Бюджетные заморочки или ПРО РАЗНОЕ

[Таинственная Незнакомка]

согласна с тобой!

Нужно ли распечатывать инвентарные карточки учета основных средств на бумажном носителе?

Для ответа на вопрос посмотрим, что представляет собой инвентарная карточка и какую информацию она содержит.
Методические указания по применения форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета государственными (муниципальными) учреждениями приведены в разд. V Инструкции N 173Н*(1). Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031) применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.
Инвентарная карточка открывается учреждением на каждый инвентарный объект и заполняется на основании:
Акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030);
Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);
Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);
паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующие объект, принимаемый к учету.
На основании прилагаемой к объекту основных средств документации в инвентарной карточке указываются следующие признаки объекта:
- инвентарный номер, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации);
- дата ввода в эксплуатацию, дата и номер акта ввода в эксплуатацию при его наличии (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - дата и номер акта приемки);
- первоначальная (восстановительная), кадастровая (иная) стоимость;
- сведения о начисленной на дату принятия к учету амортизации, содержащиеся в документах приобретения;
- сведения по переоценке, а также о наличии драгоценных металлов (с приведением перечня деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименования детали и массы металла, указанных в паспорте).
В инвентарной карточке отражается годовая сумма начисленной амортизации, производятся записи о завершенных работах по реконструкции, модернизации, достройке, дооборудованию, частичной ликвидации существующего объекта (на основании Акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002)), в результате которых изменяется первоначальная (восстановительная, кадастровая) стоимость объекта.
На оборотной стороне инвентарной карточки приводятся следующие сведения:
- о поступлении (на основании Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001));
- о перемещении (на основании Накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. 0306032));
- о выбытии объектов учета (в том числе на основании Акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003), Акта о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033) или Акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004));
- краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).
Пунктом 3 разд. V Инструкции N 173н четко установлено, что инвентарная карточка является регистром бухгалтерского учета. В силу п. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"*(2) регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Согласно нормам ст. 10 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
При большом количестве объектов основных средств в учреждении печать инвентарных карточек на бумажном носителе отнимает много рабочего времени, требует большого расхода бумаги, что является экономически необоснованным. Отрицательный момент печати карточек в том, что изменение приведенных в ней сведений об объекте (например, сумм амортизации, характеристик объекта и его стоимости) происходит достаточно часто в случае модернизации, частичной ликвидации и т.п., смены места эксплуатации и т.д.
В современных условиях учреждения осуществляют бухгалтерский учет с помощью автоматизированных бухгалтерских программ. Инвентарные карточки ведутся в этих же программах. По нашему мнению, учреждение вправе не распечатывать инвентарные карточки на бумажном носителе или распечатывать их по мере необходимости, но данное условие нужно предусмотреть при формировании учетной политики. В этом случае учреждение вполне может формировать инвентарные карточки в виде электронного документа, содержащего электронную подпись (п. 11 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Законодательством предусмотрены ситуации, когда учреждение обязано представитьинвентарную карточку на бумажном носителе с подписью руководителя, должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета. В частности, согласно п. 7 Приказа Минтранса РФ N 114*(3) для принятия решения о списании объектов федерального недвижимого имущества учреждение, подведомственное Минтрансу, должно представить копию инвентарной карточки учета объекта основных средств с указанием всех обязательных реквизитов.

М. Волкова,
эксперт журнала "Бюджетные организации:
бухгалтерский учет и налогообложение"

1 декабря 2012 г.

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2012 г.