Электронные трудовые книжки: начало

[Гэндальф]

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», октябрь 2019.
Ольга Умарова, руководитель Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Вслед за электронными больничными листами Правительство утвердило законопроект о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 г. Теперь у организаций и ИП появятся новые обязанности и новые отчеты.

Переход на новый формат

В июле этого года правительство утвердило законопроект об электронных трудовых книжках (Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в ТК РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде). Переход на них планируется с 2020 г. С проектом можно ознакомиться на regulation.gov.ru (№ 85344).
Этот момент перехода на электронные трудовые книжки является одним из этапов осуществления стратегии развития Цифровой экономики и будущего цифрового общества. По мнению законодателя, переход на электронные трудовые книжки позволит работникам в будущем оформлять пенсию без личного участия.

По задумке Минтруда ведение кадровых документов, к которым относятся трудовые книжки, в электронном виде будет происходить в качестве эксперимента. Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2022 г. – то есть на 3 года. Теперь работникам, желающим продолжить ведение трудовых книжек в бумажном варианте, необходимо подать заявление работодателю до конца 2020 г. Тем работникам, которые не подадут заявление, уже в 2021 г. работодатель выдаст на руки бумажные варианты трудовых книжек (работодатель освобождается от ответственности за их хранение). С этого времени сведения о трудовой деятельности таких работников будут вестись в электронном виде.

Для лиц, впервые поступающих на работу, все сведения будут вестись в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им вообще оформляться не будет. Вся информация будет передаваться и храниться в ПФР.
Работодатели будут обязаны хранить электронные сведения о трудовой деятельности каждого работника не только в период их работы в организации, но в течение трех лет после увольнения.

При увольнении работодатель будет выдавать работнику распечатанные и заверенные сведения о его трудовой деятельности в организации. Соответственно, работник сможет предъявить эти сведения другому работодателю при заключении трудового договора. Также сведения о своей трудовой деятельности работники смогут при желании получить в многофункциональных центрах и на Едином портале госуслуг.

Плюсы и минусы

Из преимуществ отметим, что вся нужная информация будет храниться централизованно в одном месте в ПФР. В свою очередь, для работников это не самый приятный момент: ведь ранее, если в трудовой книге была неприятная запись, можно было сообщить об утере книжки, и новый работодатель должен был завести новую. Теперь у работодателя будет больше информации о реальном трудовом стаже работника. Для бизнеса дополнительный плюс в том, что это снижает затраты на ведение кадрового учета.

Одновременно с разработкой концепции перехода на электронные трудовые книжки Правительство РФ утвердило и план мероприятий, которые обязаны будут провести все работодатели без исключения.

Таким образом, в 2020 г. организациям и ИП необходимо:
• подготовить и принять внутрифирменные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме;
• внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете;
• внести изменения в коллективные договоры в части, противоречащей новым требованиям;
• обеспечить техническую готовность к передаче электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;
• письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки;
• уведомить каждого работника о возможности дальнейшего ведения его бумажной трудовой книжки.

Изменения в отчетности

Законопроект с поправками в ТК РФ устанавливает, что сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора) формируются работодателем и передаются в ПФР только в электронной форме. В нее будут включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях).

Предполагается, что нагрузка на кадровиков снизится, однако при этом нагрузка на бухгалтеров вырастет. Теперь, начиная с 1 января 2020 г., работодатели будут ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности каждого работника, для этого разработана новая форма отчетности по форме СЗВ-ТД. В первый раз по форме СЗВ-ТД надо отчитаться за январь 2020 г. в срок не позднее 17 февраля (перенос с 15 числа из-за выходных). Сдача этого отчета будет электронной, если в организации работает 25 и более сотрудников.

А уже с 1 января 2021 г. такая форма отчетности в ПФР будет передаваться при наступлении каждого кадрового события не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). За непредставление сведений, просрочку их подачи, а также за недостоверную информацию будет введена административная ответственность.
Поскольку форма официально не утверждена, в «1С» это изменение пока не реализовано.

[Lisa-Mari]

Что-то я не поняла... 17 февраля 2020 года надо сдать отчет СЗВ-ТД если был прием/увольнение/прочее кадровое перемещение (например, с одной должности на другую, с 0,25 ставки на 0,5....)? А если не было ничего, все работают как работали - то не надо его сдавать?
И надо написать обращение к работникам с вопросом о том, какую трудовую вести? Они все должны написать - какую? А если напишут хором электронную - то им бумажные надо сразу в руки отдать?

[Гэндальф]

Сообщение от Lisa-Mari

Что-то я не поняла... 17 февраля 2020 года надо сдать отчет СЗВ-ТД если был прием/увольнение/прочее кадровое перемещение (например, с одной должности на другую, с 0,25 ставки на 0,5....)? А если не было ничего, все работают как работали - то не надо его сдавать?
И надо написать обращение к работникам с вопросом о том, какую трудовую вести? Они все должны написать - какую? А если напишут хором электронную - то им бумажные надо сразу в руки отдать?

1) 17 февраля 2020 года надо сдать отчет СЗВ-ТД если был прием/увольнение/прочее кадровое перемещение (например, с одной должности на другую, с 0,25 ставки на 0,5....)? А если не было ничего, все работают как работали - то не надо его сдавать?
- не нужно подавать отчетность, если не было никаких приемов/увольнений/перемещений. Если в феврале они будут, то в марте нужно подать информацию, а если их не будет и в феврале - то подавать информацию в марте СЗВ-ТД не нужно

2)И надо написать обращение к работникам с вопросом о том, какую трудовую вести?
- да, до 30.06.20 нужно организовать оповещение сотрудников о возможности вести электронную ТК или бумажную. Как Вы организуете - Ваше право, однако,если придёт Трудовая инспекция, она обязательно проверит, что сотрудников письменно уведомили о такой возможности

3)Они все должны написать - какую?
- ПФР понимает, что у кого-то в организации 10 человек, а у кого-то более 5 000 человек, поэтому говорит, что люди должны предоставить бухгалтеру/кадровику заявления и он бухгалтер/кадровик должен передать эти заявления в ПФР до 31.12.20, т.е. можно порционно по несколько заявлений в месяц передавать в ПФР, чтобы не откладывать всё на декабрь

4)А если напишут хором электронную - то им бумажные надо сразу в руки отдать?
- законодательство не установило срок в течении которого Вы должны выдать сотрудникам ТК после написания заявления. Однако, желательно это делать не одновременно, а порционно

[Lem@n]

Вчера была на семинаре в пенсионном про отчетность СЗВ-К (для Крыма), так вот там сказали, что судя по состоянию подготовительных мероприятий к переходу на электронные книжки, очень и очень сомневаются, что начнем с начала года, реальные перспективы - не раньше 2-го полугодия. Ну посмотрим!

[Entry]

Так вроде электронные трудовые книжки не ранее, чем с 01.07.20, а отчетность первую сдаем за январь в феврале 20-го.
Уведомить о подаче Заявления сотрудников надо до 30.06.20. И только после этого будет полная картина, кто и как решил. И ответ дают до конца 2020.
Первоисточник с достоверной информацией здесь. И надо дождаться уже финальное версии документа.

[Зануда отмороженный]

а у меня теперь такой вопрос...
как сейчас - приходит чел на работу устраиваццО. на... 0,75 ставки (к примеру). я ему - гони трудовую.... - а нету. она в другом месте лежит... - ну тогда только могу оформить на 0,5 ставки...
как будет? - гони трудовую? - а я на электронную перешел, ни где больше не работаю...

а потом полетели БЛ... я его оформил кок основнюка (на 0,75 ставки), а ему не дают больняк для меня как основнюку - только как совместителю... начинаются бодания и всё такое прочее... и хрен мы потом докажем про "а я вас спрашивал"... да и шеф может просто "дан приказ ему на запад" - исправляй...

[Lisa-Mari]

Сообщение от Добрый зануда

а у меня теперь такой вопрос...
как сейчас - приходит чел на работу устраиваццО. на... 0,75 ставки (к примеру). я ему - гони трудовую.... - а нету. она в другом месте лежит... - ну тогда только могу оформить на 0,5 ставки...
как будет? - гони трудовую? - а я на электронную перешел, ни где больше не работаю...

а потом полетели БЛ... я его оформил кок основнюка (на 0,75 ставки), а ему не дают больняк для меня как основнюку - только как совместителю... начинаются бодания и всё такое прочее... и хрен мы потом докажем про "а я вас спрашивал"... да и шеф может просто "дан приказ ему на запад" - исправляй...

Хм... Очень интересный вопрос... Может как-то заставлять показывать свой Личный кабинет (наверняка же эта инфа будет где-то видная)?

[Зануда отмороженный]

Сообщение от Lisa-Mari

Хм... Очень интересный вопрос... Может как-то заставлять показывать свой Личный кабинет (наверняка же эта инфа будет где-то видная)?

1. - а не пошли бы вы... (офигевший чел запросто может так ответить нам)
2. - а что это такое? я не знаю про такое / не помню пароли...
3. - а будет ли там подобная инфа? может я на "момент прошлого отчета" работал основнюком, а сейчас уже нет (уволился)
4. - .....

на момент трудоустройства к нам чел может реально ни где не работать как основнюк... устроился у нас... потом нашел еще работу на ставку... а потом сам себе решил что основнюк он будет ТАМ... и больняк как основнюку ему выпишут на "туда"... у нас же сотры оч часто "мне лучше знать"...

ладно у мня 30 сотров... а как на больших заводах буху отслеживать кадры в процессе выискивания кто основнюк, а кто нет...

[Lisa-Mari]

Сообщение от Добрый зануда

1. - а не пошли бы вы... (офигевший чел запросто может так ответить нам)
2. - а что это такое? я не знаю про такое / не помню пароли...
3. - а будет ли там подобная инфа? может я на "момент прошлого отчета" работал основнюком, а сейчас уже нет (уволился)
4. - .....

Понятно, что вариантов мильён. И правда, что с этим делать?

[Зануда отмороженный]

боюсь что оперировать будем исключительно - вот ваш трудовой договор. подписан вами. по нему вы основнюк/совместитель. иной больняк оплачивать не буду. возьму только как оправдание "наличия отсутствия (с)"... или забирайте и топайте исправлять...

но и это не освободит нас от крикунов.

[Entry]

Добрый зануда, все совмещения будут в ЭТК. Т.е. если человек работает в 10 местах, то будет 10 записей. По крайней мере так говорила Н.А. Белянцева начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц.

[Lisa-Mari]

Сообщение от Entry

Добрый зануда, все совмещения будут в ЭТК. Т.е. если человек работает в 10 местах, то будет 10 записей. По крайней мере так говорила Н.А. Белянцева начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц.

А увидеть-то это как буху?

[Entry]

Lisa-Mari, доступа к этим данным напрямую нет у Организации и не будет. Поэтому два варианта. Сотрудник может свою выписку направить из ЛК на электронную почту работодателя или предоставить распечатанную выписку. Когда все заработает, то и посмотрим на практике.

[Зануда отмороженный]

Entry,
давай представим...
я 10,02,2020 сдаю по тебе отчет - ты у мня в январе2020 основник. 01,02,2020 ты увольняешься. приходишь к Lisa-Mari, устраиваться 15,02,2020 с выпиской о том, что ты основник (как в отчете). и тебя не примут на основное...

или я не понимаю чего?

[Entry]

Добрый зануда,

Развернуть для просмотра

все "представления" предлагают адресовать законодателю, а также начать работать и получить практику. И обсуждать наверное лучше не в теме со статьей чужой . А то ее заболтаем.
У нас книжки электронные с июля, мы же обсудили это уже. В феврале мы просто сдаем первую отчетность. Идет подготовка.
Перед тем, как что-то обсуждать и генерить идеи надо
- прочитать всю нормативную базу,
- ответы на вопросы ПФР,
- семинары послушать представителей ПФР,
- отчетность новую изучить: сам бланк и правила заполнения.
Тогда можно предметно что-то говорить. А так это будет из пустого в порожнее.

[свернуть]

[Зануда отмороженный]

к сожалению я не слыхал про семинары ПФР-щиков у нас в кениге... сходил бы...

[Зануда отмороженный]

ща в ПФР звонил по поводу семинара - ой, мы сами только на днях получили видео из Москвы... планируем проводить вебинары (терпеть ненавижу)... а потом может быть семинары проведем...

[Entry]

Добрый зануда,

Развернуть для просмотра

я все онлайн смотрю . Не находишься ко всем. Если у тебя есть ИТС, то рекомендую посмотреть Лекторий
https://its.1c.ru/lector
17.10.2019 Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки
Как раз Н.А. Белянцева выступала.

[свернуть]

[Зануда отмороженный]

а как вопрос задать на онлайне?
мне проще вживую...

[Entry]

Добрый зануда, до семинара принимают вопросы. Можно письменный запрос написать. У вас наверное тоже лекторы приезжают, если прямо лично надо спросить в прямом эфире. Кого слушаю, всего говорят про свои поездки по всем регионам.