формы разными, т.к. они либо должны быть разработаны и утверждены приказом/распоряжением руководителя, либо применяете унифицированные, что опять же закрепляется распоряжением/приказом руководителя. В противном случае будет бардак!

Сообщение от Lem@n

...в бухгалтерию предоставляли приказы, служебные записки, табеля и прочие документы для начислений.

Поддерживаю на все 200% !

[ptihka]

Сообщение от Arhimed.

...Должен быть нормально утверждённый график документооборота. Кто кому когда какие документы должен передавать и в каком виде.
Естественно не на словах и не записками на клочках бумажки.
Это должен быть ДОКУМЕНТ

Конечно

Сообщение от Arhimed.

...Не может быть приказ на отпуск предоставлен в бухгалерию , когда человек уже полотпуска отгулял.
Отпускные должны быть уже выплачены за 4 дня до начала! + всё посчитать + найти деньги, может их заказывать надо или ещё чего + ....
Значит приказ на отпуск должен быть готов в соответствующий срок. Тоже с увольнением и т.д.

Сообщение от Arhimed.

...Бухгалтерия работает ТОЛЬКО по ДОКУМЕНТАМ...

Всегда так же думала

Госпидя, ну хотя бы я не одинока!

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

В итоге, если кадровая служба окажется не очень ответственной, может случиться так,

не может, а должно случиться обязательно

Сообщение от ptihka

Можно ведь принять и более грамотного с достаточным опытом.

ага, и заодно чувствующего за собой ответственность

Автор, пишете в срочном порядке на неё докладные и нехай её гонят к чертям собачим.

[ptihka]

Сообщение от Arhimed.

...Автор, пишете в срочном порядке на неё докладные и нехай её гонят к чертям собачим.

Та же мысля посетила и мою буйную голову!

[Lem@n]

Сообщение от Arhimed.

Автор, пишете в срочном порядке на неё докладные и нехай её гонят к чертям собачим.

Сначала надо донести ей, что от нее требуется для подачи в бухгалтерию, какие документы и в какие сроки.
Возможно у них изначально не налажен документооборот между службами, работнику надо сначала четко определить его функции, потом уже спрашивать, если не выполняет!

[Главбух новоиспеченная]

У нас руководитель отдела кадров по статусу выше, чем главбух. Руководитель кадров на одной ступени с фин.диром, а главбух, получается, ниже. Это я к тому, что главбух - не указ.
А если говорить о схеме взаимодействия - кадровые док-ты в бухгалтерию никто носить не будет, да это и не нужно, их слишком много.
Общая система такая, что кадры отражают операции и табель в ЗУП, а бухгалтерия на основании этих операций делает расчеты и начисления в бух. учете. Возможно, надо создать регламент, что в такие-то сроки кадры должны готовить базу 1С ЗУП, а так же должны быть готовы все кадровые документы. Или как это лучше сделать, чтобы закрепить ответственность за кадрами, что они отвечают за подготовку и ведение всех документов? При этом сделать это так, что в случае чего с бухгалтерии спроса за кадровые документы не было? Т.е. начисления бухгалтерия сделала, зарплату и премии выплатила, ну а то, что приказов на эти премии нету - это проблемы кадров, а не бухгалтерии.

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

У нас руководитель отдела кадров по статусу выше, чем главбух.

убили наповал

Сообщение от Главбух новоиспеченная

А если говорить о схеме взаимодействия - кадровые док-ты в бухгалтерию никто носить не будет, да это и не нужно, их слишком много.
Общая система такая, что кадры отражают операции и табель в ЗУП, а бухгалтерия на основании этих операций делает расчеты и начисления в бух. учете. Возможно, надо создать регламент, что в такие-то сроки кадры должны готовить базу 1С ЗУП, а так же должны быть готовы все кадровые документы. Или как это лучше сделать, чтобы закрепить ответственность за кадрами, что они отвечают за подготовку и ведение всех документов? При этом сделать это так, что в случае чего с бухгалтерии спроса за кадровые документы не было? Т.е. начисления бухгалтерия сделала, зарплату и премии выплатила, ну а то, что приказов на эти премии нету - это проблемы кадров, а не бухгалтерии.

требуйте прописать в учетной политике регламент документооборота, в нем отражаете кто в какие сроки какие документы предоставляет и кто ответственен за косяки. У вас так же должен быть регламент или положение о внутреннем ЭДО на предприятии, кто отвечает за внесение тех или иных данных в программу , в какие сроки, также кто отвечает за косяки и несвоевременность внесения. При вашем таком раскладе кто-то должен еще и курировать закрытие редактирования документов задним числом) При внутреннем ЭДО на предприятии у вас должна быть возможность скачать тот или иной приказ с подписью начальника.

[Таинственная Незнакомка]

не хотят таскать ? не надо! Пусть загружают на внутренний ресурсный источник и предоставляют право доступа. Нет внутреннего источника?! Финдиректор пусть делает?! Не умеет? Кадровик в помощь. Не хотят?! Нет начислений в базе ЗУП. Сами занесли начисление премии в ЗУП? Молодцы. Правомерность начисления как проверить без самого документа?! Не хотите проверять? Тогда возможна ситуация, что при налоговой проверке суммы начислений будут признаны необоснованными, исключены из состава расходов, что повлечет необходимость доплаты налога на прибыль и штрафные санкции. Кто будет виноват?! Финдиректор или отдел кадров?! Руководитель (если его найдут). На кого спустят собак?! На главбуха, пока она или он себя из состоянии мямли не вытащит и не начнет наконец работать в соответствии с законодательством.

[Главбух новоиспеченная]

Я все же не думаю, что бухгалтерия должна проверять документы за кадрами. Как вы себе представляете такие проверки и беготню бухгалтера за кадровыми документами на предприятии, скажем, в 1000-2000 чел? Да и что это за кадровая служба, за которой надо проверять? Ерунда какая-то. Каждый отвечает за свой участок. Вот только как и где это правильно прописать?
И как вообще организовать процесс? Как это делается на практике в крупных компаниях?

[Lem@n]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

У нас руководитель отдела кадров по статусу выше, чем главбух.

Пипец! Как все запущено!

[Lem@n]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

не хотят таскать ? не надо! Пусть загружают на внутренний ресурсный источник и предоставляют право доступа. Нет внутреннего источника?! Финдиректор пусть делает?! Не умеет? Кадровик в помощь. Не хотят?! Нет начислений в базе ЗУП. Сами занесли начисление премии в ЗУП? Молодцы. Правомерность начисления как проверить без самого документа?! Не хотите проверять? Тогда возможна ситуация, что при налоговой проверке суммы начислений будут признаны необоснованными, исключены из состава расходов, что повлечет необходимость доплаты налога на прибыль и штрафные санкции. Кто будет виноват?! Финдиректор или отдел кадров?! Руководитель (если его найдут). На кого спустят собак?! На главбуха, пока она или он себя из состоянии мямли не вытащит и не начнет наконец работать в соответствии с законодательством.

Лучше не скажешь! Главбух новоиспеченная, в вашем случае я бы воспользовалась этим советом!

[ptihka]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

У нас руководитель отдела кадров по статусу выше, чем главбух. Руководитель кадров на одной ступени с фин.диром, а главбух, получается, ниже.

Карл, я просто в ахуе!

[Таинственная Незнакомка]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Я все же не думаю, что бухгалтерия должна проверять документы за кадрами.

Мы о разном! Вы о теплом, я о мягком. Кадры обязаны ПРЕДОСТАВЛЯТЬ документы. Не важно в электронном или в бумажном виде, в виде копий или оригиналов, но они должны быть. Причем они должны быть подписаны и именно тем лицом, кто имеет право подписи.

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Как вы себе представляете такие проверки и беготню бухгалтера за кадровыми документами на предприятии, скажем, в 1000-2000 чел? Да и что это за кадровая служба, за которой надо проверять? Ерунда какая-то. Каждый отвечает за свой участок. Вот только как и где это правильно прописать?
И как вообще организовать процесс?

Перечитайте еще раз все наши формулировки. Вы нас не понимаете. что мы хотим донести.

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Как это делается на практике в крупных компаниях?

В крупных фирмах несколько ЭЦП уполномоченных лиц и налаженный электронный документооборот между всеми отделами, никто никуда не бегает, все согласуется со своих рабочих мест.

[Главбух новоиспеченная]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

В крупных фирмах несколько ЭЦП уполномоченных лиц и налаженный электронный документооборот между всеми отделами, никто никуда не бегает, все согласуется со своих рабочих мест.

Ну вот, например, Диадок или Сбис - системы ЭДО, в которых подписываются документы с контрагентом. Вы говорите, что в крупных компаниях несколько ЭЦП. Т.е. в систему Диадок или Сбис есть доступ у нескольких сотрудников? В этих системах документы идут общим потоком, как организована работа этих нескольких человек? Как они выуживают свои документы в общем потоке? А ведь некоторые документы конфиденциальные, нельзя их показывать другим. Как это на практике, можете конкретно рассказать?

[ptihka]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

...Вы говорите, что в крупных компаниях несколько ЭЦП. Т.е. в систему Диадок или Сбис есть доступ у нескольких сотрудников?

Да

[Arhimed.]

например в СБИСе в разделе со Сведениями о собрудниках
у каждого сотрудника есть закладочка "Доступ"

и в ней... ну у меня никаких доступов ни у кого нет, окромя директора (мы же под ним заходим и его подписью пользуемся)

а у всех остальных -

доступ запрещен

и ниже как предложение

Работайте в одной команде
Настройте сотруднику доступ в системе, и он сможет работать с задачами и проектами компании, вести переписку с коллегами, быть в курсе корпоративных новостей и многое другое.
Разрешите полный доступ или выберите с ограничение по правам и настройте нужные роли и политики безопасности