Как правильно списать конверты?

[yula]

Добрый день!

У нас в компании администратор отправляет по почте поставщикам вторую копию накладной. Она письма просто кидает в почтовый ящик.

Подскажите как правильно списать конверты?

[Innoch]

yula, актом на списание конвертов.
Утверждается акт директором, и делается таблица.
У нас таблица выглядит примерно по графам так:
№ п/п
№ исходящего
Адрес отправки
Кому
Количество конвертов
Количество марок

[yula]

Innoch, главным бухгалтером утверждать данный акт можно? Без директора

[Innoch]

yula, а почему не хотите директором?
Я не знаю, можно так или нет. Наверное можно. Главбух же все равно будет проверять эти все акты и реестры...

[yula]

Innoch, У нас директор занятой ) Не поймаешь. Хотя и возможно его поймать

Акт на списание продукции на цели рекламы у нас подписывается менеджером по продаже и главным бухгалтером.

Еще вопросик. Как часто надо конверты списывать? У нас с начала года не списывались конверты.
Как мне теперь их списать? Все разом?

Я просто не давно пришла на работу в эту компанию :smile:

[Innoch]

Сообщение от yula

Еще вопросик. Как часто надо конверты списывать? У нас с начала года не списывались конверты. Как мне теперь их списать? Все разом?

Я конверты и марки списываю сразу, мне так удобнее, потом уже расходую, как удобно. Но вы можете поступить так, как посчитаете нужным: можно и все сразу списать сейчас, можно часть сейчас, часть в следующем месяце, например.
Это не принципиально!

[yula]

Innoch, какие еще документы надо сделать кроме акта на списания?

Приказ нужен?

[yula]

А журналы входящей и исходящей документации на предприятии обязательно вести?

[Innoch]

Сообщение от yula

Innoch, какие еще документы надо сделать кроме акта на списания? Приказ нужен?

Нет, на такую мелочь как конверты не нужно.
Только акт.

Сообщение от yula

А журналы входящей и исходящей документации на предприятии обязательно вести?

Обязательно.

[yula]

Innoch, у нас не большая компания. Входящая документация сразу попадает к директору. Сам забирает письма. Из исходящей только письма с товарными какладными, которые мы возвращаем поставщикам. Журналы тут не ведутся :(

Это теперь надо за полгода востанавливать получается?

[Innoch]

yula, нет, восстанавливать не нужно, начните с сегодняшнего дня журналы

[Наташка-ромашка]

В чем нарушение если не вести журналы исходящ. и вход.

[Innoch]

Назовите основные виды журналов регистрации документов, которые нужно вести обязательно. Чем отличаются журналы учета входящей и исходящей документации от журналов учета входящей и исходящей корреспонденции?
Между терминами «документация» и «корреспонденция» нет никакого различия. Входящие и исходящие документы называют корреспонденцией (иногда перепиской), так как основную их массу составляют деловые письма с приложениями и без них. Согласно Перечню типовых документов с указанием сроков хранения в организации нужно вести журнал регистрации входящей корреспонденции и журнал исходящей корреспонденции. Их можно вести и в электронном виде, и в традиционной форме на бумажном носителе.

каждая организация которая хоть как то имеющая переписку (входящую исходящую корреспонденцию) предпочитает вести журналы сама, чтобы при надобности поднять тот или иной документ. Журналы можно вести разным способом, например:
1. Бумажный. 2 тетрадки разленееных по графам, в одну пишется входящая в другую исходящая корреспонденция. Преимущества - не нужно никаких вложений вообще. Недостатки - если писем (корреспонденции) более 20 шт. в месяц, то к концу года будет довольно тяжело найти документ который проходил в начале года.
2. Электронный ручной. Аналог бумажному. Только в качестве тетрадки либо документ Word либо Excel, также создается таблица входящей и исходящей корреспонденции. Преимущества - не требует больших вложений, прост в эксплуатации и содержании. Недостатки - необходимы начальные знания пользователя ПК, отсутствует резервирование данных (в случае сбоя ПК или ПО - данные могут потеряться), при количестве более 30 шт. в неделю - затруднен поиск документа.
3. Электронный автоматический. Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Есть разные типы СЭД, более подробно это описано здесь. И делятся на платные, бесплатные и ограниченно бесплатные:
1. К платным относятся такие системы как:

• "ИНТАЛЕВ: Навигатор"
• "Бизнес - инженер"
• DocsVision
• МОТИВ
• ЕВФРАТ
• Fossdoc

2. К ограниченно бесплатным относятся:

• Directum (чистое решение (без схемы) - бесплатно)
• "Бизнес - инженер" (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
• Fossdoc (для малого бизнеса (до 5 пользователей) - бесплатна)

3. Бесплатные системы. Все решения распространяющиеся по принципу Open Source. Таких на самом деле довольно много.

Сообщение от Наташка-ромашка

В чем нарушение если не вести журналы исходящ. и вход.

Согласно перечню журналы исходящей и входящей корреспонденции - ст.944.5, срок хранения - 3 года.

Думаю, вас конечно не оштрафуют на миллион долларов за то, что вы их не ведете, но назовите хоть один плюс того, что у вас этих журналов нет? Во-первых, по правилам их вести нужно, во-вторых, это удобнее для самой организации, в-третьих, если вдруг возникнет какая-то спорная ситуация - вы можете открыть журнал и посмотреть когда по факту вам пришла та или иная корреспонденция. Ну, и так далее.

[Наташка-ромашка]

Получила я письмо от налоговой или от покупателя... поставила на нем дату получения и подшила в отдельную папку зачем регистрировать тратить на это время.
Написала я письмо, сообщение... оставила себе экземпляр, зачем его регистрировать.

[Innoch]

Сообщение от Наташка-ромашка

зачем регистрировать тратить на это время.

кошмар... вы наверное с делопроизводством совсем не знакомы, от того и комментарии ваши таковы...
Да, мы многое делаем так, тратим на это время. Но я считаю, что это вообще секундное дело, просто раздувается из мухи слон.
И мне интересно, удобно ли вам будет искать нужное вам письмо, если вы не знаете: когда оно к в вам пришло и кому его отписали на исполнение. Вы будете перелопачивать все шкафы за все года? Или у вас феноменальная память и каждую входящую и исходящую корреспонденцию вы помните наизусть: куда подшили, краткое содержание письма, кому его отписали, когда именно получили...
Конечно, этого всего нет и если вам нравится бардак в ваших документах, то вы вправе не вести эти журналы.

[Innoch]

Возможно пригодится кому-либо, как образец:

4.6.4.3 Входящая и исходящая корреспонденция
а) Общие положения
Входящей и исходящей корреспонденцией, как правило, являются письма и факсы, создаваемые или получаемые сотрудниками Компании.
б) Создание, регистрация, хранение
1 Регистрация документов - это фиксация факта отправления/ поступления документа путем проставления на нем индекса (номера) и даты с последующей записью необходимых сведений в регистрационных формах.
2 Регистрация документов производится секретарем и осуществляется по следующим формам:
— форма журнала регистрации исходящих документов (см. приложение 16);
— форма журнала регистрации входящих документов (см. приложение 17).
3 Не подлежат регистрации рекламные извещения и статьи, поздравительные письма, сообщения о заседаниях и совещаниях, пригласительные билеты, прейскуранты.
4 Регистрация производится однократно. Поступающие документы регистрируются в день их поступления, исходящие и внутренние - в день их подписания или утверждения.
5 Регистрационный номер состоит из:
— текущего номера по порядку в журнале регистрации,
— знака дроби,
— текущего месяца (2 цифры),
— дефиса,
— текущего года (2 цифры).
Например, 78/11-04.
6 С началом нового года нумерация входящих документов ведется начиная с единицы.
в) Организация работы с исходящими документами
1 Отправляемые из Компании документы называют исходящими.
2 Исходящие документы изготавливаются секретарем, а при наличии автоматизированных рабочих мест сотрудники Компании сами изготавливают исходящие документы или поручают эту работу секретарям/ координаторам в структурных подразделениях.
3 Исходящими документами, как правило, являются письма и факсы.
4 Исходящие письма/ факсы оформляются на официальном бланке Компании изготовленном типографским способом или в электронном виде.
5 При необходимости – письма могут корректироваться высшим руководством, ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА или менеджером по рекламе и PR. Для этого сотрудник Компании составляет проект письма/ факса, передает его высшему руководству/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджеру по рекламе и PR по электронной почте. Высшее руководство/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджер по рекламе и PR по электронной почте вносит свои корректировки в электронную версию письма/ факса и возвращает документ сотруднику.
6 Также высшее руководство/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджер по рекламе и PR по просьбе сотрудника может предоставить типовой образец письма/ факса.
7 Текст письма/ факса, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма/ факса (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. Факс подписывается сотрудником-исполнителем. В письме должна использоваться только одна из форм изложения текста:
— от первого лица («Прошу»; «Просим»);
— от третьего лица единственного числа («Компания просит»);
— от третьего лица множественного числа («Руководство предприятия и трудовой коллектив просят»).
8 Отправка документов осуществляется централизованно секретарем. Документы могут быть отправлены по факсу, по почте или курьерской почтой.
9 Если документ отправляется по факсу секретарем/ координатором отдела самостоятельно, то секретарь/ координатор отдела обязан подойти к секретарю и проставить на документе штамп с указанием исходящего номера и предоставить секретарю копию документа.
ООО «ХХХ»
Исх. № 87/09-04 .
от 06.09.04 г.

10 Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Если документ поступил секретарю на регистрацию после 17:00, допускается отправка на следующий день.
11 Отправке подлежат только те документы, которые оформлены в установленном порядке и имеют подпись, отметку об исполнителе документа, дату и исходящий регистрационный номер.
12 Отправке курьером/ почтой подлежат только те документы, которые оформлены в установленном порядке в соответствии с «РИ по использованию услуг курьера» (должна быть обязательно оформлена и передана секретарю «Заявка на курьера»).
13 Исходящие документы, отправляемые почтой, курьером или факсу, регистрируются у секретаря. Исходящие документы, отправляемые почтой или курьером должны отправляться только в фирменном конверте Компании. Допускается отправка документов в белом/ коричневом почтовом пакете только при обязательном изготовлении наклейки с указанием наименования и адреса отправителя, т. е. Компании.
14 Если документ будет отправляться почтой, то наклейку с подробным наименованием и адресом получателя необходимо приклеить в правый нижний угол конверта, а в левый верхний угол – наклейку с указанием наименования и адреса отправителя, т. е. Компании, например,
ОТПРАВИТЕЛЬ:
ООО «ХХХ»

Ул. Название, д. №№, стр. №№
0123456, г. Москва

ПОЛУЧАТЕЛЬ:
Директор ЗАО «ХХХ»
Г-н И.О. Фамилия

Ул. Название, д. №№, стр. №№
654321, г. Москва

15 Если документы отправляются курьером, то наклейка с наименованием и адресом получателя клеится в правый верхний угол конверта.
16 При отправке документов в государственные органы следует оформлять «Опись документов для передачи в госструктуры» с перечнем и количеством вложенных документов. Пример описи представлен в приложении 18.
17 Исходящий документ не должен содержать более 1 адресата. При направлении документа более чем в 1 адрес составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «Копия» перед 2, 3, 4 и т. д. адресатами не проставляется.
Передача исходящих документов на подписание генеральному директору осуществляется через ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА. Все исходящие документы, требующие подписи или утверждения генеральным директором, должны быть согласованы с руководителями подразделений по принадлежности.
18 Копии отправленных документов передаются секретарям и подшиваются в дела.
г) Организация работы с входящей корреспонденцией
1 Документы, поступающие на ООО «ХХХ» курьером, по почте, телеграммы, телефонограммы принимаются секретарем, где документы проходят следующие этапы обработки:
— Вскрываются все конверты, в том числе корреспонденция с пометкой «Лично».
— Конверты не уничтожаются.
— Предварительное рассмотрение входящих документов производится секретарем с целью распределения документов на:
- регистрируемые и нерегистрируемые;
- направляемые на рассмотрение генеральному директору;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
2 Информация, поступающая в Компанию по факсу на ресепшн, регистрируется секретарем. Входящий номер, присвоенный секретарем, является единственным в своем роде сопровождающим номером документа на всем пути его следования по Компании.
3 Регистрация поступивших документов производится в «Журнале регистрации входящих документов». На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием Компании, указанием даты поступления документа и порядкового входящего номера (с начала года). Зарегистрированные входящие документы хранятся в папке «Входящие» два года (текущий год и предыдущий год).
Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка – «+ приложение на 2 л».
4 Телеграммы, телефонограммы, телексы, договоры, платежные документы, письма клиентов, документы с пометкой «Срочно» необходимо после регистрации незамедлительно представлять на рассмотрение или исполнение.
5 Доставка документов на рассмотрение генеральному директору или на исполнение непосредственно в структурные подразделения и конкретным исполнителям (счета, акты приемки-передачи, поручения на отгрузку, спецификации и т. п.) осуществляется после регистрации. Секретарь обязан оповестить сотрудника, на чье имя пришла корреспонденция, о том, что ему пришло письмо/ факс по электронной почте/ отправить sms-сообщение на мобильный телефон с указанием отправителя и заголовка письма.
6 Доставка входящих документов исполнителям осуществляется координаторами подразделений в день их поступления в течение 30 минут.
7 Рассмотрение документов осуществляется в течение суток.
4.6.4.4 Оформление информационных досок
а) Общие положения
1 Одним из способов доведения информации до сотрудников Компании и ее посетителей является размещение информации на информационных досках.
2 Информационные доски располагаются в помещениях Компании: в местах общего пользования (коридоры и т. п.).
3 Информация, размещаемая на информационных досках, определяется спецификой деятельности структурного подразделения.
4 Обновление информации на досках осуществляется в соответствии «РИ Оформление информационных досок».

[Наташка-ромашка]

Делопроизводство это для секретаря - референта , а не для бухгалтера, а у бухгалтера должна быть хорошая память на свои дкументы. Достаточно все вовремя сшивать помесячно и складировать по годам .

[Innoch]

Наташка-ромашка, а я и не говорила, что регистрировать почту - работа бухгалтера. Так что...

[yula]

Наташка-ромашка, к тому же на не больших предприятиях секретаря может и не быть...

[Наташка-ромашка]

У нас нет секретаря , а мне приходится быть кадровиком и в бухгалтерии я одна. Так вот я и спрашивала если у меня нет времени на регистрацию разве это нарушение