Подотчет у ИП

[автошкола]

да нет, не жестко.Просто я совсем недавно в бухгалтерии,голова кругом идет, и не доходит до меня как все переделать,чтобы потом претензий не было,если вдруг проверка какая будет.
Опишу ситуацию поподробнее ,может вы подскажете.
Работаю в программе Бухсофт. Предыдущий бухгалтер с начала года, те деньги,которые числились в кассе, выдавал в подотчет ИП и получается раз в подотчете,значит должжны быть авнсовые отчеты. На покупки,которые совершались, имеются авансовые отчеты,но не всю сумму подотчета (висит 400 тыс.). Как все правильно оформить? Если я верну в кассу эти 400 тыс. и потом оформлю все списанием на личные нужды Ип правильно так будет?