Налоговые и бухгалтерские изменения с 2015 года

[LiGro]

При направлении работника в командировку теперь не требуется оформлять служебное задание и, соответственно, отчет о его выполнении, а также командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам или служебной записке (при использовании личного транспорта), представляемым им по возвращении из командировки. Такие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Постановление Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г. (действует с 8 января 2015 года)


Расчеты с командированным работником

Расчет с командированным работником

Расчеты с командированным работником можно разделить на два основных этапа:
– выдача аванса при направлении в командировку;
– окончательный расчет по утвержденному авансовому отчету при возвращении из командировки.
При направлении работника в командировку ему предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:
– сохранение места работы (должности);
– сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
– возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных, других расходов, которые работник произвел с согласия работодателя).
Подтверждение: ст. 167-168 Трудового кодекса РФ, п. 9, 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Выдача аванса
Размер аванса
При направлении работника в командировку в общем случае ему выдается аванс. Аванс выдается исходя из предполагаемой продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т.п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные) (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Пример


Работник ООО "Бета" направлен в служебную командировку в г. Калугу для проведения работ по ремонту оборудования сроком три дня: с 22 по 24 сентября 2014 года.
Положением о служебных командировках ООО "Бета" предусмотрено, что при командировках на территории России суточные выплачиваются в размере 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.
Перед поездкой работнику был забронирован номер в гостинице на сумму 10 000 руб.
Ж/д билеты для проезда работника в г. Калугу и обратно приобретены организацией за безналичный расчет.
На основании предварительного расчета работнику выдан аванс на командировочные расходы 12 100 руб. (700 руб. × 3 дн. + 10 000 руб.).



→
Продолжительность командировки на момент выдачи аванса носит оценочный характер. Фактический период пребывания в месте командирования устанавливается, в частности, по проездным документам или служебной записке (при использовании работником личного транспорта), представляемым работником только по возвращении из поездки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Поэтому в любом случае конкретная сумма аванса на командировку (с учетом указанных особенностей), как правило, определяется в общем порядке руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании заявления работника (п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций). Работник направляется в командировку на основании решения работодателя на определенный им срок (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Если, кроме суточных, иных расходов, связанных с командировкой, у работника нет, то при их выплате отдельного заявления от работника на выдачу аванса не потребуется. Такое заявление необходимо оформлять только в отношении тех подотчетных сумм, за которые он должен будет отчитаться (п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций).
Оптимальный вариант Порядок выдачи подотчетных сумм в безналичной форме (с использованием банковских карт) целесообразно установить во внутренних документах организации (индивидуального предпринимателя). Дело в том, что Указание о порядке ведения кассовых операций регулирует только порядок расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами (в частности, указывает на необходимость оформления заявления для получения денег под отчет, невозможность выдачи денег под отчет при непогашенной задолженности по ранее полученным подотчетным средствам и т.д.). При установлении соответствующих положений можно воспользоваться формулировками, приведенными в п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций.
Подтверждение: письмо Минфина России № 14-03-03/728 от 5 октября 2012 г. (в части использования банковских дебетовых карт при расчетах с подотчетным работником государственного учреждения) – его выводы применимы к деятельности любого работодателя.

Поскольку сумма аванса на командировку законодательно не установлена, по согласованию работника с работодателем аванс на командировку может фактически не выплачиваться. В этом случае все средства, потраченные работником в командировке, при окончательном расчете с ним могут сформировать сумму его перерасхода.
Способ выдачи (получения) аванса
При выдаче командированному работнику рублевого аванса (ст. 168 Трудового кодекса РФ) допустима любая из нижеперечисленных форм расчета:
– либо наличными денежными средствами из кассы на основании расходного кассового ордера по форме № КО-2 (п. 6, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций). Причем для выдачи наличных денежных средств под отчет можно использовать как деньги, полученные с расчетного счета, так и выручку, поступившую в кассу от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 2 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г.). Соблюдать при этом предельный размер расчетов наличными не нужно (п. 5, 6, Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г.). Однако в отношении расчетов наличными индивидуального предпринимателя – работодателя с подотчетным лицом необходимо учитывать ряд особенностей;
– либо перечислением денежных средств в безналичном порядке на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную карту работника). Порядок выдачи и возврата корпоративных банковских карт законодательно не установлен. Поэтому его можно разработать самостоятельно и закрепить, например, в приказе о выдаче подотчетных сумм, составленном в свободной форме (см. Приказ о выдаче подотчетных сумм). В приказе о выдаче подотчетных сумм следует также определить конечные сроки возврата карты (например, в случае выдачи ее для оплаты командировочных расходов – "не позднее дня, следующего за днем возвращения работника из командировки").
Однако наиболее удобно в этих целях использовать зарплатные (личные) карты работников. В этом случае целесообразно получить от работника письменное указание (просьбу) о перечислении подотчетных сумм на его банковскую карту с обозначением ее реквизитов, а в платежном поручении указать, что перечисленные средства являются подотчетными (письмо Минфина России № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г.).
При направлении работника в зарубежную командировку аванс можно выдать не только в рублях, но и в валюте. Причем для расчетов с подотчетным лицом в этом случае существуют различные способы, в частности:
– можно выдать командированному лицу наличность в российских рублях для покупки валюты в обменном пункте. В этом случае деньги из кассы выдаются в общем порядке, изложенном выше (п. 6, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций). Направляясь в загранкомандировку, работник может без ограничений приобрести наличную иностранную валюту в обменном пункте. Открывать для этого банковский счет необязательно. Курс, по которому работник приобретает валюту, может отличаться от курса валюты, установленного ЦБ РФ. Если коммерческий курс, по которому работник приобрел валюту, будет больше установленного ЦБ РФ, то сумма командировочных расходов может превысить выданный аванс. В этом случае нужно компенсировать работнику перерасход (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ);
– аванс (как в рублях, так и в иностранной валюте) можно перечислить на корпоративную (зарплатную, личную) банковскую карту. Главное, чтобы карта относилась к одной из международных платежных систем (Visa, MasterСard и т.д.) (п. 1.5, 2.5 Положения ЦБ РФ № 266-П от 24 декабря 2004 г.).
Также существует еще один способ предоставления аванса на загранкомандировку – выдача из кассы наличной валюты, полученной либо посредством снятия ее с текущего валютного счета, либо путем покупки валюты с использованием текущего рублевого счета в банке. Однако при выборе данного варианта необходимо учитывать его небесспорность и трудоемкость.
В целом законодательство не запрещает выдавать командированному работнику из кассы наличные денежные средств в иностранной валюте (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 173-ФЗ от 10 декабря 2003 г., п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо ЦБ РФ № 36-3/1381 от 30 июля 2007 г.). Но если прямо следовать ч. 2 ст. 14 Федерального закона № 173-ФЗ от 10 декабря 2003 г., то проводить такие расчеты можно только через банковские счета в уполномоченных банках.
Между тем с учетом позиции Президиума ВАС РФ в Постановлении № 10840/07 от 18 марта 2008 г. выдача работнику, направляемому в служебную командировку за пределы России, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы минуя специальный банковский счет не является нарушением валютного законодательства, ответственность за которое предусмотрена ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ.
Кроме того, выдача наличной валюты сопряжена с трудностями в оформлении кассовых документов.
Так, по общему правилу выдача денег из кассы, в том числе в виде аванса под отчет, оформляется расходным кассовым ордером, заполнение которого предусмотрено в рублях. Причем использование унифицированной формы № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г., остается обязательным и в настоящее время, несмотря на современную практику применения самостоятельно разработанных первичных документов.
Подтверждение: п. 4.1, 6 Указания о порядке ведения кассовых операций, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г., ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Однако отдельной унифицированной формы документа для выдачи иностранной валюты из кассы не существует. Выходом в этой ситуации может быть оформление кассового документа в иностранной валюте с одновременным указанием (например, через дробь – руб./вал.) их рублевого эквивалента по курсу ЦБ РФ для соответствующей иностранной валюты на день выдачи аванса (п. 20, 4, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006).
Аналогичная ситуация может возникнуть при оприходовании в кассу неизрасходованной командированным работником валюты, которую он должен сдать в кассу (п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 173-ФЗ от 10 декабря 2003 г., п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Оптимальный вариант При направлении работника в командировку наиболее удобным способом расчетов является перечисление подотчетных средств на его банковскую зарплатную (личную) карту для оплаты командировочных расходов. Это связано с тем, что в любом случае производить расчеты с командированным работником посредством наличных денежных средств менее удобно, чем использовать безналичный вариант.
В частности, при выдаче аванса наличными следует учитывать, что при направлении работника в следующую командировку выдать ему деньги под отчет можно будет только при условии полного погашения задолженности по ранее полученной под отчет сумме (абз. 3 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций). Однако формально этот запрет касается только наличных денежных средств и не распространяется на случаи, когда расчеты с командированным работником организованы с использованием его банковской зарплатной (личной) карты (если иное не установлено во внутренних документах организации).
Исходя из назначения банковской карты, деньги, которыми работник распоряжается по личной (зарплатной) карте, считаются выданными под отчет в момент зачисления на карту. Подтвердить это можно выпиской по банковскому счету. Документами, подтверждающими расчеты в командировке с использованием карты, являются оригиналы всех документов, связанных с этим:
– квитанции банкоматов;
– слипы (квитанции электронного терминала) и т.д.
При этом когда используется зарплатная (личная) карта, в документах, связанных с ее использованием, обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты.
Вместе с тем если такие платежные документы (например, квитанции терминалов) утеряны или оплата произведена по банковской карте третьего лица, то для подтверждения данного варианта расчетов может быть достаточно любых документов, подтверждающих несение расходов командированным лицом (например, выписки банка, обслуживающего карточный счет, расписки, подтверждающей погашение задолженности перед третьем лицом).
Подтверждение: письмо ФНС России № ЕД-4-3/9876 от 22 июня

[свернуть]

2011 г.