НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта

[Lana29]

С сотрудником заключено доп. соглашение к трудовому договору на компенсацию за исп. личного транспорта в размере 1200 руб. в месяц. С Компенсации в пределах норм НДФЛ не удерживается. У нас ведется фин. проверка и с меня требуют акты, что сотрудником использовался автомобиль или путевые листы. Сказали, если не предоставлю, то НДФЛ надо удерживать. Я считаю, что НДФЛ в любом случае не удерживается, независимо есть акты и путевые или нет. Если я права, как мне это доказать, на что мне ссылаться?

[Вес`на]

Сообщение от Lana29

У нас ведется фин. проверка и с меня требуют акты, что сотрудником использовался автомобиль или путевые листы. Сказали, если не предоставлю, то НДФЛ надо удерживать. Я считаю, что НДФЛ в любом случае не удерживается, независимо есть акты и путевые или нет. Если я права, как мне это доказать, на что мне ссылаться?

не права, т.к. у вас нет документов, подтверждающих фактическое использование автомобиля в производственных целях

[Lana29]

Как доказать фактическое использование? Какие акты надо составлять?

[Вес`на]

для документального подтверждения расходов по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей рекомендуем использовать следующие документы:
1) трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору), в котором обосновывается необходимость использования автомобиля для служебных целей, размер, порядок выплаты компенсации (компенсация должна выплачиваться один раз в месяц за фактически отработанное время);
2) приказ руководителя о выплате компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с обязательным отражением (поскольку размер компенсации фиксированный приказ необходимо составить один раз):
- размера компенсации;
- информации о том, что личный автотранспорт работника используется им в процессе производственной (служебной) деятельности в соответствии с должностными обязанностями;
- порядка выплаты компенсации.
3) документы, подтверждающие права работника на эксплуатацию автомобиля (копия свидетельства о регистрации транспортного средства, доверенности);
4) копию технического паспорта личного автомобиля;
5) путевые листы, подтверждающие обоснованность понесенных работником расходов;
6) документы, подтверждающие фактическую оплату ГСМ, технического обслуживания и ремонта.

------------

[Lana29]

Нередко налоговые органы при проверках настаивают на том, что работники, использующие личный автомобиль в служебных целях и получающие компенсацию, должны также представлять путевые листы в качестве документального подтверждения использования личного транспорта в служебных целях.
Однако судьи в таких ситуациях встают на сторону налогоплательщика. Так, например, судьи ФАС МО в Постановлении от 24.06.2009 N КА- А40/4219-09 указали, что для признания того факта, что поездка осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием, при том что возмещение расходов при использовании личного имущества работника предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса РФ, выплаты, производимые работодателем работникам за использование служебных поездок личных легковых автомобилей, являются компенсациями, установленными действующим законодательством Российской Федерации.
Что касается путевых листов, судьи ФАС ЦО в Постановлении от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008 дали более развернутый ответ.
Форма 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
Анализируя требования вышеназванных нормативных документов, судьи пришли к выводу, что выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, организация не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.
В качестве документов, обосновывающих выплаты компенсаций работникам предприятия, судьи ФАС СКО признали приказы, в которых определена ежемесячная сумма выплат с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты труда, а также должностные инструкции работников, из содержания которых следует, что использование автомобиля осуществляется для выполнения работником своих должностных обязанностей (Постановление ФАС СКО от 18.06.2009 по делу N А53-14011/2008-С5-14).
Таким образом, на основании норм законодательства и анализа арбитражной практики, а также с учетом возможных налоговых рисков можно сформировать перечень документов, необходимых для обоснования выплачиваемой сотрудникам компенсации за использование автомобиля:
- трудовой договор с работником, в котором определено, что работнику выплачивается денежная компенсация за использование автомобиля, а также размер данной компенсации, и (или) приказ о назначении работнику компенсации за использование автомобиля;
- должностная инструкция работника с указанием на разъездной характер работы, подразумевающий использование автомобиля;
- документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

[Вес`на]

Lana29, я про суды в курсе. То, что некоторые суды выносят решения в пользу налплата, совсем не означает, что такое же решение вынесут в отношении вас. Если конечно пойдете судиться )))

[Lana29]

Тогда дайте мне пожалуйста ссылку на конкретный документ, где указано, что надо фактически подтверждать использование личного транспорта.

[Вес`на]

Сообщение от Lana29

У нас ведется фин. проверка

вот к проверяющим и обратитесь за ссылкой на конкретный документ

[Lana29]

Я конечно могу спросить у проверяющих, могу поискать в инете, но по-моему форум для того и создан, чтобы помогать друг другу. Для этого я и создала тему, чтобы получить ответы на свои вопросы.

[Veselenochka]

Сообщение от Lana29

Для этого я и создала тему, чтобы получить ответы на свои вопросы.

при условии, что кто-то захочет объяснять азы налогового учета
если кратко - любые расходы должны быть направлены на получение прибыли и быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

[Lana29]

Азы налогового учета мне объяснять не надо. Если вы внимательно читали тему, то заметили бы, что тут спорнaя ситуация. Суды например считают, что для выплаты компенсации не требуется подтверждать использование автомобиля путевыми листами. А я всего лишь прошу ссылку на документ, в котором указано, что для выплаты компенсации требуется документальное подтверждение. Но ни от кого не могу ее добиться.

[Freed73]

Я просто в договоре указал сумму, которую компенсирую, со ссылкой на НК и Пост. правительства, на прошлой неделе закончилась выездная, вопросов не возникло, единственно, что посмотрели, чтобы топливо и запчасти в расходы не шли

[Вес`на]

Сообщение от Lana29

У нас ведется фин. проверка и с меня требуют акты, что сотрудником использовался автомобиль или путевые листы. Сказали, если не предоставлю, то НДФЛ надо удерживать.

Сообщение от Freed73

Я просто в договоре указал сумму, которую компенсирую, со ссылкой на НК и Пост. правительства, на прошлой неделе закончилась выездная, вопросов не возникло

в итоге пришли к чему?

Учитываем компенсацию для целей налогообложения



Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм (Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465):
- по легковым автомобилям:
- при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;
- при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;
- по мотоциклам - 600 руб.
При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:
- для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы (Пункт 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@). Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно (Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК). Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;

в данном случае проверяющие высказали свою точку зрения, не согласны - в суд

[Freed73]

Письма ФНС, Минфина и иже с ними носят рекоментадельный характер, в НК пямо сказано - компенсация в пределах, установленном правительством - это и есть закон, а не письма - пишите в вышестоящую, вряд ли до суда дойдут, им это не интересно - недоимка на копейки, а возмещать судебные пошлины и расходы на юристов - им
путевые листы не транспортные организации вести не обязаны, обоснованность расхода - в том же договоре на использование транспорта можно прописать - типа "служебные поездки директора", актов никаких составлять не надо, так как сумма ежемесячно фиксированная и определена в самом договоре.
к договору прикладывается копия ПТС о мощности двигателя - от этого и зависит размер компенсации

никаких возражений у меня со стороны налоговой по этому вопросу нет, я еще и бензин и запчасти списываю из подотчетных сумм, только в расход по прибыли их не беру - тоже никаких возражений со стороны налоговой

[Veselenochka]

Сообщение от Lana29

Если вы внимательно читали тему,

неужели?
докуметы вам надо? НК вам не документ?
тогда почитайте еще ст 188 ТК РФ, где в частности написано
Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника


При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

может ваш сотрудник на этом авто жену по магазинам возит, с чего бы ему за это компенсацию платить, да еще льготировать ее по ндфл?

в вы гсм не списываете по этому авто? по нему (ГСМ) вопросов нет у проверяющих?

Сообщение от Freed73

никаких возражений у меня со стороны налоговой по этому вопросу нет,

и по поводу проверки. если налоговая у вас чего-то не нашла - это не показатель того, что вы делаете все правильно. это значит, что налоговая плохо искала, поэтому в качестве аргумента вот это "меня налоговая проверяла и у меня все ок" приводить не надо

можно конечно и посудиться с налоговой (если времени много и деньги лишние есть), однако гораздо проще обязать водителя заполнять путевые листы

[Lana29]

Как раз с работодателем проблем вообще нет. Жена и работодатель одно лицо. Сумма компенсации фиксированная минимальная 1200 руб. Я не вижу смысла в путевых листах, т.к., например, в январе сотрудник может использовать авто один раз, а в феврале каждый день. ГСМ и другие затраты уже включены в сумму компенсации 1200 руб.

[Freed73]

Сообщение от Veselenochka

неужели?
в вы гсм не списываете по этому авто? по нему (ГСМ) вопросов нет у проверяющих?
листы

А вот ГСМ точно нельзя списывать - где-то я читал, сейчас навскидку не скажу, в сумму компенсации "входит" расход на ГСМ и прочее обслуживание - точка зрения минфина
а насчет вопросов налоговой - я же не утверждаю, просто делюсь тем, что есть у меня, а уж эту тему налоговая проверила по полной программе, хотя, сколько налоговых, столько и мнений, по себе знаю: то, что в одной инспекции не вызывает сомнений, в другой не принимается, как аргумент

[Freed73]

Сообщение от Lana29

Как раз с работодателем проблем вообще нет. Жена и работодатель одно лицо. Сумма компенсации фиксированная минимальная 1200 руб. Я не вижу смысла в путевых листах, т.к., например, в январе сотрудник может использовать авто один раз, а в феврале каждый день. ГСМ и другие затраты уже включены в сумму компенсации 1200 руб.

мне попадалось разъяснение минфина, что, например, если сотрудник, чье авто компенсируется, был в отпуске, то и компенсация ему начисляется пропорционально отработанным дням
Так что вы поаккуратней про "в январе 1 день"

[Вес`на]

Сообщение от Freed73

мне попадалось разъяснение минфина, что, например, если сотрудник, чье авто компенсируется, был в отпуске, то и компенсация ему начисляется пропорционально отработанным дням

есть такое, но вам то что?

Сообщение от Freed73

Письма ФНС, Минфина и иже с ними носят рекоментадельный характер

[Freed73]

да мне-то ничего, но я на всякий случай, чтоб меньше вопросов, на время его отпуска компенсацию не начислял - сумма не та для сотрудника, чтобы из-за неё убиваться, а со стороны налоговой вроде как лишний ежовый ус снимается