Я в панике! Что делать если нет документов, подтверждающих отгрузку?

[Cdtnrf]

История ужасная, честно, я в панике

Наш покупатель прислал нам деньги по счету (предоплата).Год она провисела на счете. И тут выясняется инфа, от которой волосы встают дыбом:
Мы, как оказалось,купили у одной фирмы заказываемое оборудование и доставили нашему покупателю (тому, который предоплату внес).Та фирма, у которой покупали, доставляла товар своими силами до нашего покупателя.
Только я об этом узнаю только сейчас!!!!Никаких документов нет!!! Продавца не найти, покупатель не запрашивал отгрузочные, предолпату этот год не требовал... А тут как гром среди ясного неба - грузанули,а вот ни одного документа, что они получили -нет.

Я сижу на первичке. Никаких отгрузочных мне делать не поручали.Но спросят с меня - т.к.это мой участок. Как получилось, что отвезли все без наших отгрузочных - ума не приложу. Девушка, которая этим занималась "в несознанке", типа всем говорила (ага, конечно) и вообще, "я не бухгалтер, я про отгрузочные знать не обязана". То, что мне вообще об этой операции не сказали НИЧЕГО!!!! - никого не волнует.

А что я могу теперь сделать? Вот предложу я покупателю акт сверки - он мне скажет, что товар не получали, а вот деньги не мешало бы вернуть...

Ой, мамочки...Есть какой-то выход? Хоть через жд - там делали отметку о получении? Или все, 20 млн. пропали?

Пожалуйста, мне очень нужен совет!!!

[Log_in]

Договоры на покупку и продажу в наличии?
Нужно было ими руководствоваться.
На каком основании ваш поставщик отгрузил оборудование вашему покупателю?
Есть доверенности, печати, подписи?
Кто внутри вашей организации курировал эту сделку?
В любом случае всегда есть свидетели факта отгрузки, в компании вашего поставщика обязательно есть путевой лист и т.д. и т.п.
Почему раньше не трясли свое руководство, что длительное время висит кредиторка?
Документы нужно будет восстановить, если не отразили в БУ - отразить текущим периодом, для НУ - периодом совершения хоз.операций , при необходимости сдать корректирующие декларации.

[Cdtnrf]

Поставщика уже нет, похоже...И свидетелей с ним...
В тот момент была котовасия, глав.бухгалтера не было, отгрузками занималась она. заказ сделали, а документы никто не выписал. И отгрузили, выходит, без документов. Сейчас страшно сверяться - покупатель посмотрит, что документов нет и попросит под это дело вернуть аванс.

Разумеется, все кто делал заказ, разом все забыли - типа может и были документы. я не на этом участке, мы говорили, что надо отгрузочные делать...Я об этой отгрузке узнала только сейчас, про 20 млн. я бы так просто не забыла.

Осталось только искать поставщика, да? Наш последний шанс?
А через жд никак затребовать документы нельзя?

[Youlia]

Cdtnrf, Вы какую должность занимаете на этом предприятии? У Вас есть должностная инструкция: когда и на основании каких документов Вы должны выписывать накладные на отгрузку и т.д.?

[Cdtnrf]

Бухгалтер по сверке, 62 счет тоже мой, всякая сложная документация...Должностных инcтрукций нет, фирма маленькая. Просто я единственная, помимо глав.буха с бухгалтерским образованием - остальные "по знакомству". Аргумент из серии - "я не бухгалтер, я не знала, что надо документы делать" - это в порядке вещей.

Я реализацию не выписывала никогда раньше, этим глав.бух.занималась, в тот момент когда все произошло, она как раз уволилась.Документы меня тогда не просили выписать,завести, на стол ничего не клали, про отгрузку не сказали.Просто отправили 20 млн.груза без документов.А теперь девушка, которая делала заказ якобы всем об отгрузке говорила, новый глав.бух ничего не знала (она в курсе была, я ей лично говорила про предоплату, про отгрузку я сама не знала) - и вроде как Я не проследила, что дебеторка висит...

В общем, кто бы не был виноват - а чую, разгребать мне. Вот я и не знаю, можно ли вообще сейчас что-то сделать?Как подступиться-то?

[Elenab]

а Вы попробуйте попросить акт сверки в их редакции и посмотрите, стоят ли эти суммы на поступление товара (у них к уменьшению НДС при поступлении), и если сумма в 20 млн у них будет отражена, тогда и попросите у них копии ваших документов.

[Cdtnrf]

Если честно, боюсь разбудить осиное гнездо. Что пока покупатель сам, может, забыл, а потом увидит, что первички-то нет - и "Вы нам ничего не привозили!". Меня тогда руководство за подобную инициативу вообще убьет

Глав.бух.вообще хочет молчать до победного, а потом списать эти деньги на доходы...

[Elenab]

[QUOTE=Cdtnrf;254368] пока покупатель сам, может, забыл, а потом увидит, что первички-то нет - и "Вы нам ничего не привозили!".

не думаю, что бы они забыли про дебеторку в 20 млн руб

[Youlia]

Сообщение от Cdtnrf

Глав.бух.вообще хочет молчать до победного, а потом списать эти деньги на доходы...

Ну.. раз главбух так хочет - Вам-то все эти разбирательства зачем?))) Главбух в курсе, он принял решение, от Вас больше ничего не требуется, как я понимаю.

[Elenab]

сейчас ответственность несет за все гл бух (пока не уволится), а если уволится, то тогда опять отвечаете за все Вы (как "сторожил").
Но другого выхода, я лично, не вижу...

[Log_in]

За такую сумму давно бы уже стрясли десять шкур. Отгрузка скорее всего была (да в головах бардак, но не до такой же степени чтобы не замечать отсутствие поставки на 20 млн.), а угроза здесь скорее со стороны налогового контроля, любая проверка обнаружит отсутствие отражения реализации в учете, недостачу оборудования на 20 млн. и т.д. и т.п. и здесь штрафы будут не детскими.