Как правильно списать конверты?

[Innoch]

Назовите основные виды журналов регистрации документов, которые нужно вести обязательно. Чем отличаются журналы учета входящей и исходящей документации от журналов учета входящей и исходящей корреспонденции?
Между терминами «документация» и «корреспонденция» нет никакого различия. Входящие и исходящие документы называют корреспонденцией (иногда перепиской), так как основную их массу составляют деловые письма с приложениями и без них. Согласно Перечню типовых документов с указанием сроков хранения в организации нужно вести журнал регистрации входящей корреспонденции и журнал исходящей корреспонденции. Их можно вести и в электронном виде, и в традиционной форме на бумажном носителе.

каждая организация которая хоть как то имеющая переписку (входящую исходящую корреспонденцию) предпочитает вести журналы сама, чтобы при надобности поднять тот или иной документ. Журналы можно вести разным способом, например:
1. Бумажный. 2 тетрадки разленееных по графам, в одну пишется входящая в другую исходящая корреспонденция. Преимущества - не нужно никаких вложений вообще. Недостатки - если писем (корреспонденции) более 20 шт. в месяц, то к концу года будет довольно тяжело найти документ который проходил в начале года.
2. Электронный ручной. Аналог бумажному. Только в качестве тетрадки либо документ Word либо Excel, также создается таблица входящей и исходящей корреспонденции. Преимущества - не требует больших вложений, прост в эксплуатации и содержании. Недостатки - необходимы начальные знания пользователя ПК, отсутствует резервирование данных (в случае сбоя ПК или ПО - данные могут потеряться), при количестве более 30 шт. в неделю - затруднен поиск документа.
3. Электронный автоматический. Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Есть разные типы СЭД, более подробно это описано здесь. И делятся на платные, бесплатные и ограниченно бесплатные:
1. К платным относятся такие системы как:

• "ИНТАЛЕВ: Навигатор"
• "Бизнес - инженер"
• DocsVision
• МОТИВ
• ЕВФРАТ
• Fossdoc

2. К ограниченно бесплатным относятся:

• Directum (чистое решение (без схемы) - бесплатно)
• "Бизнес - инженер" (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
• Fossdoc (для малого бизнеса (до 5 пользователей) - бесплатна)

3. Бесплатные системы. Все решения распространяющиеся по принципу Open Source. Таких на самом деле довольно много.

Сообщение от Наташка-ромашка

В чем нарушение если не вести журналы исходящ. и вход.

Согласно перечню журналы исходящей и входящей корреспонденции - ст.944.5, срок хранения - 3 года.

Думаю, вас конечно не оштрафуют на миллион долларов за то, что вы их не ведете, но назовите хоть один плюс того, что у вас этих журналов нет? Во-первых, по правилам их вести нужно, во-вторых, это удобнее для самой организации, в-третьих, если вдруг возникнет какая-то спорная ситуация - вы можете открыть журнал и посмотреть когда по факту вам пришла та или иная корреспонденция. Ну, и так далее.