Принципы организации эффективного аутсорсинга

[dim3740]

Правильно организуй учетный бизнес-процесс своего клиента
Каждая компания рано или поздно вынуждена перестраивать свой бизнес. Современные условия приводят к тому, что это уже не чрезвычайный, а планомерный процесс. При перестройке бизнеса, его новой организации, стоит задача поддержания большого количества документов в актуальном состоянии. Ведь вновь создаваемые документы должны отражать новую реальность. И так при каждой перестройке. Это не просто, тем более, что документам свойственна взаимосвязанность. К примеру, введение новой должности не только меняет штатное расписание, но и приводит к изменению оргструктуры подразделения, подчиненности, формирования новой должностной инструкции, изменения бюджета фонда оплаты труда и т.п. Как упростить этот процесс? Решение состоит в том, что надо создавать не кипу связанных документов, а бизнес-модель в форме электронных описаний и регламентов, которые уже порождают документы. И в настоящее время имеется целый ряд программ, которые как раз и способны описать бизнес в удобной для восприятия форме – в виде графиков, диаграмм, таблиц. Более того, для этого разработана и существует, так называемая, нотация – блоки, стрелки, метки и т.п. И задача сводится к тому, чтобы последовательно «описать» иерархическую модель организации бизнеса – от самого общего, детализируя, до низших ее звеньев. Эта работа непроста, но, во-первых, не следует забывать, что бизнес-модель предприятия – это его корпоративная память, самый ценный нематериальный актив. А во-вторых, на «выходе» вы получите автоматически сформированые и должностные инструкции, и графики документооборота, и центры ответственности, и Положения о подразделениях! И многое чего еще…. Изменился бизнес? Руководитель среднего звена исправил ошибку по излишнему наделелению правами своего подчиненного? Не беда!. Программа «пересчитает» все сама, выполняя предназначенную ей функцию «постоянных улучшений», учтет взаимосвязи и выдаст новые регламентные документы.

Иерархию организации бизнеса можно и нужно строить в нескольких точек зрения. Прежде всего, это может быть весьма распространенная «организационная структура». Наверху – руководство высшего уровня (топ- менеджеры), затем руководители отделов (линейные менеджеры), затем исполнители, специалисты…. Проблема в том, что данная диаграмма ни в коей мере не отражает самого процесса производства продукции или оказания услуг. Она как бы отражает субъектов бизнеса – людей можно потрогать, осязать, в отношении подразделений определить комнаты, пространственное расположение и т.п. А производство – это действие, процесс во времени. Поэтому, создают еще одну диаграмму – диаграмму бизнес-процессов. Наверху – самый главный процесс – удовлетворение запросов потребителей, затем этот процесс детализируется через подпроцессы - закуп материалов, основное производство, сбыт, управление кадрами, бухучет, инвестирование и т.п. Затем, детализация доходит до процедур – т.е. мельчайших работ, выполняемых исполнителями. Но программы обладают еще и таким ценным качеством, что позволяют, как бы, «накладывать» первую диаграмму на вторую, т.е. привязывают конкретные работы, функции к исполнителям, содержащимся в оргдиаграмме. В результате из программы в форме отчетов руководители (как директора, так и начальники подразделений) могут получить ответы на вопросы типа «Кто, что должен делать и как он взаимодействует с другими?».

Допустим, вы имеете потребность в решении вышеперечисленных задач. У Вас есть два пути – приобрести такую программу-«монстра» или воспользоваться услугами сторонних IT- специалистов, которые будут поддерживать вашу документацию и саму бизнес-модель в актуальном состоянии, т.е. воспользоваться аутсорсингом. Что лучше? Рассмотрим первый вариант. Прежде всего, осознаем, что класс этой программы – СППР «Системы поддержки принятия решений», и пользоваться ею будут в той или иной мере руководители всех уровней. Т.е. это не складская программа, не бухгалтерская, не кадровая, не для делопроизводства и т.п. Соответственно, Вам необходимо или создавать штатную единицу специалиста – айпишника, знакомить его со всем бизнес-процессом, или проводить обучение по работе с программой всех руководителей, чтобы они корректировали в программе подпроцесс своего подразделения. Если вы не готовы пройти через человеческую инертность по сопротивлению возложения дополнительной работы – то второй вариант, на мой взгляд, лучше. Да и программу Вам придется покупать самим, стоимость ее не один десяток тысяч рублей. Не забывайте про обновления.

Второй вариант связан с ИТ-аутсорсингом. Да, с мыслью о сохранении коммерческой тайной по организации бизнес-процессов Вам придется расстаться, но, общеизвестно, что сейчас важнее не умение хранить секреты, а умение быстрее приспосабливаться к рынку и использовать новые технологии. Второй фактор связан с тем, что процесс реинжиниринга (т.е. как раз, формализация бизнес-процессов из состояния «как есть» в состояние «как должно быть») достаточно длительный процесс, и вы оказываетесь в долгосрочных партнерских отношениях с аутсорсером. Ему нужно вникнуть во все мелочи Вашего бизнеса, «перевести» информацию со слов всех руководителей на язык программы и адаптировать формы ее отчетности под нужды и требования заказчика. На мой взгляд, важным качеством аутсорсера, делающим выбор в пользу именно такого варианта разработки бизнес-процессов и бизнес-модели, является его практический опыт организационной работы. Иными словами, решение должно строиться не только «сверху», но и «снизу». От знаний составления простейших штатных расписаний, контроля работы секретаря, до понимания бухгалтерского документооборота, как одного из наиглавнейших информационных потоков…..