Кто подписывает документы в ЭДО?

[Главбух новоиспеченная]

У кого ЭДО с контрагентами - кто подписывает документы электронной подписью со стороны вашей компании? Как у вас организован процесс?

Мы в компании внедрили ЭДО с контрагентами, электронная подпись - ген. дира. Но эта электронная подпись передана бухгалтерии. Приходят документы по ЭДО - бухгалтерия подписывает. Получается, если кто-то закинет какой-то левый договор или акт - эти документы будут подписаны, т.к. бухгалтерия не знает, что это какие-то "левые документы". Ген дир фактически не видел этих документов, хоть и стоит его электронная подпись. Получается, бухгалтерия крайняя и несет ответственность, в т.ч. по закону (если окажется мошенничество или еще что).
Не нравится мне такая схема. Как у вас организован процесс подписания документов в ЭДО? Кто подписывает? Кто согласовывает подписание?

[Таинственная Незнакомка]

Все подозрительные "левые" документы скачиваю и отправляю на проверку генеральному, он решает где левые, а где нужные...Благо их очень мало, в основном у меня негласные функции финдира и поэтому я в 90% в курсе происходящего. Но левак тем не менее имеет место быть))) А в другой фирме есть юридическая служба (но лучше бы ее не было)

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Приходят документы по ЭДО - бухгалтерия подписывает.

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Получается, если кто-то закинет какой-то левый договор или акт - эти документы будут подписаны, т.к. бухгалтерия не знает, что это какие-то "левые документы".

изучаем, если можно всё написанное выразить парой предложений, то просто идём к Гене со словами
- Генночка, по СБИСУ поступили Договор, Акт, Накладная, Счёт про то что..... мне подписать-принять их или отклонить, а в сопроводиловке указать "идите на...." ?
Если своими словами выразить не получается, то печатаем или скачиваем в Ворд/ПДФ и отправляем всё тому же Гене - читай, изучай, ждём Вашего Всевышнего указания про тоже самое - подписать-принять или послать по тому же адресу...

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Ген дир фактически не видел этих документов, хоть и стоит его электронная подпись.

а надо бы что бы хотя бы знал об их существовании и об общем их содержании!
Если уж такие отношения, если есть риск что завтра кто-то из всех участников МОЖЕТ сделать вид, что "я ничего не знал" , то вообще электронный поступивший на печать, а директору на подпись живую ручкой на этом распечатанном. После этого ставим подпись ЭЦП...

[Arhimed.]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

Все подозрительные "левые" документы скачиваю и отправляю на проверку генеральному, он решает где левые, а где нужные...Благо их очень мало, в основном у меня негласные функции финдира и поэтому я в 90% в курсе происходящего.

Я даже про те которые ПОЛНОСТЬЮ в курсе, практически каждый раз сообщаю "поступили от такого-то... подписываем?"
Ну уж только если с обычной стандартной коммуналкой (электрики, вода, газ) могу сразу при поступлении подписать безо всяких.

Но из коммунальных, даже уже с вывозом ТБО - спрашиваю. Ибо пару раз за год случается, что не приезжали и мусор в этом месяце не забрали. Я сам не заглядываю в контейнер и поэтому не знаю забирали или нет. Он и сам после моего доклада у уборщиц уточняет вывозили или нет. Убощица ему скажет не вывозили, он мне говорит послать их нафиг со своим счётом. Я счета отклоняю.

[Главбух новоиспеченная]

Передавать документы на проверку ген.диру возможности нету, у нас не маленькая компания. Да и смысл внедрять ЭДО, если потом каждый документ нести на проверку/подпись ген. диру?

И определить, левый документ или не левый - бухгалтерия никак не может. Написать в доках можно все, что угодно, выглядеть будет красиво - не догадаешься. А по факту за этим документом может быть мошенничество и воровство.

Посоветуйте, как решить этот вопрос? У кого есть опыт решения подобных вопросов? Как подстраховаться, чтобы бухгалтер не был крайним в случае чего?

[Arhimed.]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

А в другой фирме есть юридическая служба (но лучше бы ее не было)

а они видимо все такие.
У нас в Администрации района в кабинете начальника юридического отдела прямо на двери им самим плакат повешен



уж наверное лет 10 висит
как заступил он на эту должность, так и висит. Не снимает.

По-моему даже обновляет его!

потому что бумажка в таком месте имеет свойство изменять цвет, желтеть, напитываться пылью....
а у него она чистенькая ровненькая, как будто только что напечатана!

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Передавать документы на проверку ген.диру возможности нету, у нас не маленькая компания. Да и смысл внедрять ЭДО, если потом каждый документ нести на проверку/подпись ген. диру?

ну общими словами Вы должны доложить ему! Он ОБЯЗАН быть в курсе! Хотя бы в общем смысле!

Сообщение от Главбух новоиспеченная

И определить, левый документ или не левый - бухгалтерия никак не может.

чё эт за бухгалтерия такая?? Разогнать нафиг! Бухгалтер ОБЯЗАН разбираться во всех перепетиях.
Решение окончательное - за директором. А изучить нюансы - бухгалтер. Если сильно специфические сферы затронуты - значит соответствующие службы должны иметься, значит с ними сначала советоваться, что бы они тоже ознакомились и выдали своё веское мнение
Специалисты-производственники - по своим вопросам, юристы - свои, бух - финансовые, ещё кто-то... Если уж действительно крупное предприятие со специфическими вопросами.
Скооперировались рассмотрели, у кого-то возникли какие-то моменты ему не нравящиеся...

Значит надо связываться с тем кто Вас это прислал и просить что-то исправить, что не нравится...

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Написать в доках можно все, что угодно, выглядеть будет красиво - не догадаешься. А по факту за этим документом может быть мошенничество и воровство.

Подождите.... а если бы не было бы этого ЭДО / УДО ?
вчера, 10-15 лет назад, когда было всё на бумаге, Вы бы как этот момент решали бы? Ведь и в бумаге можно было написать мошенничество?
Но ведь решалось!

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Посоветуйте, как решить этот вопрос? У кого есть опыт решения подобных вопросов?

Решайте точно так же как если бы всё тоже самое поступило бы в бумажном виде!

Когда документы на бумагах поступали, Вы КАК этот момент решали? КТо когда и где это согласывывал?

Вот всё так же, только с электронной подписью.

Ведь бумаги изучались вчера кем-то? и после изучения шли к диру и говорили Иван-Иваныч, я проверил, всё в порядке - поставьте свою подпись!

Так? Ну так же, только подпись накладывает тот кто за компьютером сидит, но с одобрения хозяина-барина, с его волеизъявления.

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Как подстраховаться, чтобы бухгалтер не был крайним в случае чего?

ПЕРЕД КЕМ ???

перед ВСЕМИ ВНЕШНИМИ - это директор подписал! и бух здесь ни при чём ваще!

перед САМИМ ДИРЕКТОРОМ - если нет такого доверия, что он сегодня разрешил, а завтра глаза таращит и говорит что не знаю ничего - значит печать и пусть на вашем распечатанном экземляре сам подписывает!
Пусть не в этот же момент, пусть вечером, пусть на след день с утра, но пусть подписывает, что бы потом не отказался и обвинять не начал, что без его ведома своевольничают.

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Посоветуйте, как решить этот вопрос? У кого есть опыт решения подобных вопросов? Как подстраховаться, чтобы бухгалтер не был крайним в случае чего?

скажите, а как у Вас Платёжные поручения подписываются? Деньги кто и как отправляет в уплату налогов, платежей за ТРиУ, зарплату, прочие перечисления?

с ними же тоже спустя .... можно сказать "а это без меня бух всё поотправил, все мои деньги не известно кому отдал"! Так?

или как? Он у Вас в курсе когда и за что платитися? проблемы с отказом потом не может быть?

[Lem@n]

Вообще-то нельзя передавать свою ЭЦП другим лицам. Пусть держит ее у себя, отправляйте ему на ознакомление договор и для подписи, а для бухгалтера делает по доверенности его ЭЦП для отчетности и прочих бух.документов, это должно быть указано в доверенности.
Договора все же это либо для юриста, либо для самого директора!
Сейчас та ЭЦП, которую делает ФНС очень ответственная, ею можно подписывать что угодно! Можно и без квартиры остаться и без бизнеса!
Нельзя передавать кому-либо!
Я сейчас пользуюсь пока ЭЦП, сделанной Такскомом. В следующем году, когда истечет срок ее действия, директор будет делать ЭЦП для себя в ФНС, а мне, если еще буду там работать, пусть делает мою ЭЦП по доверенности для сдачи отчетности.

[Главбух новоиспеченная]

Сообщение от Arhimed.

ну общими словами Вы должны доложить ему! Он ОБЯЗАН быть в курсе! Хотя бы в общем смысле!

А если главбух подчиняется фин.диру и с ген. директором коммуникаций нет?

Сообщение от Arhimed.

вчера, 10-15 лет назад, когда было всё на бумаге, Вы бы как этот момент решали бы? Ведь и в бумаге можно было написать мошенничество?
Но ведь решалось!

Когда документы на бумагах поступали, Вы КАК этот момент решали? КТо когда и где это согласывывал?

Неее...на бумажных документах стоит подпись того, кто расписывается, и отвертеться этот человек не сможет, сказав - " не видел, не знаю, подпись не моя".
А с ЭЦП - фактически получается как поддельная подпись. Ген. дир имеет право сказать - не видел, и ответственность в итоге на том, кто ставит эту ЭЦП, т.е. на бухгалтерии.

[Главбух новоиспеченная]

Сообщение от Arhimed.

ПЕРЕД КЕМ ???

перед ВСЕМИ ВНЕШНИМИ - это директор подписал! и бух здесь ни при чём ваще!

Директор не видит этих документов, и имеет право ответить, что не подписывал. И будет прав. В итоге крайний - бухгалтер.

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Директор не видит этих документов, и имеет право ответить, что не подписывал. И будет прав. В итоге крайний - бухгалтер.

не может!
то что он передал свою подпись кому-то - он за это отвечает. Фактически он доверил тому другому подписывать от его лица всё что угодно.

и если завтра этой подписью будет подписана продажа всего его бизнеса, то бизнеса у него уже больше не будет.
А дальше он уже пусть бегает и кому-то что-то доказывает. Если докажет.

Но весь его бизнес уже в собственности совсем других людей.
А бухгалтер, который получил за эту сделку тоже давно уже уехал с той суммой за которую он согласился подставить подпись.

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Директор не видит этих документов,

суньте его мордой лица в докУмент!

Сообщение от Главбух новоиспеченная

и имеет право ответить, что не подписывал.

говорить он может всё что угодно... будет сопротивляться, брыкаться, даже кусаться... Звать милицию, кричать: «Я буду жаловаться в обком!» Но вы не обращайте внимания, это старинный красивый обычай.

но подписал этот документ ОН, даже если он дурак и ничего не видел! Документа о признании его невменяемым нет? нет! Значит подписал ОН

Сообщение от Главбух новоиспеченная

И будет прав.

нигде он правый не будет! кроме всех своих потерь, если он рот раскроет, он ещё и пи... люлей получит

Сообщение от Главбух новоиспеченная

В итоге крайний - бухгалтер.

всего лишь в разговоре перед ним!

Эта подпись вообще где была? В реестр небось установили? То есть бухгалтер в туалет вышел, а подписать вообще кто угодно мог??

По инструкции, эта подпись должна быть на флешке, и храниться она должна только у него в сейфе! и не просто так в сейфе лежать, а внутри специального тубуса, что бы на неё не можно было навести электромагнитных полей....
Когда нужно что-то подписать, пусть работник который умеет работать всё сделает что нужно, но далее он должен подойти к тому компьютеру, ознакомиться с документом , вставить свою флешку и поставить подпись.
Далее вынуть флешку, вложить её в тот тубус и удалиться восьвояси

Если он оставил свою флешку без присмотра - она вообще уже считается СКОМПРОМЕТИРОВАННОЙ !
За такие вещи, УЖЕ можно и на штраф налететь, да и подпись эта в дальнейшем уже не действительна! - её же скопировали и т.д.

И если директор дурак, то это конечно же надолго.... Пусть себе справку жёлтенькую выпишет..

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

А если главбух подчиняется фин.диру и с ген. директором коммуникаций нет?

Значит нужно утвердить регламент кто кому о чём докладывает. И когда. Кто какие решения принимает и за что отвечает.
Составьте нормальные реально действующие (а не просто стандартные скачанные с тырнета) полноценные должностные инструкции.
И не для того что бы они только лишь для трудовой инстпекции ПОКАЗАТЬ, а что бы они РАБОТАЛИ !

а пока.... да подписывайте всё что угодно! На сегодняшний день у вас на вашем предприятии вообще никто ни за что не отвечат!
Причина - у вас директор дибил!

Это не оскробление, это не эмоции, я никого не хочу обидеть, я никого не обзываю... но он реально дибил!
ему бы дворником работать, а не директором, но у него и метлу сопрут, и совок, потому что он их сторожить первому встречному оставит как тот мужик с лестницей который Кремлёвские часы покупал

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Директор не видит этих документов,

он слепой? а справочка есть?


https://www.youtube.com/watch?v=uJUdlwMakDw

[Таинственная Незнакомка]

в крупных фирмах подписей много - у каждого ответственного за свой участок...На вашем месте я бы или подпись гендира финдиру отдала или оформила еще отдельно подписи финдира и вашу, раз уж доверием и не пахнет

[Arhimed.]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

в крупных фирмах подписей много - у каждого ответственного за свой участок...На вашем месте я бы или подпись гендира финдиру отдала или оформила еще отдельно подписи финдира и вашу, раз уж доверием и не пахнет

в любом случае всё это должно решаться в кабинете у того директора.
Он должен определить у кого что находится. Кто что подписывает сам, а когда ему должны доложить, в каком виде доложить и по какой цепочке...
Кто в результате за всё это отвечает

и вообще все возможные "если" должны быть оговорены.

А не так - кинул, плюнул и смахался: делайте что хотите, а мне некогда, "у меня бизнес крупный"

Если так хорошо почитать что пишет Афтар, то этот бизнес НЕ у него вовсе, а у всех кому не лень
Завтра можно вообще подписать документики о ликвидации
А он пусть ходит и думает что у него бизнес крупный.... есть.... был... а может быть не было.....

и вообще этого человека анулировать можно! в том смысле, что нет такого человека в природе!
бизнесмен хренов

[Главбух новоиспеченная]

Сообщение от Таинственная Незнакомка

в крупных фирмах подписей много - у каждого ответственного за свой участок...На вашем месте я бы или подпись гендира финдиру отдала или оформила еще отдельно подписи финдира и вашу, раз уж доверием и не пахнет

Функция "нажать кнопку" у нас передана бухгалтерии, поэтому никто ничего переоформлять не будет. Да и не хочу я по доверенности брать право подписи за ген.дира, т.к. таким образом беру ответственность.

[Arhimed.]

Сообщение от Главбух новоиспеченная

Функция "нажать кнопку" у нас передана бухгалтерии,

с какими условиями, договорённостями? Гласными, не гласными? бух сам по себе может вообще всё что угодно подписывать? можно и самому что-нить составить и кому-то отправить?

Сообщение от Главбух новоиспеченная

поэтому никто ничего переоформлять не будет.

а особо и не надо ничего переоформлять. Надо всего лишь обговорить как и что бух должен подписывать. с кем он должен согласовать своё общение, если пришло что-то подозрительное.
вот и всё
потому что кто бы не вдавил эту кнопочку: бух ли, помошник буха, кассира, или уборщица подметая пацталом у буха в тот момент когда комп включён был надавила что-то случайно или не случайно и т.д. - это ЕГО подпись!
со всеми вытекающими

[Arhimed.]

Главбух новоиспеченная, он у вас вообще что сам то говорит?
или он ещё и не разговаривает?

а подпись где храница? установлена на компьютере или на флешке под замком у Глав буха?