Передача дел

[yula]

Здравствуйте, уважаемые бухгалтера.

Поделитесь опытом с начинающим бухгалтером.
Я принимаюсь на работу бухгалтером в единственном лице в небольшую организацию (ООО, на УСНО), которая занимается оптовой продажей.

Вот в понедельник мне их прежний бухгалтер будет передавать дела. Ни разу не принимала. Боюсь что-то упустить

На что надо обратить внимание при передаче дел?

[Innoch]

yula, упустить - риск есть, конечно. Это уже в процессе узнается: все ли вам передали или не все.

На мой взгляд, в первую очередь нужно обратить внимание на первичную документацию, на сданную отчетность (сейчас определиться с тем, что должна была сдавать организация, в которую вы идете работать и уже при передаче дел, если не увидите что-то из нужного, спросите у бухгалтера - где это и почему этого нет).

Обязательно проверьте, чтобы бухгалтерские базы по 1-С (или какой-либо другой программе) были на месте, в компьютере. Чтобы вам не пришлось все с нуля восстанавливать.

Ну а так, я даже не знаю, что еще...

[Innoch]

Передача дел от одного главного бухгалтера другому

Источник: журнал "Московский бухгалтер" (посмотреть все статьи)

Зоя РЫЖЕВСКАЯ
Журнал "Московский бухгалтер" N 5/2002г.

Многих наших читателей удивит тот факт, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Но почти каждый главбух хоть раз, но принимал дела у своего предшественника. При этом большинство из них отмечают, что "в наследство" новичку уволившийся главбух оставляет массу проблем.
При передаче дел от одного главного бухгалтера другому должен соблюдаться определенный порядок. Однако законодательно он не установлен, если, конечно, не принимать во внимание инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами, утвержденную Минздравом СССР аж в 1979 году и предназначенную для подведомственных организаций.
Главный бухгалтер имеет право разработать собственную методику передачи дел. Чем же руководствоваться в этом случае? Одни бухгалтеры ищут нужную информацию в специализированных изданиях, другие перечитывают лекции, бережно сохраненные еще с институтских времен, третьи обращаются за советом к коллегам.
В этой статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с процедурой передачи дел.
Первым делом - приказ

Первый шаг в процессе сдачи дел должен сделать не главбух, а руководитель организации, в которой меняется столь ответственный сотрудник. По федеральному закону N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухучета несет именно руководитель предприятия. Он издает приказ о приеме на работу заместителя главного бухгалтера (или помощника главбуха, старшего бухгалтера и т.д.), который впоследствии станет главным. При такой формулировке можно избежать сомнительной ситуации, когда в одной организации в течение пусть даже небольшого отрезка времени работают два главбуха.
В приказе должен быть обозначен срок приема-сдачи дел бухгалтерии. По нашему мнению, он не может превышать двух недель, отведенных на увольнение Трудовым кодексом РФ. Также в приказе указываются ФИО будущего главбуха, состав комиссии по приему-сдаче дел (если она будет организована), сведения о привлечении аудиторской фирмы (если планируется проведение аудиторской проверки).
Обратите внимание

Чтобы сдача-приемка дел прошла, как говорится, без сучка, без задоринки, к процессу можно привлечь аудиторов. Они оформляют аудиторское заключение, на основе которого составляется приемо-сдаточный акт. Правда, раскошелиться на подобное "удовольствие" готова не каждая фирма.
Если новому главбуху пришлось принимать дела самостоятельно, он должен приложить максимум усилий к тому, чтобы обезопасить себя от ответственности за ошибки предшественника (см. вставку).
Разумеется, весь бухгалтерский учет проверить невозможно. Например, документацию, "возраст" которой более трех, но менее пяти лет, просматривать необязательно. Достаточно проверить либо ее наличие в самой организации, либо факт сдачи документов на хранение в государственный или частный архив. Напомним, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17). Хотя статья 23 НК РФ уменьшает этот срок ровно на один год, по нашему мнению, в данном случае лучше руководствоваться именно законом о бухучете. К тому же и архивное законодательство устанавливает пятилетний срок на хранение основных бухгалтерских документов. Кстати, сроки хранения документов недавно были обновлены. 6 октября 2000 года Росархив выпустил Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
С документацией, скопившейся в организации в последние три года, работать придется более тщательно. По статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию посещала налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. Также в этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая относится к "послепроверочному" периоду.
За этот период (три календарных года или со дня последней выездной проверки) необходимо проверить наличие всех первичных, учетных и отчетных документов. Кроме того, стоит уделить внимание не только бухгалтерским, но и налоговым регистрам. Правда, проверить удастся только лишь их наличие.
Если у бухгалтера много времени и сил, то он может проверить соблюдение всех требований ведения бухгалтерского учета, установленных действующим законодательством. Однако для этого придется сверить даты совершения хозяйственных операций и их отражение в бухучете, проверить соответствие данных оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности. Выполнить такой обЪем работы невозможно, поэтому можно ограничиться выборочной проверкой.
Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС. В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.
Все ошибки и неточности, выявленные при проверке, будущий главбух должен указать в акте приема-сдачи дел.
Сдал-принял

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Кроме описи в акт приема-сдачи нужно занести информацию об остатках по счетам по итогам проведенной инвентаризации. (Примерное содержание акта приема-сдачи дел представлено в таблице).
Вопрос о том, обязана ли организация проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера, является спорным. Одни бухгалтеры проводят только инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов.
С одной стороны, по нормам, установленным Минфином России, при смене материально ответственного лица инвентаризация всех активов баланса должна проводиться в обязательном порядке. Это требование установлено и в приказе Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", и в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Однако в настоящее время главные бухгалтеры практически не подписывают договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.
С другой стороны, с 1 февраля этого года (дата вступления в силу ТК РФ) руководители организаций вправе возлагать на главных бухгалтеров полную материальную ответственность (ст. 243 ТК РФ). Если этот пункт занесен (или будет занесен) в трудовое соглашение, то бухгалтер обязан проводить инвентаризацию.
Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, то сведениям об основных средствах и МПЗ, отраженным в последнем годовом балансе, можно поверить. В этом случае будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии, и инвентарные карточки на основные средства. Эту информацию сравнить с той, что отражена в последнем годовом балансе. В ряде случаев новые главные бухгалтеры настаивают на составлении так называемого передаточного баланса. Правда, не всегда эта идея находит понимание у увольняющихся главбухов, поэтому на практике новые главные бухгалтеры принимают дела по последнему годовому балансу.
Результаты проверки баланса заносятся в акт приемки-сдачи дел. В данном случае можно рекомендовать бухгалтерам не включать в акт ту информацию, которую они не проверяли. Другими словами, если бухгалтер проверил только остатки, например, по счетам 50, 51, 62, 70, 01, 02, то их и следует подтвердить в акте приемки. Также в нем должны быть зафиксированы все выявленные главбухом-новичком нарушения, ошибки и неточности. Если он обнаружит пропажу каких-либо документов или журналов, это тоже нужно отразить в приемо-сдаточном акте.
Кроме главных бухгалтеров акт сдачи-приемки подписывает руководитель организации и члены приемо-сдаточной комиссии (если, конечно, таковые есть и утверждены приказом). После того как акт подписан, бухгалтеры заменяют банковскую карточку. Кстати, до последнего дня работы "старый" главбух подписывает все текущие документы под чутким контролем новичка.
В конце всей процедуры новый главбух должен уведомить о кадровых перестановках налоговую инспекцию, партнеров организации, ну, и естественно всех сотрудников фирмы.
Как аукнется, так и откликнется

Наверняка на практике бухгалтер не сможет применить многие шаги описанного выше алгоритма. И дело здесь не в ненужности каких-либо положений, а в том, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от элементарной человеческой порядочности.
Увольнение - дело, как правило, малоприятное. Редко получается так, что главный бухгалтер уходит на повышение или по личным позитивным причинам. Конечно, в этом случае он приложит усилия к тому, чтобы оставленная фирма не разорилась после его ухода, а новый главный бухгалтер не утонул "в делах минувших дней".
Однако на практике главбухи-новички почти не получают помощи от своих предшественников. Последние уходят, зачастую оставляя за собой настоящие "руины". В лучшем случае, уходя, "старый" главбух сдает все дела руководителю организации по акту приемки-сдачи. В худшем - в преддверии сдачи годового баланса новичку никто не может обЪяснить, что творится в бухгалтерии. К тому же зачастую руководству фирмы просто "не досуг" принимать дела у бухгалтера по какой-то описи. Конечно, в этом случае главному бухгалтеру не следует проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки. Ведь никакой "сдачи" не происходит.
Еще хуже, когда бывший главный бухгалтер, раздосадованный несправедливостью руководства, вымещает все свои обиды на ни в чем не повинном новичке. В такой ситуации не помогут никакие инструкции или методики. Остается только пожелать главным бухгалтерам быть взаимно вежливыми. Ведь сегодня главбух сдает дела, а завтра он уже и сам будет принимать их у кого-то. Мир тесен: Как знать, быть может, главбух, пришедший на ваше место, через несколько лет сдаст дела вам же.

Виновата ли я, что: главбух?
По Трудовому кодексу РФ:
В соответствии со статьей 238 ТК РФ руководитель организации вправе потребовать от главбуха возмещения ущерба, причиненного предприятию. Например, если налоговая инспекция оштрафует организацию за неправильное ведение бухучета, то директор фирмы вправе вычесть эту сумму из зарплаты бухгалтера (размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок).
По Кодексу РФ об административных правонарушениях (документ вступит в силу 1 июля):
В новом КОАП РФ статей, по которым главбуха могут оштрафовать, более чем достаточно (см. табл.).

Таблица

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций
Статья 15.1.
от 4 000 до 5 000 рублей.
Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций
Статья 15.2.
от 2 000 до 3 000 рублей.
Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации
Статья 15.4.
от 1000 до 2000 рублей.
Нарушение сроков представления налоговой декларации
Статья 15.5.
от 300 до 500 рублей.
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля,
Статья 15.6.
от 300 до 500 рублей.
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности
Статья 15.11.
от 2 000 до 3 000 рублей. Под грубым нарушением понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.
Нарушение порядка представления статистической информации
Статья 13.19.
от 3 000 до 5 000 рублей.

По Уголовному кодексу РФ:
По статье 199 УК РФ главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Такое наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). Отметим, что привлечение к уголовной ответственности по статье 199 подтверждено пунктом 10 постановления пленума Высшего Суда РФ от 4 июля 1997 г. N 8.
В УК РФ есть и другие статьи, на основании которых главбухов могут привлечь к ответственности. Например, причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребление полномочиями (ст. 201), халатность (ст. 293) и подделка документов (ст. 327). Впрочем, случаи привлечения к ответственности по этим статьям очень редки.

Акт приема-сдачи дел может содержать:
I. Общий раздел
1. Касса и учет денежных средств. В описании можно указать, кто ведет денежные операции организации (кассир или подотчетное лицо), а также зафиксировать условия хранения наличных средств, состояние записей в кассовой книге, остаток наличных в кассе, хранение в кассе иных ценностей.
2. Учет расчетных операций. В описании можно указать реальность дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие просроченных и безнадежных задолженностей, наличие актов сверки и сумм, своевременно не перечисленных в бюджет.
3. Сведения о соблюдении сроков предоставления отчетности.
4. Сведения об учете основных средств, материальных и нематериальных активов. Здесь можно привести сроки и итоги последней инвентаризации имущества, указать, в каком виде хранятся инвентарные описи, книги, карточки, ФИО (или должность) ответственных за хранение ценностей, сведения о наличие актов сверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц.
5. Сведения о правильности оформления и хранения документов. В описании можно указать период, за который хранится документация, и место ее хранения (бухгалтерия или архив). Также важно отметить, подшиты и пронумерованы ли документы в папках.
6. Сведения о штатном расписании, фонде заработной платы, персонифицированном учете, наличии и заполнении налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.
7. Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Здесь стоит указать, как распределены обязанности между сотрудниками, имеются ли бланки учета и отчетности, разработаны ли должностные инструкции и т.д.
II. Основная часть
1. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.
2. Остатки по проверенным счетам.
III. Подписи главного бухгалтера, сдающего дела, главного бухгалтера, принимающего дела, руководителя организации (или представителя администрации).

[Innoch]

И посмотрите еще вот эту ссылку:

http://budoc.ru/rass/r070-06.htm

[yula]

Innoch, спасибо большое. Сейчас все почитаю.

Я на новом месте смотрела уже программу 1С. Отчетности за 1 кв не нашла ни в 1С, ни в Налогоплательщике. так что 1 вопрос уже назрел :smile:

[Innoch]

Сообщение от yula

Отчетности за 1 кв не нашла ни в 1С, ни в Налогоплательщике.

Главное, чтобы на бумажных носителях были!

[yula]

Вот это и есть вопрос :smile: бумаги то мне не давали еще смотреть

[Устинья]

посмотрите инфу, которую я использовала при приеме дел:


Как составить акт приема-передачи дел.

В итоге приема-передачи дел составляется АКТ. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.
Простейшей формой акта является опись дел и документов, принимаемых главным бухгалтером. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Новый главный бухгалтер на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднительном положении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой.
Форму акта можно взять за основу любую. Приведем примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать акт. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии.Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников.
Применение типовых и унифицированных форм бланков первичной документации, специализированных форм бланков. Обеспечение нормативной базой. Наличие специальных бухгалтерских программ. Состояние регистров синтетического и аналитического учета.

Состояние учета денежных средств.Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность . Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов. Состояние записей в кассовой книге, остаток по кассе. Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах. Наличие чековых книжек, номеров неиспользованных чеков.

Состояние учета расчетных операций.Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения, ведение претензионной работы, реальность дебиторской и кредиторской задолженностей. Наличие просроченной и безнадежной задолженностей, с указанием виновных лиц в случае проведения административных расследований. Наличие актов сверки с налоговыми органами. Состояние задолженности по срокам погашения.

Состояние учета ОС и НМА.Дата последней инвентаризации, ее полнота и качество, отражение в учете. Наличие актов ввода в эксплуатацию ОС, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, имеются ли приказы об их назначении.

Состояние расчетов с работниками.Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

Отчетность.Соблюдение требований составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этих отчетов. Решение учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

Хранение документов.Обеспечение надежного хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления актов изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи.Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. В акте отмечается отсутствие тех или иных документов.

Остатки по проверенным счетам бухгалтерского учета.Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов, а также счетам иного имущества.

Подписи.Главных бухгалтеров, членов комиссии или представителя администрации.
В случае, если сдающий не согласен с какими-либо положениями акта, он вправе при подписании документа сделать соответствующие мотивированные оговорки.
Акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый предоставляется на утверждение руководителю, второй остается у передающего дела.

Напоминаем вам, что о смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы – путем внесения изменений в Единый государственный реестр юридических лиц, организации внебюджетных фондов. В зависимости от стиля работы компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.