Нужен ли авансовый отчет?

[Устинья]

Nadia как всегда права.
Всех прижала к стенке и разложила на лопатки
Вот я и спрашивала то:
с какого перепугу ФЛ побежало платить за ЮЛ, да еще и договор наверно подписал , когда у него не было
-ни такого поручения от руководства,
-ни доверенности ЮЛ.
А если бы это было, бухгалтер бы не сопротивлялась, а сама подсказа, что надо оформить авансовый отчет.

Теперь выход один- берите шоколады и идите с повинной главой к вашему бухгалтеру: пусть скажет какой выход из этой ситуации.

[Наташа)]

Сообщение от Larky

С какого перепугу подотчетнику перепродавать ТМЦ и услуги, которые он оплатил для организации?

Да, мы-то знаем, что наши сотрудники не продают свое имущество, а вот налорги думают по-другому...

Сообщение от Nadia

При этом сотрудник должен предоставить отчет о потраченных деньгах.

Сообщение от Taki_l

чтобы она сделала хотя бы авансовый с приказом с указанием возможности в исключительных случаях работнику расчитываться своими средствами с последующим возмещением

Ао обязательно! По другому сотрудник не сможет отчитаться о потраченных денежных средствах, а бухгалтерия списать эту сумму и в последствии возместить её.

[Putnik1981]

Nadia, ну на счет займа понятно,а вот если сотрудник является еще и материально ответственным лицом,нужен ли договор займа?

[Устинья]

По моему договор займа это слишком.
Проще сделать сотруднику доверенность от организации на подобные действия,
а потом авансовый отчет о произведенных расходах сдать в бухгалтерию. И всё.

[Nadia]

Давайте подойдем к ситуации с двух сторон:
1. У сотрудника были подотчетные денежные средства для расчетов с контрагентом
2. У сотрудника были личные денежные средства для расчетов с контрагентом.
Кто как проводит данные операции?

[Наташа)]

1 Вариант
71/50 10 000 руб.
60/71 18 000 руб.
70/71 8 000 руб.

2 Вариант
60/71 18 000 руб.
70/71 18 000 руб.

Согласно учетной политике и приказу все перерасходы по АО мы возмещаем только в з/плату.

[Nadia]

На практике возникает ситуация, когда подотчетные лица в действительности не являются таковыми, так как фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный "подотчет наоборот". Данную операцию следует рассматривать как использование учреждением заемных средств.

[Nadia]

Работник заплатил свои деньги

Возможна и такая ситуация, когда нужно срочно купить расходные материалы (например, чековую ленту для ККТ или картридж для принтера) или оплатить выполненную работу (к примеру, ремонт служебного автомобиля), а наличных денег в кассе нет. Тогда сотрудник вынужден тратить личные деньги. После того как он представит авансовый отчет и подтверждающие документы, организация возместит ему понесенные расходы.
Допустим, подотчетное лицо купило от своего имени товар в магазине, что подтверждается кассовым и товарным чеками, и затем передало его организации. Такая операция может быть расценена как продажа работником товара организации. Значит, у данного сотрудника возникнет обязанность подать в налоговый орган по месту учета налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ. Ведь при продаже имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности, исчисление и уплату НДФЛ он производит самостоятельно (пп. 2 п. 1 и п. 3 ст. 228 НК РФ).

Примечание. На основании пп. 5 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от реализации принадлежащего ему имущества, находящегося в Российской Федерации, облагаются НДФЛ.

Вместе с тем у подотчетного лица имеются документы, подтверждающие расходы на приобретение товара. Величина этих расходов совпадет с суммой возмещения, полученной от организации. То есть финансовый результат от данной операции будет равен нулю, и дополнительной налоговой нагрузки у работника не возникнет.
Еще одна типичная ситуация. Все документы, подтверждающие приобретение, оформлены на компанию. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет, но задолженность перед ним работодатель погасил лишь через месяц. В этом случае работник признается кредитором организации, поскольку он фактически предоставил ей деньги взаймы. Поэтому организации дополнительно придется оформлять договор займа.
Чтобы не допускать подобных ситуаций, следует, во-первых, прописать в приказе об утверждении списка подотчетных лиц, что в исключительных случаях сотрудникам разрешается использовать личные деньги на покупку товаров, работ или услуг для организации. Израсходованные на эти цели средства компенсируются им из кассы предприятия непосредственно в день представления авансового отчета и оправдательных документов.
Во-вторых, нужно выдавать работникам, которым приходится тратить личные деньги на покупки для компании, хотя бы небольшие суммы под отчет. Тогда, даже если сотрудник выйдет за рамки полученного аванса, у организации лишь возникнет задолженность перед ним. Но ее нельзя будет квалифицировать как заем, предоставленный работником.

[Nadia]

Вариант 1.
71/50 Выданы денежные средства под отчет
60/71 Подотчетное лицо произвело оплату пооставщику


Вариант 2.
50/66 Заемные средства поступили в кассу организации
71/50 Выданы денежные средства под отчет
60/71 Подотчетное лицо произвело оплату поставщику
66/50 Организация вернула долг по договору-займа сотруднику.

[Putnik1981]

Сообщение от Nadia

Вариант 1.
71/50 Выданы денежные средства под отчет
60/71 Подотчетное лицо произвело оплату пооставщику


Вариант 2.
50/66 Заемные средства поступили в кассу организации
71/50 Выданы денежные средства под отчет
60/71 Подотчетное лицо произвело оплату поставщику
66/50 Организация вернула долг по договору-займа сотруднику.

большое спасибо за разъяснение):smile: