Форум: Компенсация расходов удаленному работнику Форум Главбух

Миленка · 13.10.2022, 11:53

Работник на удаленке.
Как рассчитать денежную компенсацию расходов?
Нужно ли запрашивать документы на расходы у работника ? Например квитанцию об оплате за интернет.
Какими бухгалтерскими проводками оформить?

MarinaAnna · 13.10.2022, 13:28

Цитата:

По правилам трудового законодательства работодатель обязан компенсировать сотруднику использование его имущества для работы. Условия о компенсации прописываются в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Сумму выплаченной компенсации работодатель вправе учесть в качестве расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Также Минфин допускает, что данная компенсация может быть учтена в качестве прочих расходов согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

С суммы выплаченной компенсации не удерживается НДФЛ, а также она не облагается страхвзносами, поскольку эта выплата не является экономической выгодой работника. Но чтобы работодатель мог применять подобные нормы Налогового кодекса, нужно подтвердить целесообразность осуществленных расходов, а также доказать, что эти затраты связаны с выполнением работником его трудовых обязанностей.
В этих целях нужно позаботиться о подтверждающих документах, а также тщательно прописать все условия организации удаленки в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Об этом Минфин напомнил в Письмах от 06.11.2020 г. № 03-04-06/96913, от 04.02.2020 г. № 03-03-06/6672, а ФНС в Письме от 12.02.2021 г. № СД-4-11/1705.

Если не выполнить данные требования, то вполне возможны конфликтные ситуации и разбирательства с контролирующими органами, а также дополнительные риски и финансовые расходы.

Какие еще документы должны быть для подтверждения расходов, почитайте здесь :https://spb.1cbit.ru/blog/raskhody-sotrudnikov-na-udalenke-kotorye-nuzhno-kompensirovat/

Lem@n · 13.10.2022, 19:30

Цитата:

Сообщение от Миленка

Работник на удаленке.
Как рассчитать денежную компенсацию расходов?
Нужно ли запрашивать документы на расходы у работника ? Например квитанцию об оплате за интернет.
Какими бухгалтерскими проводками оформить?

Для возмещения расходов конечно нужны подтверждающие документы.
Что значит "рассчитать компенсацию"? Вы не полностью возмещаете расходы, а по какому-то расчету?
В расходы ставите через 73 счет и закрываете его сч.50 или 51, в зависимости от того, как вы ему оплачиваете возмещение.

MarinaAnna · 13.10.2022, 20:54

Цитата:

Сообщение от Lem@n

а по какому-то расчету?

Почитала, например расходы на электроэнергию надо рассчитывать, например удаленщик не целый же день работает и не все 7 дней в неделю, поэтому даже если есть квитанция/чек на оплату электроэнергии, нужно брать не за целый месяц, а делать расчет согласно рабочего времени, например если используется компьютер удаленщика собственный, то должно быть это где-то прописано о том, что удаленщик использует свой компьюетер и тогда например расходы по его ремонту при наличии документов от того, кто совершал эти услуги и удаленьщик им произвел оплату, тоже можно компенсировать, и т.д.

Так как эти компенсации не облагаются НДФЛ и взносами, думаю, что налоговая очень пристально будет изучать документы подтверждающие расходы.

Цитата:

Скажем, работник использует домашний интернет. Подтвердить это можно договором (дополнительным соглашением к договору) об оказании услуг связи. В таком документе, как правило, указаны оператор, абонент, абонентское оборудование и его комплектация (терминал, адаптер электропитания и др.). Оборудование может быть арендовано абонентом или приобретено на праве собственности. Передача оборудования (в собственность или в аренду) и его подключение к сети должны быть подтверждены актами сдачи-приемки. В актах указаны настроенная услуга (домашний интернет), способ подключения (LAN, wi-fi, USB), наименование, марка, серийный номер оборудования. Сумма оплаты по договору подтверждается ежемесячно счетами на оплату, в которых детализируются наименование услуг (доступ в интернет, услуги местной телефонной или подвижной радиотелефонной связи и др.) и суммы начислений.

Кроме этого, мало того, что есть например сумма начисленная и оплаченная удаленщиком, нужно сделать расчет, и компенсировать не всю сумму, а только то, что использовлся интернет в рабочее время, т.е. 5 дней в неделю по 8 часов, остальное время не компенсируется.

В общем не все так просто. Замучаешься оформлять.

Lem@n · 14.10.2022, 10:19

Цитата:

Сообщение от MarinaAnna

В общем не все так просто. Замучаешься оформлять.

Охр-ть!
Лучше уж один раз прикинуть и заложить в окладе! А возмещать конкретно какие-то чеки, квитанции на приобретение ТМЦ или услуг!
Я бы так делала!

MarinaAnna · 14.10.2022, 11:31

Цитата:

Сообщение от Lem@n

Лучше уж один раз прикинуть и заложить в окладе!

Или оформлять как премию, соответственно платить взносы и НДФЛ, чем мучиться с оформлением компенсации.

А у нас большинство работодателей, считают, что раз ты дома работаешь, то не тратишь деньги на проезд до работы и обратно, а то что они не оплачивают аренду офиса, из-за того, что работник на удаленке, это им в голову не приходит вообще, то что ты дома используешь свой комп, свой принтер, это в порядке вещей. Зарплата у удаленщика в разы меньше, чем у тех, кто в офисе работает.

Миленка · 14.10.2022, 13:35

Цитата:

Или оформлять как премию, соответственно платить взносы и НДФЛ, чем мучиться с оформлением компенсации.

Боюсь, что тоже не прокатит

Цитата:

Важно! Какими бы ни были обстоятельства перевода на дистанционку, компенсация дистанционному работнику за личное имущество выплачивается обязательно! Попытка сэкономить, собрав с сотрудников заявления об отказе от получения компенсации, может дорого обойтись работодателю — за это предусмотрен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/386075-kompensatsiya-distantsionnomu-rabotniku-s-2021-goda-21-m4

Lem@n · 14.10.2022, 17:02

Цитата:

Сообщение от MarinaAnna

Или оформлять как премию, соответственно платить взносы и НДФЛ, чем мучиться с оформлением компенсации.

А у нас большинство работодателей, считают, что раз ты дома работаешь, то не тратишь деньги на проезд до работы и обратно, а то что они не оплачивают аренду офиса, из-за того, что работник на удаленке, это им в голову не приходит вообще, то что ты дома используешь свой комп, свой принтер, это в порядке вещей. Зарплата у удаленщика в разы меньше, чем у тех, кто в офисе работает.

И не только комп и принтер. Сидя дома, используешь свою эл.энергию, газ, воду для чайника и для унитаза, мыло, туалетная бумага и прочее!

Находясь в офисе, все это дома не использовалось бы!

13.10.2022, 11:53	#1
Миленка ну и ну Регистрация: 24.07.2014 Сообщений: 776 Спасибо: 9	Компенсация расходов удаленному работнику Работник на удаленке. Как рассчитать денежную компенсацию расходов? Нужно ли запрашивать документы на расходы у работника ? Например квитанцию об оплате за интернет. Какими бухгалтерскими проводками оформить?