авансовый отчет

[Елена_buh]

Да хочется хотя бы знать сколько подотчетник должен фирме..или мы уже ему должны (ген.директор))))))
Я только с этой целью хочу разобраться)

[Mana-Mana]

Ну тогда надо начинать с нуля.... Где-нибудь он был?!

[Mana-Mana]

А учет в ручную что-ли ведется? Программа-то должна все правильно считать...

[Елена_buh]

Командировочных у нас нет, только хозяйственные нужды..в основном расчеты с поставщиками, канц.товары.
Просто фирма существует одно время, но потом ее перекупили. С нуля я даже трогать не буду, там другие подотчетники были..это уже их проблемы,если что вылезет. Я просто не уверенна, что в программе все корректно показывает, например ОСБ по 71 счету.там есть строки которые списывались 2 года назад на "..." а по кассовой книге смотрю, это выдано ген.директору.. Нет никакого желания переделывать все. Хочу хотя бы просто нормально сделать 71 счет по нынешнему ген.директору.Т.к. раньше были огромные суммы в подотчете,а сейчас он возвращает суммы аренды из своего кармана, и я провожу это как возврат подотчетн.сумм. Я боюсь что там фирма уже ему должна.

[Елена_buh]

А подотчетным лицом может быть только сотрудник организации?
А что если сотрудник 3 месяца уже как не работает, и на нем числится подотчет. И сейчас он решил внести эту сумму в кассу уже не работая в компании. Это возможно?

И еще один вопрос: если за предприятием какойто долг перед сотрудником-подотчетником (к примеру, он внес в кассу больше, чем положено))). мы теперь ему должны, но сотрудника уже давно нет, и сотрудник ничего не требует) Это сильно страшно?

[Mana-Mana]

Вообще, какая-то странная ситуация у вас!!!!!!!!!!! Сколько работаю, разный кошмар видела, но такое - впервые... Думаю, что если наводить порядок с нынешним директором, то и с его нуля надо начинать и посчитать сначала на бумажке, что бы понять стоит в программе переделывать или нет. Взять все его выданные деньги посчитать и все его расходы и сравнить что получилось и что в программе, если сходятся цифры, то в программе не трогать. А по поводу не выданных денег бывшему работнику... Вообще-то через три года эту сумму можно и списать, но лучше выдать. А проверки-то какие-нить у вас бывают?

[Елена_buh]

да просто висит в программе сумма в кредите 71счета на ком не понятно, там троеточие стоит.Я не знаю это реальная сумма или нет.Просто до меня работала девочка, совсем не бухгалтер, поэтому кассу вносила, а в остальном могут концы не сходится, я только предполагаю, а пересчитывать в ручную за несколько лет не хочется. Я только непосредственно директора посчитала и хватит.Просто вижу, что аванс.отчеты заполнены неправильно за предыд.периоды, писала выше как, все документы прикреплены, а первый лист неверный.

[Mana-Mana]

Ну понятно... Просто если дальше наводить порядок рано или поздно все подотчетники вылезут... и порядок придется у всех наводить, хотя бы в программе. Мне кажется, лучше ничего не перепечатывать, а со своего периода начать правильно вести весь учет. Сохранить старую базу в том виде как она была до вас, а с нового года начать работать в новой и там уже ввести нужные вам цифры....

[Елена_buh]

Да так и сделаю. Просто меня волнует такой момент в заполнении самого АО, что где в нем вписывать.
Предположим такую ситуацию - 13 октября мне нужно выдать в подотчет деньги сверхлимита кассы. Чтобы мне это сделать подотчетник должен отчитаться за предыдущий аванс. Составляю на 13 октября АО.
В графе "Предыдущий аванс" я пишу 0 (ноль).
Графа "Получен аванс" 2 окт.- 35000 руб.
10 октября подотчетник вернул в кассу часть денег 20000 руб.
Расходовал 5000 руб,чеки имеются.(графа "Израсходовано").
Получается что получил 35000, израсходовал 5000. А остаток на руках у него 10000 руб. Как мне внести в сам бланк Аванс.отчета сумму которую он возвращал 10 октября???
Пожалуйста, подскажите!!!!!

[Елена_buh]

Или когда подотчетник возвращает часть неиспользованной суммы, нужно писать тоже АО?

[Аланда]

Сообщение от Елена_buh

когда подотчетник возвращает часть неиспользованной суммы, нужно писать тоже АО?

При возврате неизрасходованной суммы подотчета АО делать не нужно,НО,
мне кажется, будет корректнее ,если подотчет не израсходован,то вернуть не часть оставшей суммы ,а весь остаток,закрыв весь подотчет и снова выдать под отчет нужную сумму.Начнется новый срок для нахождения денег под отчетом,что упростит учет расчетов с подотчетником.ИМХО

[Елена_buh]

да,Аланда,спасибо огромное!!! Мне нужен был совет опытных бухгалтеров!
Наверное так будет проще и прозрачнее по бумагам! Спасибо

[Mana-Mana]

Я делаю АО каждый раз, когда подотчетник сдает часть денег, а чтобы самой не запутаться в тех АО, когда он деньги не сдает карандашом пишу "Переход". Значит остаток суммы переходит на другой АО и там уже будет в графе предыдущий аванс стоять эта сумма, что у него осталось. Если он еще получал деньги, то будет в графе получено из кассы стоять... Ну и все по порядку... Если подотчетник возвращает часть суммы без всяких чеков, я просто не беру у него деньги и все!!! Пусть либо тратит, либо отдает весь остаток. НО пустые АО, где только остаток от предыдущего АО, а он только возвращает часть я не делаю.

[Mana-Mana]

А сверхлимит выдаю "чистому" подотчетнику. Чаще всего себе. Чтобы не путаться. Потом, когда в кассе денег мало остается, делаю приход неиспользованной подотчетной суммы.

[Мария Ростов]

Сообщение от Mana-Mana

что у него осталось. Если он еще получал деньги

вы выдаете деньги при том что у него уже есть остаток?

[Аланда]

Сообщение от Mana-Mana

Если он еще получал деньги, то будет в графе получено из кассы стоять...

Ключевая фраза.Еще выдавать деньги ,если подотчетник не отчитался полностью по предыдущему подотчету, чревато претензиями при проверке,поскольку запрещено.

[Mana-Mana]

Иногда да, Например: осталось 200 руб., а нужно машину заправить - выдаю еще 250... Ни одна проверка к этому не придиралась. Конечно, когда остаток 10000, а я выдаю еще 10000 и потом он отчитывается на 100 руб. вот тут уже вопросы могут возникнуть.

[Veselenochka]

Сообщение от Mana-Mana

Я делаю АО каждый раз, когда подотчетник сдает часть денег, а чтобы самой не запутаться в тех АО, когда он деньги не сдает карандашом пишу "Переход". Значит остаток суммы переходит на другой АО и там уже будет в графе предыдущий аванс стоять эта сумма, что у него осталось. Если он еще получал деньги, то будет в графе получено из кассы стоять... Ну и все по порядку... Если подотчетник возвращает часть суммы без всяких чеков, я просто не беру у него деньги и все!!! Пусть либо тратит, либо отдает весь остаток. НО пустые АО, где только остаток от предыдущего АО, а он только возвращает часть я не делаю.

как-то очень сложно и запутано

[Мария Ростов]

Сообщение от Mana-Mana

вот тут уже вопросы могут возникнуть.

на какую сумму он отчитается никого не волнует

Сообщение от Mana-Mana

когда остаток 10000, а я выдаю еще 10000

так делать не надо)))))))

[Mana-Mana]

Почему сложно? Сложно сразу делать АО?