Увольнение сотрудника

[Яна С.]

ситуация такая работник отгулял отпуск в сентябре за период работы с 01.08.07г. по 31.07.08г. (т.е. авансом практически) ему были начислены отпускные 5238р. за минусом НДФЛ на руки 4558р. Он вернулся из отпуска и продолжил работать, в октябре получил полную зп, в ноябре ему на пластиковую карту был перечислен аванс 2000р.А потом выяснилось,что директор забыл сказать,о том ,что работник этот не появляется с 12.11.07г. (оказывается он находится в СИЗО до суда) ,заявление об увольнении он написал с 12.11.07г. А как мне теперь высчитать,что он нам остался должен??? какие проводки сделать??? я запуталась,подскажите пожалуйста! НДФЛ с суммы аванса не был перечислен.:bye:

[Бухгалтерша]

Как рассчитать сумму удержаний за неотработанные дни отпуска

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты под расчет (ст. 137 ТК РФ).

Удержания нельзя проводить, если сотрудник увольняется:
– из-за ликвидации фирмы;
– по сокращению штата;
– при отказе от перевода на другую работу (отсутствии на фирме другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
– из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
– в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
– из-за смены собственника фирмы.

Такие случаи предусмотрены в статье 137 Трудового кодекса РФ.

Рассчитывать сумму удержаний надо в таком порядке.

Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). Несмотря на то, что этот документ принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример расчета фактически отработанных месяцев при увольнении сотрудника до окончания рабочего года

Сотрудник был принят на работу 16 января 2006 г. Рабочий год для предоставления отпуска – с 16 января 2006 г. по 15 января 2007 г. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в мае 2006 года.

Сотрудник увольняется по собственному желанию 5 октября 2006 г.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года составляет 3 месяца 10 дней. Эта величина округляется до 3 полных месяцев. Таким образом, при увольнении фирма вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за 3 неотработанных месяца.

Затем рассчитайте средний дневной или средний часовой (при сменной или почасовой работе) заработок сотрудника для оплаты отпуска.

Общую сумму, которую надо удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, определите по формуле:

Сумма удержаний = Средний дневной заработок × Количество неотработанных месяцев × Продолжительность отпуска, положенного сотруднику за год (как правило, 28 дней) : 12 месяцев


Сотрудник должен возместить фирме всю сумму неотработанных отпускных. Однако из его месячной зарплаты (в т. ч. и из зарплаты под расчет) можно удержать не более 20 процентов начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Пример расчета суммы удержаний из зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска

Секретарь ЗАО «Альфа» Е. В. Иванова была принята на работу 16 января 2006 г. Рабочий год для предоставления отпуска – с 16 января 2006 г. по 15 января 2007 г. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в мае 2006 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб.

Иванова увольняется по собственному желанию 7 ноября 2006 г.

Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – 2 месяца 8 дней. Эта величина округляется до 2 полных месяцев.

Сумма, которую фирма вправе удержать из зарплаты Ивановой при увольнении, равна:
501 руб./дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 2338 руб.

За отработанные дни ноября 2006 года Ивановой начислено 10 000 руб.

Максимальная сумма, которая может быть удержана из зарплаты сотрудницы за ноябрь, составляет:
(10 000 руб. – 10 000 руб. × 13%) × 20% = 1740 руб.

Поскольку сумма, начисленная за неотработанные дни отпуска, больше этой величины, при увольнении Ивановой из ее зарплаты бухгалтер «Альфы» удержал только 1740 руб.

Ситуация: что сделать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно (например, если для этого недостаточно последней зарплаты)

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Другого выхода в настоящее время не существует. Фирма, которая при увольнении сотрудника не смогла удержать с него излишне начисленные отпускные, теряет право на их дальнейшее взыскание. В том числе и в судебном порядке. Об этом сказано в абзаце 3 пункта 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Как отразить в бухучете и при налогообложении удержание за неотработанные дни отпуска

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10):

Дебет 20 (23, 26, 29) Кредит 70
– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки, которая может выглядеть, например, так.

Пример отражения в бухучете удержаний из зарплаты сотрудника сумм за неотработанные дни отпуска

Менеджер ООО «Торговая фирма "Гермес"» А. С. Кондратьев увольняется с 24 ноября 2006 г. по собственному желанию. В августе 2006 года Кондратьев использовал ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 20 февраля 2006 по 19 февраля 2007 года.

Среднедневной заработок Кондратьева для оплаты отпуска составил 421 руб.

За отработанные дни ноября 2006 года Кондратьеву начислена зарплата в сумме 27 480 руб.

На день увольнения Кондратьев отработал в рабочем году 9 месяцев и 5 дней (с 20 февраля по 24 ноября 2006 г.). При расчете суммы удержаний учитываются только 9 месяцев, отработанные полностью.

Количество неотработанных месяцев составляет:
11 мес. – 9 мес. = 2 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Кондратьева за неотработанные дни отпуска, равна:
421 руб. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 1965 руб.

Максимальная сумма удержаний из зарплаты сотрудника за ноябрь составляет:
(27 480 руб. – 27 480 руб. × 13%) × 20% = 4782 руб.

Поскольку сумма удержаний за неотработанные дни отпуска меньше этой величины, всю сумму неотработанных отпускных бухгалтер «Гермеса» удержал из зарплаты Кондратьева за август.

В ноябре 2006 года в учете фирмы сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 70
– 27 480 руб. – начислена заработная плата Кондратьеву за ноябрь 2006 года;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3573 руб. – удержан НДФЛ с заработной платы Кондратьева;

Дебет 44 Кредит 70
– 1965 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 256 руб. (1965 руб. × 13%) – сторнирован излишне удержанный НДФЛ с взыскиваемых сумм.

Ситуация: нужно ли пересчитать налоги при удержании отпускных, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска

Налоги и взносы с излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Ведь база для их расчета уменьшается (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

На сумму отпускных начисляются все зарплатные налоги (НДФЛ, ЕСН, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний). Кроме того, отпускные уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому в тех периодах, когда сотруднику были начислены излишние отпускные, при его увольнении образуется переплата по НДФЛ, ЕСН и страховым взносам. Одновременно может сложиться и недоимка по налогу на прибыль.

Однако в том периоде, когда сотрудник увольняется, из-за удержаний зарплата сотрудника уменьшится. Следовательно, переплата и недоимка по налогам и взносам автоматически погасятся. Таким образом, после пересчета отпускных нужно просто рассчитаться с бюджетом за текущий месяц.

Уточненные декларации за прошлые периоды не сдавайте. Ведь уменьшение заработка сотрудника на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки отчета. Это один из видов удержаний по инициативе администрации, которое фирма произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ).

«Главбух» советует

Попросите сотрудника, уходящего в отпуск авансом, написать два заявления:
– о предоставлении очередного отпуска – с учетом заработанных дней;
– о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты – с учетом оставшихся дней.
Тогда неотработанных отпускных у фирмы не будет.

[Яна С.]

Большое спасибо!!!! Внимательно изучу.