Идеальный архив с точки зрения бухгалтера.Какой он ?

[serg007]

Всем привет. Во многих компаниях скапливается множество документов которые нужно хранить, некоторые до 5 лет и более. Проще их хранить не в офисе а нанять аутсорсеров.

Я хочу прояснить несколько вопросов.

1. Какой объем (измеряемый в стандартных папках) генерирует средняя фирма ?

2. Какие фирмы наиболее плодовитые с точки зрения порчи бумаги и создают максимальные объемы подлежащих хранению бумаг ?

3. Какие услуги хотел бы получить бухгалтер от компании которая хранит архивы. Очевидные это сканирование, уничтожение, доставка.

4. Какие документы не слишком ценны для фирмы и хранение которых это чистая обязаловка со стороны государства.То есть фирме не очень они нужны, но важно их не выбрасывать чтобы отбиться от налоговой в случае чего. Какой это процент от общего объема документации ? Подразумеваю что хранить их можно без особой тщательности

5. Какой процент документации никогда никто не отдаст посторонним ?
Допустим я вижу в организации 100 папок с документами, и знаю что это все что есть у них. Как быстро оценить, сколько из этих 100 папок они могли бы отдать на хранение нам ? Примерно.

6. Какая скорость востребования документов нужна бухгалтеру ? Для тех документов, что фирма сама сдала на хранение как архивные, то есть
совсем не срочные.

7. Какая форма организации должна быть у хранителя этой макулатуры ?
То есть какая наиболее удобна для большинства из целевой аудитории.

В общем представьте что вам на ногу или на голову упала со шкафа стопка старых отчетов килограмм 10, и вы решили заказать идеальную услугу хранения этой макулатуры. И выскажите свои пожелания

[dim3740]

Вот примеры. Одна моя фирма имеет 300 отгрузок в месяц, это порядка 700 листов, т.е. набитая 1 арх.папка. Папка определенного цвета, чтоб не путать с другими фирмами. Приходится вынимать перед этим скрепки, чтобы уменьшить толщину. Сверху реестр. По идее, д.б. прошито, хотя бы для «удобства». Но, на практике, нужны сканы\копии – подтверждения в случае спорных вопросов, поэтому сшивка себя не оправдывает. А в сшитом состоянии с «дырками» верхние поля и не сканируются, и даже не фотографируются. Предлагайте решение! Востребовано! Востребованность по налоговой 5 лет, по контрагентам 3 года – более поздним, если просят копию – я их посылаю)))… Далее. Есть доки называемые мною ВНД, - т.е. Вроде Ненужные Документы… вы пишите о нечто подобном в вопросе…. Они не сортированы по фирмам (если один собственник, что часто бывает), и нужны для спорных вопросов или корректировки. Объем больше всего у торговли оптом, и именно там табличные части доков могут больше одного листа+ доверенности+СФ. А услуги – чаще на 1 листе, розница – тоже не требует 11 формата. Срок потребности? Если юристы для споров – то до 1 месяца, а налоговые – это 6 дней+10 дней, и это календарных, т.е. почти 20-24 дня…. А вот контрагенты хотят для сверки побыстрее. Спрашивайте… Не отдадим - учредительные, сертификаты, отчетность (но она уже в электронном виде вся)...