Выездной турнир. Документы.

[Таинственная Незнакомка]

Добрый день.
Должно быть решение о проведении турнира, положение о турнире. На основании этих документов составляется смета мероприятия, приказ об участии в мероприятии, назначаются ответственные, закупаются призы, после проведения мероприятия составляется отчет об использованных по назначению средствах, который утверждается руководителем.
По поводу подписей в ведомости выдачи призов можно прочесть тут - Организация выдаёт призы победителям конкурсов.
Цитата из статьи :

Поскольку предполагается, что ситуация будет связана с раздачей призов по итогам конкурса, следует оформить документ, в котором будут отражены победители с указанием их паспортных данных и врученных им призов, например, в виде списка. При этом необходимо оформить и документ, подтверждающий выдачу приза и роспись призера в его получении. Зафиксировать такую информацию можно, например, в ведомости выдачи призов. Поскольку ни унифицированных форм, ни каких-либо особых требований к составлению документов в подобной ситуации действующим законодательством не предусмотрено, документы могут составляться в форме, установленной в организации и утвержденной учетной политикой.