Прозд сотрудников общественным транспортом

[stasenjka]

Как вы оформляете проезд сотрудников общественным транспортом до работы и обратно. И как с налогообложением?Подскажите пожалуйста!!!

[Анн@]

http://www.glavbyh.ru/showthread.php?p=53632&posted=1#post53632

Оплату проезда на работу и с работы надо прописать в труд. договоре, т.к. в расходы иначе нельзя включить. ЕСН и НДФЛ не облагается. Посмотрите в интернете поиском, я много статей на эту тему нашла.

[Анн@]

Оплата проезда доходом сотрудника не является
Сегодня довольно распространена ситуация, когда работодатель возмещает стоимость проезда сотрудникам, чья работа связана с постоянными перемещениями по городу. Но вот считается ли эта компенсация доходом работника? Такой вопрос налогоплательщики неоднократно задавали специалистам Минфина России. И на этот раз чиновники пришли к выводам, которые должны полностью устроить налогоплательщиков. Об этом пойдет речь в нашей сегодняшней публикации.
Позиция Минфина России
Минфин России в письме от 04.05.06 № 03-05-01-04/112 рассмотрел ситуацию, когда работодатель компенсирует сотрудникам стоимость проездных билетов, которые используются для выполнения служебных обязанностей. Специалисты этого ведомства указали, что в этом случае с суммы возмещения НДФЛ не удерживается. Также не надо начислять ЕСН.
Чиновники руководствовались следующими доводами. В соответствии со ст.41 НК РФ доход – это экономическая выгода в денежной или натуральной форме. А когда фирма компенсирует стоимость проезда тех сотрудников, которые связаны с разъездной работой, то никакой выгоды работники не получают. Поэтому суммы возмещения транспортных расходов не облагаются НДФЛ, если такая компенсация вызвана производственной необходимостью.
Так же обстоит дело и с ЕСН. Налоговой базы для начисления просто нет. Ведь п.1 ст.236 НК РФ установлено, что ЕСН облагаются выплаты в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам. А согласно п.1 ст.237 НК РФ, при определении налоговой базы учитываются любые выплаты (кроме перечисленных в ст. 238), предназначенные для работника.
Однако когда организация оплачивает сотруднику транспорт, которым он пользуется при выполнении служебных обязанностей, нельзя говорить о том, что ему выплачивается доход по трудовому договору. Поэтому и ЕСН с этой суммы платить не надо.
Позиция налоговиков
На вопрос подлежит ли налогообложению единым социальным налогом оплата организацией стоимости проезда ее сотрудников, работа которых носит разъездной характер, специалисты налогового ведомства дают следующий ответ.
В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
При отсутствии обеспечения работника специальным транспортом на время выполнения служебных обязанностей для оплаты проезда сотрудников, работа которых носит разъездной характер, организация может применять следующие формы оплаты проезда:
- приобретение проездных билетов или выдача денежных средств под отчет работникам для приобретения проездных билетов. Пользование проездными билетами осуществляется в рабочее время для проезда к месту выполнения работ (оказания услуг). Для подтверждения производственного характера поездок используется книга (журнал) местных командировок;
- оплата работникам стоимости проезда на общественном транспорте для выполнения ими служебных обязанностей. Основание выплаты заявление работника об оплате транспортных расходов, проездные билеты, а также соответствующий приказ организации.
Разъездной характер работы должен подтверждаться должностной инструкцией работника. При наличии документально подтвержденных расходов физического лица производственного (служебного) характера оплата организацией в любой форме стоимости проезда не рассматривается как произведенная в интересах физического лица и, следовательно, в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежит налогообложению ЕСН.
Все вышесказанное подтверждается также и Судебной практикой.
Постановление ФАС ЦО от 26.01.04 № А48-2775/03-2
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы возмещения работникам предприятия расходов на поездки в общественном транспорте в связи с выполнением ими трудовых обязанностей являются компенсационными выплатами, которые исключаются из налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.
Перечень таких работников утверждается руководителем организации. Кроме того, выплаты, компенсирующие стоимость проезда сотрудников на городском транспорте к месту выполнения работ, не облагаются налогом на доходы физических лиц только при наличии иных документов, подтверждающих разъездной характер работ, таких как должностная инструкция, распоряжения руководителя предприятия, путевые листы, являющиеся основным первичным документом учета работы автотранспорта организации.
При отсутствии вышеуказанных документов, а также в случае, если приказом руководителя на оплату проездных билетов не указаны конкретные работники, которым в связи с разъездным характером работ может оплачиваться проезд, денежные средства, выданные сотруднику для приобретения проездных билетов, подлежат налогообложению на общих основаниях.
Аналогичные доводы содержатся также и в Постановлении ФАС СЗО от 07.07.03 № А56-40888/02
Постановление ФАС МО от 02.02.06 № КА-А41/14222-05
Как видно из материалов дела общество отнесло затраты по приобретению проездных документов к расходам предприятия исходя из характера деятельности последнего, поскольку деятельность, которую осуществляет теплоснабжающее предприятие, предполагает большое количество поездок работников в пределах города для заключения договоров теплоснабжения, снятия показаний счетчиков, мелкого ремонта тепло и электросетей и т.п. Таким образом, деятельность отдельных сотрудников предприятия носит разъездной характер, что подтверждается должностными инструкциями.
В соответствии с пп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей.
Судебными инстанциями сделан правомерный вывод о том, что заявителем в соответствии с п.1 ст.236 НК РФ и обоснованным применением пп.12 п.1 ст.238 НК РФ не включены в налогооблагаемую базу по ЕСН стоимость оплаты проезда городским транспортом своим сотрудникам, поскольку указанные выплаты компенсируют расходы, понесенные в связи с выполнением служебных обязанностей и не могут быть отнесены к оплате, произведенной в пользу физических лиц в оплату произведенных работ.
В связи с указанным несостоятельна ссылка инспекции на неправильное применение судом п.3 ст.236, пп.12 п.1 ст. 238 НК РФ, поскольку налогоплательщиком не производилось применение льгот по проезду.
Постановление ФАС МО от 13.01.06 № КА-А40/13264-05
Суд рассмотрел довод Инспекции о том, что Общество необоснованно не удержало НДФЛ с сумм доходов работников организации в виде проездных билетов.
Суд обоснованно указал, что проездные билеты приобретались Обществом не в интересах работников, а в целях выполнения ими своих служебных обязанностей, то есть в интересах работодателя. Обоснованность вывода подтверждается документами, имеющимися в материалах дела: служебными записками руководителя Общества, штатным расписанием, авансовыми отчетами лиц, ответственных за приобретение проездных документов.
Возражения Инспекции относительно того, что Обществом не был представлен список лиц, использующих проездные билеты, а соответственно, не подтвержден разъездной характер работы отдельных сотрудников, не могут являться основанием для изменения или отмены судебных актов, поскольку действующим налоговым законодательством не установлен конкретный перечень документов, подлежащий представлению при данной ситуации в налоговый орган.
В связи с чем кассационная инстанция считает, что судом правильно применен п.3 ст.217 НК РФ, в соответствии с которым не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Подведем итоги…
На наш взгляд, выводы специалистов Минфина РФ и ФНС РФ абсолютно обоснованны. Действительно, компенсацию тех сумм, которые сотрудник компании тратит при выполнении служебных обязанностей, сложно назвать его доходом. А значит, и налоговой базы для начисления НДФЛ и ЕСН не возникает.
Однако обратите внимание на следующее. Для того, чтобы избежать в последующем придирок инспекторов и доказать, что компенсируемые транспортные расходы действительно вызваны производственной необходимостью, компании необходимо подготовить и правильно оформить все подтверждающие документы.
1. В заранее подготовленных должностных инструкциях сотрудников, работа которых связана с разъездами, необходимо предусмотреть порядок компенсации проезда, выбрав ее форму.
2. Необходимо подготовить приказ руководителя компании, в котором указать список сотрудников, которым фирма компенсирует проезд, а также определить, какие суммы и для какого вида транспорта выдаются.
Деньги на проезд сотрудникам удобнее выдавать в начале месяца, на срок, который определит руководитель. Лучше, если такой срок будет установлен до конца месяца. А уже в конце месяца сотрудники должны сдать в бухгалтерию авансовые отчеты, к которым приложены использованные билеты.
Ведущий специалиалист по гражданскому и налоговому праву
ООО «Юридическая фирма «Ардашев и Партнеры»

[Анн@]

Оплата проезда сотрудников
АГ «РАДА» /
Нередко фирмы оплачивают проезд своих сотрудников до места работы. Бухгалтеру важно знать, как правильно учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль, ЕСН и НДФЛ.
Налог на прибыль
В подпункте 26 статьи 270 Налогового кодекса говорится, что оплата проезда к месту работы и обратно не включается в состав расходов при исчислении налога на прибыль. Однако это правило имеет исключения. Первое из них касается предприятий, которым разрешено учитывать такие траты в силу технологических особенностей производства. Правда, Налоговый кодекс не разъясняет, что это за особенности. По нашему мнению, к таковым можно отнести:
– нахождение подразделения предприятия вдали от основного производства;
– на предприятии установлен многосменный график работы, и сотрудников привозят ночью, когда общественный транспорт уже не ходит.
Пример
ЗАО «Передовик» строит склад на участке, который удален от маршрутов общественного транспорта. Работников перевозят на автобусе от офиса предприятия до места строительства. Для этого «Передовик» заключил договор с транспортной фирмой. Стоимость услуг по перевозке работников составляет 23 600 руб. (в том числе НДС 3600 руб.) в месяц. «Передовик» исчисляет налог на прибыль по методу начисления.
Перевозка сотрудников вызвана производственной необходимостью, поэтому бухгалтер ежемесячно списывает 20 000 руб. (23 600 – 3600) на стоимость строящегося склада. Эти затраты будут уменьшать облагаемую налогом прибыль по мере того, как на этот объект будет начисляться амортизация.
Второе исключение заинтересует большинство фирм. Расходы на проезд сотрудников можно учесть при исчислении налога на прибыль, если они предусмотрены в трудовых и (или) коллективных договорах. Поэтому дополнительный пункт в этих документах может выглядеть так:
«…16. Работникам предприятия ежемесячно компенсируются расходы по оплате стоимости проезда до места работы транспортом общего пользования. Компенсация выплачивается в день зарплаты после сдачи проездного билета в бухгалтерию».
ЕСН и НДФЛ
Вопрос о том, нужно ли начислять ЕСН на стоимость проездных билетов, является спорным. Нужно отметить, что чиновники не оставили его без внимания и неоднократно давали ответы, хотя довольно противоречивые. Например, в письме Минфина от 16 ноября 2001 г. № 04-04-07/192 указано, что оплата фирмой проездных билетов включается в базу для начисления ЕСН, причем даже несмотря на то, что выплата произведена за счет чистой прибыли.
В том же году месяцем позже Минфин составляет еще одно письмо (от 26 декабря 2001 г. № 04-04-06/508). В нем чиновники разрешили не начислять ЕСН на стоимость проездных, но только если руководитель фирмы своим приказом утвердил, что работа сотрудника носит разъездной характер и он не обеспечен специальным транспортом. Кроме того, это может быть подтверждено должностной инструкцией работника.
Такие противоречивые советы привели бухгалтеров в недоумение. Одни из них начисляли ЕСН, другие – нет. Последним пришлось отстаивать свою правоту в суде. Отметим, что арбитры их поддержали. Например, подобное дело рассмотрел Федеральный арбитражный суд Центрального округа (постановление от 26 января 2004 г. № А48-2775/03-2).
Фирма приобретала двум своим сотрудникам проездные билеты, так как им по роду деятельности необходимо было пользоваться городским транспортом. Для этого директор выпустил соответствующий приказ.
Налоговики сочли, что на стоимость проездных нужно начислять ЕСН. Но с их позицией судьи не согласились. В своем решении они указали, что ЕСН не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, которые связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей. На это указано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса. Поэтому арбитры пришли к выводу, что суммы оплаты проездных билетов носят компенсационный характер и связаны с выполнением сотрудниками своих обязанностей. Следовательно, начислять ЕСН нельзя.
Также в этом судебном споре арбитры указали, что удерживать налог на доходы физических лиц со стоимости проездных не надо. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Аналогичное мнение выразили и судьи в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 13 ноября 2003 г. № КА-А40/9041-03.
Отметим, что налоговики не могут прийти к единому мнению по поводу уплаты НДФЛ с сумм оплаты за проезд. Например, в письме УМНС по г. Москве от 9 сентября 2002 г. № 28-11/41577 они разъясняют, что налог начислять нужно. Однако чуть ранее чиновники этого же ведомства в письме от 8 августа 2002 г. № 28-11/36252 сделали исключение для сумм оплаты проезда, которые имеют производственный характер.
Оформляем документы
Рассмотрев арбитражную практику, можно сделать следующий вывод. Чтобы не начислять ЕСН, нужно лишь правильно оформить документы. Рекомендации по их составлению приведены, например, в письме УМНС по г. Москве от 27 июня 2003 г. № 28-07/34871 (далее – Письмо).
Из послания следует, что ЕСН не начисляется в двух случаях. В первом, если оплата проездных отнесена к расходам, не уменьшающим облагаемую налогом прибыль (п. 26 ст. 270 НК). А, согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса, такие выплаты сотрудникам не облагаются ЕСН.
Во втором случае оплата проезда сотрудникам не облагается этим налогом, если составлены определенные документы. К таким относятся:
– приказ (распоряжение) на основании которого работник направляется для исполнения служебных обязанностей вне места основной работы (с приложением разовых проездных билетов);
– маршрутный лист (при отсутствии разовых проездных билетов, но известной стоимости проезда), заверенный подписями и печатями организаций посещения.
При этом неважно, предусмотрена оплата проезда в трудовом или коллективном договоре или нет.
Нелишним будет и приказ об утверждении списка сотрудников, работа которых носит разъездной характер. Такой документ также поможет оправдать оплату проезда. Приказ может выглядеть следующим образом:
ООО «Весна»
Приказ
от 5 января 2004 г. № 5
О перечне должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер
Приказываю:
1. Утвердить список должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер (приложение 1).
Директор ООО «Весна» Лебедев А.В. Лебедев
(подпись)

Приложение 1
к приказу № 5 от 5 января 2004 г.
Список должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер
№ п/п Должность Ф.И.О.
1. Курьер Костылева Л.А.
2. Кассир Лазукова Н.В.


А вот если проездной билет приобретен, но производственный характер разъездов не подтвержден, то ЕСН начислить надо.
По нашему мнению, те же документы помогут избежать сотруднику НДФЛ. Также приведенный список может обосновать расходы по оплате проезда сотрудников, если фирма учитывает их при расчете налога на прибыль. Напомним, что право работников на такие выплаты нужно прописать в коллективном или трудовом договоре.
Отражение в бухгалтерском учете
Отметим, что процедура приобретения проездных билетов для работников и их выдачи может быть различной. Так, сотрудник организации может самостоятельно купить проездной билет. В конце месяца он представит в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложит купленный ранее билет. На основании этого отчета работнику возместят его расходы. В этом случае расчеты с сотрудником будут отражаться на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Также организация может приобрести проездные билеты централизованно – по безналичному расчету или через специально уполномоченное подотчетное лицо. В этом случае их необходимо оприходовать на баланс, прежде чем выдавать работникам. Для этого используется субсчет 50-3 «Денежные документы».
Расходы на приобретение проездных билетов для сотрудников в бухгалтерском учете списываются на счета учета затрат. Это следует из пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». При этом такие расходы должны быть отнесены на счет, на который списывается заработная плата работника, для которого был приобретен проездной билет. Например, стоимость билета, купленного для начальника отдела кадров производственного предприятия, будет списана на счет 26 «Общехозяйственные расходы». Если проездной билет приобретен для продавца, работающего в торговой организации, то будет использован счет 44 «Расходы на продажу».
Пример
Торговая фирма ЗАО «Осень» компенсирует своим работникам стоимость проездных билетов от одного места работы к другому (филиал). В июне сотрудник организации И.И. Иванов потратил на проезд 700 руб. (это подтверждают проездные билеты). В этом же месяце фирма компенсировала ему расходы.
Однако приказ, на основании которого работник совершал поездки, не был составлен. Бухгалтер «Осени» начислил на сумму компенсации ЕСН и удержал НДФЛ.
В учете фирмы сделаны следующие записи:
Дебет 44 Кредит 73
– 700 руб. – начислена Иванову компенсация за проезд;
Дебет 44 Кредит 68, 69
– 249,2 руб. (700 руб. х 35,6%) – начислен ЕСН на сумму компенсации оплаты проезда;
Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»
– 91 руб. (700 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с компенсации Иванова;
Дебет 73 Кредит 50
– 609 руб. (700 – 91) – выплачена Иванову компенсация за проезд.
Т.А. Аверина, эксперт АГ «РАДА»

[Анн@]

Российский бухгалтер.
http://www.rosbuh.ru
Налоговый учет компенсаций сотрудникам с разъездным характером работы: комментарий к письму Министерства финансов РФ от 19.04.2007 № 03-03-06/1/250

15.06.2007
И.В. Демичева
Налоговый консультант

Работа некоторых сотрудников фирмы может носить разъездной характер. Например, если в штатном расписании предусмотрены должности курьеров, экспедиторов, мастеров, работающих по вызову, и другие подобные должности для работы вне офиса. Как правило, фирмы компенсируют рабочим их «разъездные» траты. В опубликованном письме Минфин разъяснил, как эти расходы влияют на «прибыльный» налог. Кроме того, в комментарии мы расскажем о налогообложении таких выплат «зарплатными» налогами.

1 «Разъездная» компенсация
В прошлом году «разъездные» выплаты сотрудникам, которые постоянно работают «в пути», получили официальный статус компенсаций. Это стало возможным благодаря новой статье 168.1 Трудового кодекса. По ней работодатель должен возмещать ряд затрат, связанных со служебными поездками сотрудника. Например расходы по проезду, найму жилья, дополнительные расходы по проживанию вне постоянного местожительства (суточные, полевое довольствие) и другие затраты, которые произведены «с разрешения или ведома работодателя».

Правда, чтобы это новое положение «работало» и давало фирмам соответствующие налоговые «плюсы», нужно правильно оформить всю необходимую документацию. Трудовой кодекс предписывает установить размеры и порядок оплаты «разъездных» трат в трудовых или коллективных договорах, а также внутренних распорядительных документах компании. Кроме того, фирма должна утвердить перечень работ, профессий или должностей, которые связаны со служебными поездками. И, наконец, указать в должностных инструкциях соответствующих работников, что их работа носит разъездной характер.

При выполнении этих условий компания может заметно сэкономить на налогах. Рассмотрим подробнее, какие выгоды несет фирмам новый статус «разъездной» компенсации.

2 Экономия: «прибыльная»...
До того как была установлена обязанность компании компенсировать вышеперечисленные траты, она могла возместить работнику только расходы на проезд. Либо установить фиксированную надбавку за разъездной характер работы. И только эти расходы можно было учесть при расчете «прибыльного» налога. То есть оплату жилья и питания при длительной поездке, как и другие необходимые издержки, фирма могла возместить работнику только за свой счет. Ведь Трудовой кодекс не позволял считать подобные служебные разъезды командировками.

Не относятся такие поездки к командировкам и сейчас. Однако ситуация с затратами на них теперь совершенно иная. Поскольку «разъездная» компенсация установлена законодательством, ее можно включить в затраты на оплату труда. То есть учесть в налоговых расходах по статье 255 Налогового кодекса. Причем именно в том «составе», который указан в Трудовом кодексе. Включая оплату по найму жилья, суточные и прочие расходы, которые были согласованы с работодателем. Главное, чтобы они были подтверждены документами. Так, на стоимость проезда могут указать билеты, на стоимость проживания — счета гостиниц и т. д. Для обоснования выдачи суточных лучше всего составить приказ, в котором указать длительность поездки в днях. Нелишним будет и служебное задание, где обозначены место и цель поездки. Выполнив эти несложные формальности, фирма полностью застрахует себя от разногласий с инспекторами при расчете налога на прибыль.

3 ...и «зарплатная»
Компенсационный статус «разъездных» выплат поможет работодателям сэкономить и на «зарплатных» налогах. В пункте 1 статьи 238 Налогового кодекса прямо указано, что законодательно установленные компенсации, в том числе связанные с выполнением трудовых обязанностей, не облагают соцналогом. Заметим, что ранее налоговые работники требовали начислять его на выплаты «разъезжающим» сотрудникам. Теперь же делать этого не придется. Что подтвердили и финансисты в письме от 21.08.2006 № 03-05-02-04/130.

Правда, и здесь важно правильно «подстраховать» документально расходы на служебные поездки. Ведь упомянутое положение кодекса освобождает такие выплаты от соцналога в пределах норм, которые установит фирма. Сделать это можно в тех же трудовых, коллективных договорах или распорядительных документах фирмы. При этом сумму суточных фирма может установить в фиксированном размере, а по расходам на проезд и проживание предусмотреть компенсацию согласно «первичке» по таким издержкам.

Что касается налога на доходы «разъезжающих» работников, то до упомянутой поправки в Трудовой кодекс фирма была вправе не облагать лишь стоимость проезда. Остальные расходы можно было лишь приплюсовать к зарплате и удержать с них налог на доходы в обычном порядке. Теперь все издержки, перечисленные в статье 168.1 Трудового кодекса, освобождены от этого налога по статье 217 Налогового кодекса как компенсации. Но опять же в пределах норм, которые установит фирма. Как указано выше, это можно сделать в договорах с сотрудниками и «локальных нормативных актах» (письмо Минфина России от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252*).

[stasenjka]

Анн@, спасибо!Но у нас немножко другая ситуация. Сотрудники пользуются транспортом не по разъездному характеру работу, а просто до работы и домой...Может как компенсацию оформить?

[Анн@]

Сообщение от stasenjka

Сотрудники пользуются транспортом не по разъездному характеру работу, а просто до работы и домой...Может как компенсацию оформить?

А это не подходит?
Оплата проезда сотрудников
АГ «РАДА» /
Нередко фирмы оплачивают проезд своих сотрудников до места работы. Бухгалтеру важно знать, как правильно учесть такие расходы при исчислении налога на прибыль, ЕСН и НДФЛ.